Trabajar con Excel no es solo introducir cifras: la clave está en cómo se muestran. Los formatos de número determinan el aspecto de los datos y condicionan la lectura, el análisis y hasta la impresión de informes. Aplicando el formato adecuado, el mismo valor puede verse como moneda, porcentaje, fecha, fracción o notación científica sin alterar su valor real.
En esta guía vas a encontrar una explicación completa de todas las categorías de formato disponibles, cómo aplicarlas desde la cinta y el cuadro de diálogo, trucos para ajustar decimales y separadores, y un apartado avanzado para crear formatos personalizados con códigos.
¿Qué son y para qué sirven los formatos de número en Excel?
Un formato de número es una “máscara” que define cómo se muestran los datos en pantalla e impresión, sin cambiar su valor subyacente. Por ejemplo, 0,65 puede verse como 65%, 0,65; o 0,6500, según el formato. Esto resulta vital para realizar cálculos correctos, analizar tendencias y evitar malentendidos al compartir hojas de cálculo.
Excel aplica por defecto el formato General cuando escribes un número. En la mayoría de casos muestra lo que escribes tal cual, pero si la columna no es lo bastante ancha puede redondear decimales visualmente; además, para números muy largos (12 o más dígitos) el formato General recurre a notación científica para ahorrar espacio. Es importante recordar que estamos hablando de visualización, no de cambios en el valor real.
Categorías de formato de número en Excel
General
Es el formato por defecto, no impone reglas específicas. Muestra texto y números tal como los introduces, aunque con matices: puede redondear si la celda es estrecha y utiliza notación exponencial en números muy largos. Es útil cuando aún no tienes claro cómo presentarás los datos y quieres mantener la visualización neutra.
Número
El formato Número sirve para la presentación numérica “pura”. Permite definir las posiciones decimales, activar el separador de miles y elegir el estilo de los valores negativos (con signo, en rojo, con espacios). Ideal para informes financieros o listados que requieran precisión sin símbolos de moneda.
Moneda
Diseñado para valores monetarios, añade el símbolo de moneda junto al número. Puedes ajustar decimales y estilo de negativos. Es flexible respecto al símbolo (€, $, etc.) y cómodo para reportes de ventas, presupuestos o facturación donde el símbolo identifica inequívocamente la unidad.
Contabilidad
Pensado también para dinero, alinea en columna los símbolos monetarios y los decimales para facilitar la lectura de totales. Mantiene consistencia visual en informes, ya que el símbolo se alinea a la izquierda de la celda y los importes a la derecha, con el separador de miles activado por defecto.
Fecha
Muestra el número de serie interno como una fecha legible. Los formatos con asterisco (*) se adaptan a los cambios de configuración regional de fecha y hora de Windows (Panel de control) (ver cómo trabajar con fechas y horas en Excel), mientras que los que no llevan asterisco permanecen fijos. Puedes optar por estilos como 14/3, 14-mar-12 o 14 de marzo de 2012.
Hora
Convierte el número de serie en un valor de hora (por ejemplo, 16,5 puede mostrarse como 16:30). Al igual que las fechas, los estilos con asterisco (*) se ajustan a la configuración regional del sistema, y los que no llevan asterisco son estáticos.
Porcentaje
Multiplica el valor por 100 y añade el símbolo %. Con este formato, 0,65 pasa a 65%. Puedes elegir cuántos decimales mostrar. Ten en cuenta que Excel espera valores entre 0 y 1 si escribes el decimal; si escribes 15%, lo interpreta directamente como porcentaje.
Fracción
Muestra números como fracciones (1/2, 3/10, etc.) según el tipo elegido: medios, cuartos, octavos, décimas, centésimas o fracciones con un número de dígitos determinado. Muy útil para recetas, construcción o mediciones donde la fracción es la notación habitual.
