La versatilidad de la cinta de opciones de Microsoft Office ha ido evolucionando con el tiempo. En las versiones más recientes es posible modificarla a fondo según las necesidades de cada usuario. Esta posibilidad ha hecho que muchos usuarios encuentren en ella una potente forma de optimizar su flujo de trabajo.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para personalizar la cinta de opciones: cómo añadir nuevas pestañas, agrupar comandos, ocultar elementos innecesarios, reorganizar el orden de las fichas e incluso cómo volver a la configuración original si te pasas con los cambios.
¿Qué es la cinta de opciones y por qué personalizarla?
La llamada cinta de opciones es la barra visual situada en la parte superior de las aplicaciones de Office, donde se agrupan todos los comandos y herramientas en pestañas como Inicio, Insertar, Diseño, Revisar, entre otras. Cada pestaña a su vez se divide en grupos que contienen botones y menús relacionados.
Personalizar esta cinta tiene múltiples ventajas. Por ejemplo, si tienes que realizar siempre las mismas operaciones, puedes crear tu propia pestaña con todos los botones necesarios, evitando saltar continuamente de una pestaña a otra. También puedes simplificar la interfaz eliminando lo que no usas, útil si trabajas con usuarios menos experimentados o en entornos corporativos.
Cómo acceder a la herramienta de personalización
Para modificar la cinta de opciones, primero tienes que abrir el cuadro de personalización. Aquí te explicamos cómo hacerlo:
- Abre la aplicación de Office que quieras modificar (Word, Excel, PowerPoint…).
- Haz clic derecho en cualquier espacio vacío de la cinta de opciones.
- Selecciona Personalizar la cinta de opciones en el menú contextual.
Se abrirá una ventana con dos paneles: a la izquierda los comandos disponibles, y a la derecha la estructura actual de la cinta, con pestañas y grupos.
Agregar nuevas pestañas o grupos personalizados
Uno de los primeros pasos que puedes hacer es crear una nueva pestaña con tus propios grupos. Esto es útil si quieres agrupar varias herramientas de diferentes fichas en un solo sitio.
- Haz clic en Nueva pestaña desde la ventana de personalización.
- Se creará una nueva pestaña y un grupo dentro de ella. Puedes renombrarlos haciendo clic en Cambiar nombre y escribiendo uno personalizado.
- Desde el panel izquierdo, selecciona los comandos que más utilizas y arrástralos dentro del nuevo grupo.
Importante: Solo puedes añadir comandos a grupos personalizados. Los grupos predeterminados de Office no permiten modificaciones internas.
Cambiar el nombre de pestañas o grupos existentes
¿No te gusta cómo se llama una pestaña o grupo? No hay problema. Puedes modificar su nombre fácilmente:
- Desde la lista de la derecha, selecciona la pestaña o grupo cuyo nombre quieras cambiar.
- Haz clic en Cambiar nombre.
- Introduce el nuevo nombre y pulsa Aceptar.
Este método es útil si estás creando una interfaz adaptada a tareas específicas o a perfiles de usuario concretos.
Modificar el orden de pestañas y grupos
Otra forma de adaptar la cinta a tu estilo de trabajo es reordenar los elementos para tener primero aquello que más utilizas.
- Selecciona el elemento (una pestaña o grupo) en el panel derecho.
- Usa las flechas Subir o Bajar para cambiar su posición en la lista.
- Cuando termines, pulsa Aceptar para aplicar los cambios.
Hay que tener en cuenta que la pestaña Archivo no se puede mover ni modificar. Siempre permanecerá en la primera posición, tal como lo ha definido Microsoft.
Ocultar lo que no usas
Si en tu día a día no utilizas determinadas fichas como “Dibujar” o “Revisar”, puedes ocultarlas temporalmente para ganar espacio visual y evitar distracciones:
- En la ventana de personalización, desmarca la casilla que aparece junto a la ficha que quieras ocultar.
- Haz clic en Aceptar para aplicar el cambio.
Es un ajuste reversible, así que puedes volver a marcar la casilla si más adelante necesitas volver a verla.
Eliminar pestañas o grupos personalizados
Si ya no necesitas una pestaña o grupo que hayas creado, puedes borrarlos fácilmente:
- Selecciona la pestaña personalizada desde la parte derecha de la ventana.
- Haz clic en Quitar.
- Confirma los cambios y pulsa Aceptar.
Ojo: solo se pueden eliminar elementos personalizados. Las pestañas y grupos predeterminados de Office no se pueden borrar, aunque sí ocultar.
Limitaciones de la personalización
Aunque Microsoft ha hecho grandes avances en permitirnos modificar su interfaz, aún existen algunas restricciones:
- No se pueden eliminar comandos individuales de los grupos predeterminados. Si hay un botón que no usas, no lo puedes quitar directamente.
- No puedes añadir comandos personalizados dentro de un grupo ya existente. Solo puedes crear un grupo nuevo que contenga los comandos que tú elijas.
Si deseas eliminar un solo comando de un grupo, la solución es crear un grupo nuevo con el resto de comandos y luego eliminar el grupo original. Un poco engorroso, pero sirve.
Revertir todos los cambios
¿Has hecho demasiadas pruebas y quieres volver al estado original? Office te permite restablecer toda la configuración de la cinta con unos pocos clics:
- En la ventana de personalización, pulsa el botón Restablecer.
- Selecciona Restablecer todas las personalizaciones.
Esto también afectará a la barra de herramientas de acceso rápido, devolviéndola a su estado inicial, en caso de que también la hayas modificado.
Personalizaciones por aplicación
Es importante entender que cada aplicación de Office tiene su cinta de opciones individual. Las modificaciones que hagas en Excel no se aplicarán automáticamente en Word o PowerPoint.
Esto te da la posibilidad de adaptar cada interfaz a tus tareas dentro de cada programa, pero también te obliga a repetir la personalización si quieres una experiencia unificada.