Microsoft Excel es mucho más que una simple hoja de cálculo. Es una potente herramienta que, bien utilizada, puede convertirse en tu mejor aliada para analizar datos, gestionar presupuestos, desarrollar procesos automatizados y mucho más. En este artículo te desvelamos las fórmulas y funciones esenciales de Excel, para así poder obtener el mayor provecho de esta herramienta.
Saber utilizar correctamente las fórmulas y funciones de Excel no solo supone un importante ahorro de tiempo, sino que también nos permite trabajar con mayor precisión, claridad y eficiencia. Te lo contamos todo a continuación:
¿Qué es una fórmula y qué es una función en Excel?
Fórmulas, funciones… En Excel ambos conceptos están íntimamente relacionados, pero es importante entender que no son lo mismo. Una fórmula es cualquier ecuación que tú escribes en una celda para realizar un cálculo. Por ejemplo: =A1+A2 suma los valores de las celdas A1 y A2.
Por otro lado, una función es una fórmula predefinida por Excel que realiza operaciones específicas de forma automática. Un ejemplo clásico es: =SUMA(A1:A10), que suma todas las celdas entre A1 y A10. Las funciones permiten simplificar muchísimo el trabajo, ya que evitan tener que escribir fórmulas largas y complejas.
Todas las funciones empiezan con el signo igual (=) y pueden tener uno o más argumentos, que indican de dónde obtienen la información para calcular el resultado.
Partes que componen una fórmula de Excel
Para dominar Excel, hay que comprender los elementos que se combinan dentro de una fórmula:
- Constantes: valores fijos como números (5) o texto («Factura»).
- Referencias: apuntan a celdas o rangos. Ejemplo: A1 o B2:B10.
- Operadores: símbolos que indican la acción matemática: +, -, *, /, ^.
- Funciones: fórmulas incorporadas como SUMA, PROMEDIO, MAX, entre otras.
Veamos un ejemplo completo: =SUMA(A1:A3)*2+5. Aquí, SUMA(A1:A3) es una función, * y + son operadores, 2 y 5 son constantes.
Cómo se crean las fórmulas en Excel paso a paso
Crear una fórmula es sencillo:
- Selecciona la celda donde quieres ver el resultado.
- Escribe el signo igual (=) para indicar que vas a introducir una fórmula.
- Escribe la fórmula usando referencias, operadores, funciones o constantes.
- Pulsa Enter.
Ejemplo práctico: si en A1 tienes el número 10 y en A2 el número 5, y escribes en A3 =A1-A2, el resultado será 5.
Fórmulas matemáticas básicas en Excel
Estas son las operaciones más sencillas y las que probablemente usarás a diario:
- Suma:
=A1+A2o usando función:=SUMA(A1:A10) - Resta:
=A1-A2 - Multiplicación:
=A1*A2 - División:
=A1/A2 - Paréntesis: para controlar el orden de operaciones:
=(A1+A2)*A3
Excel respeta la jerarquía clásica de operaciones matemáticas: primero se hacen las multiplicaciones y divisiones, luego sumas y restas, salvo que se usen paréntesis.
Funciones estadísticas y lógicas clave
Excel es brillante cuando se trata de analizar grandes cantidades de datos, y para ello las funciones estadísticas y lógicas son imprescindibles. Aquí tienes algunas que deberías conocer de memoria:
- PROMEDIO: calcula la media aritmética de un rango. Ej:
=PROMEDIO(B2:B10) - MAX: devuelve el número más alto de un conjunto. Ej:
=MAX(B2:B10) - MIN: devuelve el menor valor. Ej:
=MIN(B2:B10) - SI: evalúa una condición y devuelve un resultado dependiendo de si se cumple. Ej:
=SI(A1>5,"Aprobado","Suspenso") - SI.ERROR: evita mostrar errores como #¡DIV/0! y te permite definir un valor alternativo. Ej:
=SI.ERROR(A1/B1,"Error")
Funciones de conteo en Excel
Contar celdas en Excel es algo común. Puedes hacerlo de varias formas:
- CONTAR: cuenta celdas con números.
=CONTAR(A1:A10) - CONTARA: cuenta celdas que no están vacías.
=CONTARA(A1:A10) - COUNTBLANK: cuenta las celdas vacías.
=COUNTBLANK(A1:A10) - CONTAR.SI: cuenta celdas según una condición.
=CONTAR.SI(A1:A10, ">=10") - CONTAR.SI.CONJUNTO: cuenta con múltiples condiciones.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A10, ">=10", B1:B10, "<5")
Funciones de fecha y hora
Trabajar con fechas puede ser una pesadilla si no conoces estas funciones:
- HOY: devuelve la fecha actual.
=HOY() - AHORA: devuelve la fecha y hora actuales.
=AHORA() - DIA: extrae el día de una fecha.
=DIA(A1) - MES: extrae el mes de una fecha.
=MES(A1) - AÑO: extrae el año.
=AÑO(A1) - DIAS: calcula el número de días entre dos fechas.
=DIAS(B2,A2) - DIASEM: devuelve el día de la semana como número. Lunes = 1, etc.
=DIASEM(A1,2)
Funciones texto: manipula cadenas como un experto
Cuando trabajas con bases de datos o listas de nombres, productos o direcciones, saber manipular texto es básico. Excel ofrece funciones muy potentes para limpiar, modificar y combinar textos:
- CONCATENAR: une varios textos.
=CONCATENAR(A1," ",B1) - ESPACIOS: elimina espacios innecesarios.
=ESPACIOS(A1) - ENCONTRAR: busca la posición de una palabra.
=ENCONTRAR("@",A1) - EXTRAE: extrae texto de una celda.
=EXTRAE(A1,2,5) - IZQUIERDA: devuelve los primeros caracteres.
=IZQUIERDA(A1,3) - DERECHA: devuelve los últimos caracteres.
=DERECHA(A1,3)
Una muy útil para emails y nombres combinados es:
=IZQUIERDA(A1,ENCONTRAR(" ",A1)-1), que te devolvería el primer nombre de un valor tipo «Pedro López».
Buscar y recuperar datos: funciones imprescindibles
Cuando tratas con listas de productos, empleados o clientes, estas funciones te salvan:
- BUSCARV: busca en la primera columna de un rango y devuelve un valor relacionado en otra columna. Ej:
=BUSCARV("Pepe",A2:C10,2,FALSO) - BUSCARX: versión moderna y más flexible de BUSCARV.
- INDICE: devuelve el valor de una celda a partir de su posición relativa.
=INDICE(A2:C5,2,3) - COINCIDIR: te devuelve la posición de un valor.
=COINCIDIR("Mesa",A2:A10,0) - HIPERVINCULO: crea enlaces.
=HIPERVINCULO("http://google.com","Ir a Google")
Funciones aleatorias y redondeo
- ALEATORIO.ENTRE: genera un número aleatorio entre dos valores.
=ALEATORIO.ENTRE(1,100) - REDONDEAR: redondea con decimales.
=REDONDEAR(PI(),2) - REDONDEAR.MENOS: redondea hacia abajo.
- REDONDEAR.MAS: redondea hacia arriba.
- TRUNCAR: quita todos los decimales.
Estas funciones son ideales para generar tests, simulaciones, sorteos o cálculos financieros con decimales ajustados.
En definitiva, dominar Excel no consiste en memorizar cientos de funciones, sino de entender cuál usar, cuándo y cómo combinarlas eficazmente. Esta guía es tu punto de partida para dejar de temer al Excel y empezar a usarlo como la herramienta profesional que realmente es.