Científico
Representa números en notación exponencial (E+n). Por ejemplo, con dos decimales, 12345678901 se muestra como 1,23E+10. Puedes decidir cuántos decimales ver. Excel puede activar este formato automáticamente con números de 12 o más dígitos.
Texto
Trata el contenido como texto literal, incluso si son números. Es esencial para códigos con ceros a la izquierda (como 0123), números de serie o identificadores que no deben cambiarse por “ajustes” numéricos automáticos.
Especial
Diseñado para mostrar enmascarados predefinidos como códigos postales, números de teléfono o NIF/NSS. Facilita la entrada de datos estructurados sin construir un formato personalizado desde cero.
Personalizado
Permite editar y guardar códigos de formato a medida, partiendo de uno existente. Según la versión de idioma instalada, puedes añadir entre 200 y 250 formatos propios. Ideal para necesidades recurrentes como notaciones corporativas o requisitos de exámenes.
Cómo aplicar formato a los números en Excel
Hay varias formas de aplicar formato sin complicarte. Conocerlas agiliza tu día a día y evita errores de presentación que se arrastran a lo largo del documento.
- Lista de formatos predefinidos: en la pestaña Inicio, grupo Número, despliega Formato de número y elige la categoría deseada.
- Botones rápidos del grupo Número: Estilo millares, Aumentar/Disminuir decimales, Porcentaje, etc.
- Cuadro de diálogo Formato de celdas: clic derecho > Formato de celdas o atajo Ctrl+1 para ajustes detallados.
El botón Estilo millares (icono con ceros agrupados) inserta el separador de miles automáticamente y, de paso, cambia el formato a Contabilidad. Ten en cuenta que el carácter de miles y el decimal dependen de la configuración regional del equipo: en muchos países hispanos se usa el punto para miles y la coma para decimales, pero puede variar.
Para ajustar la precisión, usa los comandos Aumentar/Disminuir decimales del grupo Número. Si necesitas control fino (decimales exactos, símbolo monetario, color de negativos), abre el diálogo con Ctrl+1 y selecciona la categoría adecuada dentro de la pestaña Número.
El estilo Porcentaje puede aplicarse de dos formas: con el botón de la cinta o escribiendo directamente 15% en la celda. En el diálogo Formato de celdas podrás indicar cuántos decimales mostrar para que los porcentajes queden uniformes.
Para símbolos de moneda, usa el menú del botón Formato de número de contabilidad para elegir rápidamente otra divisa. Si necesitas aún más opciones (lista completa de símbolos, decimales), entra a Formato de celdas y ajústalo desde ahí.
Opciones del cuadro de diálogo Formato de celdas
En la pestaña Número del cuadro de diálogo encontrarás todas las categorías y sus variantes. Aquí se decide el comportamiento exacto de decimales, separadores, símbolos y estilos de negativos.
Formato Número
- Posiciones decimales: define cuántos decimales se muestran.
- Separador de miles: activa/desactiva el agrupamiento de miles.
- Números negativos: estilos con o sin signo, en rojo y con posibles espacios para alinear importes.
Este formato es perfecto cuando no quieres símbolo monetario pero sí control visual total.
Formato Moneda
- Decimales: define la precisión.
- Símbolo: elige la divisa que se mostrará con cada importe.
- Negativos: similares al formato Número, pero con símbolo y separadores activos.
Al estar orientado a finanzas, el formato Moneda ayuda a que el símbolo acompañe siempre al valor, manteniendo la claridad en listas de precios o presupuestos.
Formato Contabilidad
- Decimales: establece la precisión deseada.
- Símbolo de moneda: selección de divisa con alineación especial.
La particularidad es la alineación: el símbolo a la izquierda y los números a la derecha, lo que favorece la lectura en columna. No permite elegir estilos de negativos tan variados como Moneda o Número.
Formato Porcentaje
Permite definir los decimales que verás en los porcentajes. Útil para que métricas como tasas de conversión o participaciones queden homogéneas.
