Cómo usar la función Concatenar en Excel

Repasamos otra de las funciones de la hoja de cálculo de Microsoft Office que puede resultar realmente practica en algunos casos. Nos referimos a la función Concatenar en Excel, mediante la cual se pueden unir dos o más cadenas de texto (o dos o más números) dentro de una misma celda.

Esta función es especialmente útil cuando trabajamos con grandes bases de datos, ya que nos permite combinar resultados y contenidos diferentes en una misma celda. Una función compleja que tiene muchas aplicaciones prácticas.

¿Qué es concatenar y para qué sirve?

La definición de concatenar que viene en el diccionario es esta: «Unir o enlazar unas cosas con otras». Trasladado a Excel, esto supone unir dos o más cadenas de texto en una misma celda. La concatenación en una celda de una hoja de cálculo de Excel se puede realizar de dos maneras distintas: utilizando el signo Ampersand (&) o bien recurriendo a la función concatenar. Analizamos ambos métodos más adelante.

Pero es posible que, llegado a este punto de lectura, todavía te estés preguntando cuál es la importancia de esta función y en qué circunstancias te puede resultar útil. Para acarar esta cuestión, lo mejor para convencernos es ilustrarlo con un ejemplo:

Imaginemos que tenemos una lista de clientes con nombres y apellidos divididos en tres columnas: Columna A para el nombre, columna B para el primer apellido y columna C para el segundo apellido. Si necesitamos reunir toda la información en un solo dato (por ejemplo, para realizar un envío masivo de correos), gracias a la función concatenar podremos tener una nueva columna con celdas en las que estos tres datos diferentes estén reunidos.

Veamos a continuación cómo ejecutar esta acción usando el símbolo «&» y utilizando la función Concatenar. También analizaremos brevemente otra función diferente que vamos a poder usar para conseguir resultados iguales e incluso mejores.

Concatenar con el símbolo &

En Excel, el signo ampersand (&) nos va a permitir hacer listas de datos concatenados de manera muy simple. Tomemos el ejemplo explicado en el apartado anterior. Nuestro objetivo es concatenar el nombre y los apellidos repartidos en las columnas A, B y C en una nueva celda. En este caso, la sintaxis a aplicar sería la siguiente:

=A1&B1&C1

De este modo, en la nueva celda (podría ser por ejemplo la que va horizontalmente a continuación, D1) se mostrarán los datos concatenados de las celdas A1, B1 y C1.

Para hacerlo todavía más correcto y que los datos (en el ejemplo elegido, el nombre y los apellidos) aparezcan convenientemente separados, hay que escribir el nombre de cada celda entre comillas. Entonces se expresaría así:

=»A1″&»B1″&»C1″

Función CONCATENAR

Otro modo de hacer la acción anterior, mucho más fácil y más aconsejable en el caso de tratar con líneas de datos de mayor longitud, es usar la función CONCATENAR.

Cuando la concatenación es de dos o tres elementos, no hay grandes diferencias entre un método u otro. En cambio, cuando tenemos muchos datos que concatenar, es mejor usar la función. Imaginemos ahora que, además del nombre y apellidos, hemos de concatenar más datos de otras celdas como por ejemplo fecha de nacimiento, profesión, número de identificación, edad, estado civil, etc., escribir la fórmula a mano, entrecomillando y pulsando la tecla & cada vez, puede ser lento y engorroso. Es entonces cuando se revela la verdadera utilidad de esta función, cuyo límite máximo en las últimas versiones de Excel es de 255 argumentos.

¿Cómo se hace? Primero seleccionamos la celda donde deseamos que aparezca el resultado y después vamos a la barra de fórmulas, donde elegimos la función CONCATENAR. A continuación, añadimos cada uno de los argumentos separándolos con un punto y coma:

=CONCATENAR(A1;B1;C1)

Si, como en el ejemplo anterior, queremos que los argumentos (nombre, apellido, edad, etc.) se muestren separados para lograr una mejor legibilidad, hay que introducir dobles comillas entre cada uno de ellos. El resultado de la sintaxis sería este:

=CONCATENAR(A1;» «;B1; » «;C1)

Hay que señalar que esta función también permite concatenar números, aunque Excel siempre entenderá el resultado como un texto, lo cual quiere decir que no será posible realizar cálculos con él.

Función UNIRCADENAS

Por último, mencionaremos otra práctica función que podemos hacer servir para concatenar datos en Excel. Está disponible en el paquete Microsoft Office 365, a partir de la versión del año 2019: la función UNIRCADENAS.

Esta nueva función tiene prácticamente la misma utilidad que la de CONCATENAR, aunque su sintaxis es diferente. En ella, es preciso indicar que símbolo de separación deseas emplear. De este modo, antes de introducir los argumentos tenemos que escribir «delimitador» y elegir el símbolo de separación.

También es posible indicar si la función va a incluir celdas vacías o no. En resumen, muchas más opciones que hacen de esta función mucho más completa. Es muy probable que en el futuro a medio plazo a función UNIRCADENAS acabe sustituyendo a la de CONCATENAR dentro de las opciones de Excel.