En los últimos años, la transformación digital y la lucha contra el fraude fiscal han impulsado cambios profundos en la forma en que las empresas gestionan sus procesos administrativos. Uno de los más sonados es la facturación electrónica obligatoria y la necesidad de utilizar software certificado. La entrada en vigor de nuevas normativas y la inminente aplicación completa de la Ley Crea y Crece, junto a los desarrollos de la Ley Antifraude, han situado a empresas y autónomos ante el reto de adaptarse a un entorno donde la digitalización y la trazabilidad de las facturas se convierten en pivotes clave de la transparencia y la eficiencia fiscal.
Con el nuevo reglamento, no solo las grandes empresas, sino también las pymes y los autónomos están llamados a revisar y actualizar sus sistemas de facturación. Este proceso de cambio no solo implica la adopción de software adaptado, sino también comprender qué requisitos técnicos y legales debe cumplir el programa.
Panorama legal y normativo: de la Ley Crea y Crece a la aplicación real
La obligación de facturación electrónica en España viene respaldada por varios marcos legales cuyo objetivo es, por un lado, facilitar la creación y crecimiento de empresas y, por otro, combatir la morosidad y el fraude fiscal. El pilar fundamental es la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece), a la que se suma la Ley 11/2021 de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal y sus respectivos desarrollos reglamentarios.
En el último tramo de 2024 se publica el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos técnicos y de funcionamiento que deben cumplir los sistemas y programas informáticos empleados por empresas y profesionales en los procesos de facturación. De forma paralela, la Orden Ministerial HAC/1177/2024 concreta los detalles técnicos sobre formatos, contenido, interoperabilidad y procedimientos certificados para garantizar la legalidad y fiabilidad de las facturas electrónicas.
¿A quién afecta toda esta normativa? La obligación recae sobre todas las empresas y autónomos con actividad en territorio español, exceptuando a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) y a quienes se encuentren fuera del marco impositivo nacional (como algunas entidades de territorios forales o de fuera del país).
Obligaciones y requisitos: ¿qué debe cumplir la factura electrónica?
La factura electrónica es mucho más que un documento digital. Para que tenga validez y esté protegida frente a manipulaciones, debe cumplir una serie de requisitos técnicos y legales esenciales:
- Formato estructurado y estándar: la factura debe generarse en un formato legible y automatizable, como XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT o cualquier otro homologado por la Administración.
- Contener un código identificativo único y un código QR: el QR debe cumplir las especificaciones técnicas y debe aparecer tanto en facturas impresas como en su versión digital.
- Incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o la leyenda “VERI*FACTU”: imprescindible cuando se utilizan sistemas que remiten los registros automáticamente a Hacienda.
- Garantizar integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos: mediante firma electrónica, hash, encadenamiento de registros y sistemas que impidan alteraciones no autorizadas.
- Conservarse durante al menos 5 años: las facturas deben permanecer accesibles, consultables y descargables durante todo ese período tanto para la empresa como para los destinatarios o la Administración.
- Facilitar el acceso a la factura: los clientes y destinatarios deben poder consultarlas, descargarlas en distintos formatos e imprimirlas sin coste alguno.
- Emisión y recepción obligatoria en operaciones entre empresas y autónomos (B2B): la obligación se extiende también a ciertos sectores B2C, como telecomunicaciones, seguros, energía, agua y ventas online.
Cualquier factura electrónica debe incluir además los datos básicos ya típicos en la facturación tradicional: número y serie, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y receptor, conceptos, bases imponibles, tipos impositivos, importe total e información de registro mercantil cuando corresponda.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el software de facturación certificado?
El software de facturación pasa a ser el elemento central en la gestión tributaria. Para cumplir con la normativa y ser considerado certificado debe asegurar lo siguiente:
- Generación, conservación y encadenamiento de registros: debe crear registros de alta y anulación de cada factura, enlazando cada uno con el anterior y el posterior (hash), asegurando así la trazabilidad y dificultando cualquier manipulación o eliminación no autorizada.
- Registro de eventos: debe registrar todas las operaciones relevantes del usuario, tanto las habituales (creación, modificación, envío, pago) como los eventos periódicos, errores, arranques y paradas del sistema.
- Integridad e inalterabilidad: ninguna factura ni dato registro puede ser modificado o borrado sin que quede huella digital (hash) y registro de la acción.
- Conservación y accesibilidad: todos los registros deben estar disponibles, exportables y legibles en cualquier momento para el usuario, la administración o un auditor.
- Capacidad de interconexión e interoperabilidad: el software debe permitir el intercambio de información con otros programas sin coste adicional, para garantizar plena libertad al usuario y facilitar el cumplimiento normativo.
- Consulta del estado de las facturas: tanto emisores como receptores deben poder verificar online el estado de cada factura en tiempo real. Si el sistema remite voluntariamente los registros a la AEAT (sistema VERI*FACTU), también se podrá consultar directamente en la sede electrónica de Hacienda.