Formato Fracción
Ofrece plantillas para mostrar fracciones con distintos denominadores o con un número fijo de dígitos. Muy útil cuando hay que presentar medidas o resultados que se expresan mejor en fracciones.
Formato Científica
Restringe el ajuste a la cantidad de decimales. Si trabajas con magnitudes muy grandes o muy pequeñas, esta notación mantiene los valores legibles.
Formatos avanzados y personalizados
Cuando los formatos estándar se quedan cortos, Excel permite acceder a una capa avanzada con Más formatos de número y crear plantillas propias reutilizables para cada proyecto.
Acceder a más formatos
- Selecciona las celdas que quieres formatear.
- En Inicio, abre la lista Formato de número.
- Elige Más formatos de número.
- Selecciona una Categoría.
- Configura las opciones deseadas.
- Haz clic en Aceptar.
Así podrás explorar variantes que no aparecen en la lista rápida de la cinta y pulir cada detalle del resultado.
Crear un formato personalizado
- Selecciona las celdas objetivo.
- Desde Inicio, abre la lista Formato de número.
- Elige Más formatos de número.
- Ve a la categoría Personalizada.
- Toma un formato existente como base.
- Edita el código en el campo Tipo hasta ajustarlo a tu necesidad.
- Confirma con Aceptar.
El formato se guardará en tu libro y podrás reutilizarlo tantas veces como quieras para mantener consistencia.
Códigos y comodines de formato
Los formatos personalizados se construyen con símbolos que representan “marcadores de posición” y reglas. Estos son los más importantes para controlar la visualización:
- #: muestra dígitos significativos; no presenta ceros no significativos a la izquierda o a la derecha.
- 0: fuerza la visualización de ceros no significativos (útil para rellenar con ceros a la izquierda o fijar decimales).
- ?: reserva espacios para alineación; también sirve para alinear fracciones con diferente número de dígitos.
- ;: separa secciones del formato en el orden
<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>. - . y ,: separadores decimal y de miles (según configuración regional). También la coma puede escalar por miles.
- %: multiplica por 100 y añade el símbolo de porcentaje.
- E+, e+, E-, e-: notación científica (exponente).
- + – / () : $: caracteres literales que se muestran tal cual.
- carácter: cualquier carácter fuera de comillas se muestra si no es reservado.
- *carácter: repite el carácter para rellenar el ancho de la columna.
- _: deja un espacio del ancho del carácter que le sigue (útil para alinear con paréntesis).
- «texto»: muestra texto literal entre comillas.
- @: marcador de posición para texto en formatos de texto.
- : color por nombre en una sección (Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo).
- : color de la paleta (n entre 0 y 56).
- dd mm aa / aaaa: tokens de fecha (días y meses en número; mmm para abreviado, mmmm para el nombre completo).
- h mm ss: tokens de hora (hora, minuto y segundo).
Algunas reglas de comportamiento importantes: si hay más dígitos a la izquierda del decimal que marcadores de posición, se muestran igualmente; si hay más dígitos a la derecha que marcadores, el número se redondea al número de posiciones definidas. Si a la izquierda del decimal solo hay #, los números menores que 1 se presentan empezando por la coma/punto decimal (por ejemplo, ,6 en configuraciones que usan coma decimal).
Dominar los formatos de número te permite presentar datos con claridad, coherencia y profesionalidad. Desde las categorías básicas como Número, Moneda y Porcentaje, pasando por Fecha y Hora con variantes sensibles a la región, hasta códigos personalizados con colores, condiciones y escalado por miles, todo suma para convertir un conjunto de cifras en un informe nítido y útil. Con unos pocos patrones bien aprendidos (#, 0, ?, separadores, condiciones y tokens de fecha/hora) y el uso inteligente de Contabilidad cuando trabajas con dinero, tus hojas ganarán en legibilidad y evitarás malentendidos en cálculos, reuniones y documentos compartidos.
