¿Qué es y cómo usar el formato condicional en Excel?

formato condicional excel

El formato condicional en Excel es una opción que puede ayudarnos a digerir la información que plantea una hoja de cálculo de una manera mucho más amigable. Los documentos de Excel suelen estar llenos de cálculos y cifras que serán vistas o analizadas por ti mismo u otras personas, por lo que resultaría genial contar con una alternativa que nos permita agilizar este proceso. La herramienta de Microsoft se ha caracterizado por incorporar decenas de funciones que permiten desde hacer más rápido cualquier tarea, hasta automatizarla. Por ello, hoy vamos a mostrarte todo lo que debes saber para empezar a ocupar el formato condicional en tus labores.

De esta manera, podrás potenciar la utilidad de tu tabla de Excel y además, ahorrar mucho tiempo en labores de resaltado de información y análisis.

¿Qué es el formato condicional en Excel?

Excel es un programa lleno de herramientas que no solo abarcan el área de los cálculos, sino también lo referente al formato y la manera en que los datos y la información se plantea sobre la hoja. Esto último es fundamental, considerando que, los libros de Excel no suelen quedarse para consumo propio, sino que generalmente son enviados a otras personas para su revisión y análisis. Mientras se hace esto último, es común que se resalten ciertas cifras dependiendo de los factores que se estén observando, sin embargo, esto también abre la puerta al error humano. Fácilmente, podríamos pasar por alto alguna celda importante o destacar una que no cumpla con lo que buscamos.

Para eliminar este problema aparece el formato condicional en Excel, que como su nombre lo indica, nos permite formatear una celda o rango de celdas, de acuerdo al cumplimiento de una condición específica. Por ejemplo, si la meta mínima de ventas de tu negocio es de 500€, marcar en rojo las celdas cuyas cifras no alcancen este número. De esta forma, la hoja de Excel hablará por sí sola a través de este código de formato que establezcas para los campos clave.

Los usos que puedes darle a esta función son múltiples y como mencionamos antes, le dará una utilidad mucho mayor a la hoja de cálculo. Siguiendo con el ejemplo de las ventas, si vas sumando cada transacción del día y aplicas un formato condicional en la celda que muestra el total, esta cambiará de color justo en el momento en que llegues a la meta mínima. Esto sirve como un indicador visual bastante atractivo para tratarse de un simple documento de Excel.

Elementos del formato condicional

El área de formato condicional en Excel es muy amplia y vale la pena conocerla para aprovechar las opciones que nos incorpora y que nos dan la posibilidad de darle vida a nuestra hoja de cálculo. No obstante, podemos decir que su uso es realmente simple y basta con conocer sus tres componentes principales para familiarizarnos completamente. Estos son: las condiciones, las reglas y los formatos.

Condiciones

Una condición no es más que el factor que empleamos como referencia para definir si algo ocurrirá o no. Por ejemplo, si llueve, entonces llevaré un paraguas, lo que quiere decir que, llevar el paraguas tiene el condicional de que llueva. Lo mismo ocurre en Excel con el formato condicional, se establece una condición basada en si una celda tiene determinada cifra, texto o fecha y de ser así, se aplicará una regla.

Reglas

Las reglas son las que establecen lo que ocurrirá en caso de cumplirse la condición planteada previamente. Siguiendo con el ejemplo del paraguas, la regla en este caso es llevarlo contigo, si llueve. En ese sentido, si lo llevamos a Excel, la regla indicará el formato que se le aplicará a la regla al momento de cumplirse la condición.

Formatos

Dentro de la suite ofimática de Microsoft, los formatos representan todo lo relacionado con el apartado estético y visual del documento en el que trabajamos. Esto va desde el tipo de letra, hasta su tamaño, color y color de fondo, por lo que el formato condicional no es más que una herramienta que permite aplicar todo esto, en función a las condiciones y reglas que explicamos antes.

¿Cómo usar el formato condicional en Excel?

Pasos para aplicar el formato condicional básico

Si ya tienes una idea para aplicar el formato condicional en tu hoja de Excel, debes saber que hacerlo es algo bastante sencillo. Para empezar, debemos seleccionar en primer lugar la celda o el rango de celdas al que queremos aplicarle un formato de acuerdo con una condición. Luego, haz click en «Formato Condicional» y a continuación dirígete a «Reglas de Celdas«, lo que desplegará toda una serie de opciones que puedes aplicar. Estas van desde identificar valores mayores, menores o iguales, hasta textos y fechas.

formato condicional básico

Al hacer click, por ejemplo, en «Mayores Que«, se mostrará una pequeña ventana emergente con dos campos. En el primero, tendrás que ingresar la cifra de referencia y en el segundo podrás elegir entre varios formatos predefinidos o agregar uno personalizado.

Referencia y Regla

Por último, haz click en «Aceptar» y listo, ahora los números que sean mayores al que indicaste previamente, se marcarán con el formato seleccionado.

Formato condicional con iconos

Vale la pena destacar que el formato condicional no solo funciona modificando el color de relleno de las celdas y el de los caracteres, también es posible mostrar iconos en lugar de los clásicos colores. Esto es muy interesante porque incrementa el potencial comunicativo y analítico de la hoja de Excel, haciendo mucho más fácil de reconocer lo que está ocurriendo con cada elemento.

Para ocupar este tipo de formato de condicional, comenzaremos por seleccionar la celda o formato de celdas que quieres formatear. Luego, haz click en «Formato Condicional«, dirígete a la sección de reglas y selecciona que quieras para establecer la condición a cumplirse.

Formato condicional con iconos

Acto seguido, haz click nuevamente en «Formato Condicional» pero, esta vez dirígete a «Conjunto de iconos» y a continuación, selecciona el que quieras.

Formato condicional con iconos

De inmediato, verás como aparecen en el extremo izquierdo de cada celda con el color que los identifica.

Formato condicional con barra de datos

De la misa forma que ocupamos iconos o colores para las celdas, también podemos trabajar con barras de datos. Esto es especialmente útil si estamos generando cifras que es necesario comparar con otras. Las barras de datos nos permitirán tener un acercamiento visual mucho más claro de esta comparación, haciendo que la información sea más accesible.

Si quieres trabajar con barras de datos en el formato condicional de Excel, debes seguir los mismos pasos que comentamos anteriormente. Es decir, selecciona la celda o rango de celdas, haz click en «Formato Condicional» y selecciona la regla que quieres aplicar desde el menú de Reglas. A continuación, repite el proceso dirigiéndote a «Formato Condicional» y luego ingresa en «Barras de datos» para elegir el tipo de barra que quieres agregar. Al hacerle click, ya se habrán agregado a tu hoja de cálculo.

Como vemos, el formato condicional es una verdadera maravilla que potenciará tu hoja de cálculo, tu uso de Excel y la tarea de resaltar datos y hacer análisis. Se trata de una opción realmente sencilla de usar, por lo que vale la pena probarla  en cualquier de tus libros de Excel.


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