Las funciones condicionales en Excel pueden ser un instrumento muy práctico a la hora de trabajar con el programa de hojas de cálculo de Microsoft. Nos puede servir, por ejemplo, para identificar patrones o tendencias en una hoja de cálculo de forma muy visual.
Excel nos permite hacer cálculos a partir de una condición determinada que debe cumplirse. Se trata de un práctico recurso para que los cálculos sean más flexibles y personalizables. Todo esto puede sonar un poco abstracto, pero se entiende mejor cuando se explica con ejemplos. Es entonces cuando descubrimos la verdadera potencialidad de las funciones condicionales.
El formato condicional de Excel es muy práctico a la hora de realizar un análisis visual de los datos. Las celdas se destacan mediante escalas de colores, barras de datos e iconos. Pero todo esto no tiene un fin meramente estético, obviamente, sino que es una manera de facilitar la identificación de patrones, tendencias y también problemas.
Antes de entrar en materia, explicamos brevemente cómo aplicar el formato condicional en una hija de cálculo. En primer lugar, tenemos que seleccionar las celdas en las que queremos aplicar ese formato. Para hacerlo, vamos primero a «Inicio», después seleccionamos el grupo «Estilos» y allí hacemos clic en el formato condicional, eligiendo uno entre los varios que se encuentran disponibles.
Función «SI»
Las condicionales de Excel se basan en la función SI, la cual nos permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado. Como siempre, es mucho más fácil de entender cualquier concepto de Excel a través de un ejemplo que con las definiciones técnicas habituales. También este es el caso. Observemos el siguiente cuadro:
En este ilustrativo ejemplo, vemos una aplicación práctica de la función SI de Excel: En la columna B vemos una serie de cantidades presupuestadas para ejecutar, por ejemplo, una serie de proyectos. Por otra parte, en la columna C se muestra lo que se ha gastado finalmente en cada uno de estos proyectos. Aplicando la función SI podremos determinar si la cantidad real excede o no a la presupuestada y qué hacer con la diferencia. La sintaxis de esta función es esta:
=SI(C2>B2;»Presupuesto excedido»;»Dentro de presupuesto»)
Importante: Siempre que usemos texto en nuestras fórmulas, tendremos que escribir el texto entrecomillado, con la única excepción del uso de VERDADERO o FALSO, que ya va incluida dentro de Excel.
La celda donde aplicamos la fórmula es D2, en la que queremos que aparezca el resultado que corresponda. Pero si queremos que se ejecute el cálculo de la diferencia y este se refleje en otro punto de la tabla (por ejemplo, en E2), apicaremos esta otra función:
=SI(C2>B2;C2-B2;0)
Esto se lee de la siguiente manera: SI(la cantidad real C2 es mayor que la presupuestada en B»; entonces hay que restar la cantidad presupuestada B2 de la cantidad real C»; si no es así, no se devuelve nada).
Hay que decir también que, aunque Excel nos ofrece algunas interesantes funciones condicionales por defecto (SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc.), cualquier usuario puede crear una función condicional a partir de la función SI.
También hay que señalar que Excel nos ofrece la posibilidad de aplicar condicionales combinadas, en las que se deben cumplir dos o más condiciones. La sintaxis para estos casos se articula utilizando la función Y. La expresaríamos así, siguiendo el ejemplo anterior con cifras tomadas al azar:
=SI(Y(C2=1>1oooo);C2-B2;0)
Cómo expresar las condicionales en Excel
Repasamos a continuación los diferentes tipos de funciones condicionales que podemos aplicar en una hoja de cálculo en Excel: para resaltar celdas, para valores superiores e inferiores, barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos.
Resaltar celdas
Dentro del botón de Formato Condicional de Excel, encontramos primero la opción de Reglas para resaltar celdas, dentro de la cual podremos aplicar diferentes colores, contornos y tipos de fuente en función de cada caso:
- Es mayor que.
- Es menor que.
- Entre.
- Es igual a.
- Texto que contiene.
- Una fecha.
- Valores duplicados.
Valores superiores e inferiores
Es la segunda opción que encontramos en el botón de Formato Condicional. Sirve para establecer colores diferentes para los valores de la celda donde se refleja el resultado de la función condicional según determinados rangos:
- 10 superiores.
- 10 inferiores.
- 10% de valores superiores.
- 10% de valores inferiores.
- Por encima del promedio.
- Por debajo del promedio.
Barras de datos y escalas de color
Se usan para establecer una comparación visual entre celdas. Esta opción nos permite jugar con los colores y los estilos de las barras de datos, como se muestra en la imagen superior (a la derecha). Es una solución muy efectiva y también que añada un plus estético a nuestra hoja de cálculo si vamos a utilizarla para una presentación.
Conjuntos de iconos
La última opción con la que se pueden organizar de tres a cinco rangos de valores, asignándole a cada uno de ellos un icono determinado. Además de las clásicas flechas hacia arriba o hacia abajo, tenemos también otros iconos que representan formas, indicadores y signos de valoración.