- Diferenciación entre información tributaria y confidencial: el sistema debe separar la información relevante para Hacienda de los datos estratégicos internos que no tengan impacto tributario, facilitando el trabajo de los inspectores y protegiendo la privacidad empresarial.
- Cumplimiento con protocolos de firma electrónica y certificados digitales: la firma electrónica debe estar basada en estándares europeos y asociada a un certificado cualificado emitido por un proveedor autorizado.
- Declaración responsable: los fabricantes de software deben incluir dentro del sistema una declaración visible y personalizada que garantice que el programa cumple con todos los estándares legales exigidos.
Además, todas las facturas expedidas por software certificado deben poder identificar inequívocamente el programa y su versión, permitiendo a las autoridades comprobar la adecuación del sistema a la normativa vigente.
El sistema VERI*FACTU: una herramienta clave para la transparencia
Uno de los principales avances de la ley es la creación del sistema VERI*FACTU, una funcionalidad que permite a empresas y autónomos remitir voluntariamente todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento exacto de su generación.
El objetivo es doble: validar la autenticidad e integridad de las facturas de forma inmediata y simplificar la comprobación por parte de la inspección fiscal. La adopción de VERI*FACTU supone también ventajas añadidas para el contribuyente, que puede automatizar la inclusión de las operaciones en los libros de IVA y el IRPF sin gestiones adicionales.
Este sistema es opcional, pero su uso agiliza los trámites, reduce el riesgo de errores y fraudes y aporta seguridad jurídica tanto al emisor como al receptor.
¿Qué ocurre con la doble facturación y el software de doble uso?
Uno de los grandes objetivos del nuevo marco legal es acabar con los sistemas de facturación de “doble uso”, es decir, aquellos que permiten ocultar, manipular o eliminar operaciones encubiertas. El nuevo reglamento prohíbe expresamente desarrollar, vender o emplear cualquier software que permita una contabilidad paralela, supresión de registros, alteración de datos o facturación fuera del control fiscal.
Todo el software debe estar preparado para impedir la destrucción o manipulación de las facturas emitidas y debe generar, para cada operación, una huella digital (hash), un registro de evento asociado y el encadenamiento con el resto de facturas. De esta forma, la administración puede detectar cualquier intento de alteración o eliminación.
Fabricantes y distribuidores de software que incumplan pueden enfrentarse a sanciones graves, al igual que las empresas que sigan utilizando programas no adaptados.
Interoperabilidad, acceso y registro: cómo afecta a empresas y particulares
La regulación establece que ningún cliente o destinatario puede imponer a otro el uso de un software concreto. Todas las soluciones deben ser interoperables entre sí, permitiendo la conexión automática, el intercambio sin coste y la consulta en tiempo real por cualquier usuario autorizado.
El software certificado debe garantizar que tanto las empresas como los particulares puedan acceder, consultar y descargar gratuitamente las facturas que les correspondan, durante al menos cuatro años. En ciertos sectores –como energía, telecomunicaciones, banca, seguros o retail online– también es obligatorio facilitar la factura electrónica y el acceso a consumidores particulares si así lo solicitan.
El objetivo es doble: por un lado, facilitar el derecho de los clientes a la información y certificar la transparencia; por otro, fomentar el control colaborativo y la detección de errores o fraudes desde cualquier punto de la cadena comercial.
Formatos, conservación y exportabilidad de los registros de facturación
Para facilitar la gestión, análisis y auditoría, los datos de facturas y sus registros deben almacenarse en formatos estándar y estructurados, preferiblemente XML con codificación UTF-8, siguiendo los esquemas definidos por la Orden Ministerial.
El software debe permitir la exportación e importación de los registros (libros de IVA, IRPF, ventas, ingresos) en formatos homologados, facilitando la migración entre sistemas y la presentación ante la administración. En caso de conservación externa (por ejemplo, backup en la nube), se debe mantener la integridad y disponibilidad completa de los registros.
Por otro lado, todas las facturas generadas, ya sea en papel como en digital, deben incluir el código QR y la leyenda VERI*FACTU si aplica, visibles con la misma claridad que el resto de datos de la factura.
Consecuencias del incumplimiento y ventajas de la correcta adaptación
El no adaptarse a la normativa puede suponer riesgos importantes para empresas y desarrolladores. Entre las sanciones destacadas están multas económicas de hasta 10.000€ para empresas y 150.000€ para los responsables de software no conforme.
La adopción de un sistema de facturación certificado también aporta beneficios claros: ahorro de tiempo y costes, reducción de errores, mejora en la gestión documental, mayor transparencia y una gestión más ágil ante las obligaciones tributarias y las inspecciones fiscales.
Al gestionar de manera eficiente la transición a la facturación electrónica obligatoria y cumplir con los requisitos del software certificado se garantiza la legalidad, además de acelerar la transformación digital del negocio y fortalecer la posición competitiva en un mercado cada vez más digital y exigente.