OneNote es mucho más que una simple libreta digital: es una herramienta versátil que permite planificar, crear, estudiar y colaborar de manera eficiente. Sin embargo, muchos usuarios apenas aprovechan una fracción de lo que ofrece. Atajos de teclado, funciones ocultas, integraciones inteligentes y opciones de personalización pueden transformar tu experiencia de uso y ahorrarte tiempo en el día a día.
En este artículo descubrirás una serie de trucos prácticos de OneNote que te ayudarán a trabajar con mayor agilidad y creatividad.
Estructura base de OneNote
La estructura base de OneNote son los blocs de notas, las secciones y las páginas. Puedes tener múltiples blocs (trabajo, estudio, personal), agrupar contenido en secciones tipo pestañas, y dentro de cada una crear tantas páginas (y subpáginas) como necesites.
- Si prefieres las pestañas de página a la izquierda en lugar de la derecha, en la app de escritorio ve a Archivo > Opciones > Presentación y activa “Pestañas de página a la izquierda”. Es un pequeño ajuste que mejora mucho la navegación para quien viene de otros programas.
- ¿Doble estructura duplicada? Combina secciones para unir contenidos afines: clic derecho en la sección > “Combinar en otra sección” > elige destino > Combinar. Así eliminas silos y haces que tu sistema respire.
- Cuando un cuaderno crece, crea grupos de secciones para agrupar varios temas (por ejemplo, Cliente A, Cliente B). En un grupo ves solo las secciones que le pertenecen, lo que reduce ruido al trabajar.
- Personaliza y protege: con clic derecho sobre una sección puedes renombrarla, darle color, moverla, exportarla, copiar vínculo para compartirla o protegerla con contraseña. Ten en cuenta que al proteger una sección, todas sus páginas quedan bloqueadas hasta introducir la clave correcta.
Comparte y colabora sin perder el control
OneNote es ideal para proyectos compartidos: comparte un bloc entero con tu equipo para edición en tiempo real, o copia el vínculo de una página/sección cuando solo quieras referenciar un fragmento. Esto permite colaboración flexible y controlada.
- Cómo compartir un bloc (escritorio): ve a Archivo > Información > Configuración > Compartir o mover. Elige contactos, añade un mensaje y define permisos (ver o editar). También puedes generar un enlace desde Archivo > Compartir > Enlace para compartir.
- Enviar el contenido de una página por correo (Outlook): desde Inicio > Correo electrónico > “Enviar página por correo electrónico”. Se respeta la maquetación (cuadros de texto, flechas, imágenes) para que el destinatario vea “lo mismo que tú”.
- Integra tareas con Outlook: crea una lista, clic derecho > “Etiquetar como tarea pendiente” y elige vencimiento con la bandera. Verás y seguirás esa tarea desde Outlook, con recordatorios si los necesitas.
Escritura libre, formato potente y páginas con personalidad
Escribe donde quieras: un clic en cualquier punto de la página crea un bloque de texto independiente que puedes dimensionar y mover. Esta libertad permite montar mapas conceptuales con piezas móviles para mayor flexibilidad.
- Formatea como en Word: tipo y tamaño de fuente, color, negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas y numeradas, citas o estilos de título desde Inicio. Mantén una jerarquía visual clara para facilitar la navegación y búsqueda.
- Color de fondo: en Vista > “Color de página” añade un color suave para distinguir temas o aportar contraste. Es especialmente útil si combinas varios cuadernos y te orientas visualmente.
- Líneas y cuadrículas: Vista > “Renglones” permite activar líneas o cuadrículas en distintos estilos y colores. Todo lo que escribas se alinea con la renglón, lo que es ideal para apuntes “limpios” o para escritura a mano.
- Modo oscuro: Archivo > Opciones > General > “Tema de Office: Negro”. También puedes activar el modo oscuro del sistema para extenderlo a la app. Esto reduce la fatiga visual en entornos con poca luz.
Dibujo, manuscrito y calculadora integrada
En Dibujar tienes lápices, subrayadores, formas y reglas. Si usas pantalla táctil (o stylus), puedes tomar notas manuscritas, subrayar o trazar esquemas visuales. La posibilidad de combinar flechas con cuadros de texto permite crear diagramas rápidos.
- Conversión a texto: ayuda a “limpiar” manuscritos y dejarlos como texto editable y buscable cuando lo necesites, facilitando su integración en mapas y esquemas.
- Calculadora al vuelo: escribe una operación (por ejemplo, 24/3+2=) y pulsa espacio tras el signo igual para que aparezca el resultado automáticamente. Es muy útil para cálculos rápidos sin salir de la app.
- Plantillas de página: Insertar > “Plantillas de página” abre una columna con diversos diseños (actas, planificación, fondos decorativos, etc.). También puedes guardar tu página actual como plantilla para reutilizar fácilmente en otros momentos.
- Notas rápidas (Sticky Notes): en móvil y web, OneNote integra las notas rápidas de Windows. En Android, añade widgets para textos, audios o imágenes en la pantalla de inicio; en escritorio, dispone de una ventana de notas rápidas para capturar ideas rápidamente.
Tablas, Excel y archivos: todo dentro de tus notas
- Tablas nativas: Insertar > Tabla te permite crear rápidamente filas y columnas para organizar información simple sin salir de OneNote.
- Excel dentro de OneNote: Insertar > Tabla > “Hoja de cálculo de Excel” crea una hoja incrustada que puedes editar directamente. También puedes adjuntar un archivo Excel existente o insertar su “copia impresa” como imagen vinculada, para consultar datos sin salir de la nota.
- Arrastrar y soltar cualquier archivo desde tu PC a la página: adjúntalo o usa “Insertar copia impresa” para incluir su contenido (por ejemplo, un Word) como imágenes dentro de la nota para mayor claridad.
- Editar adjuntos con doble clic: no hace falta descargar y volver a subir; se abren automáticamente con la aplicación correspondiente para cambios instantáneos.
- OCR de imágenes: clic derecho sobre una imagen > “Copiar texto de la imagen” para extraer el texto. Funciona muy bien en documentos escaneados; en manuscritos complejos, puede requerir revisión adicional.
Imágenes, capturas, audio y vídeo
- Insertar imágenes: Insertar > Imágenes para traerlas desde el PC, nube o tomar una captura. Sitúalas donde desees y combínalas con anotaciones para mayor claridad.
- Capturas web con OneNote Web Clipper (Chrome, Edge, Firefox): recorta páginas enteras, secciones, imágenes, PDFs o marcadores visuales y envíalos a tu cuaderno para consulta futura, facilitando la investigación y lectura diferida entre dispositivos.
- Grabar audio o vídeo dentro de la nota: Insertar > Grabación > Audio/Vídeo. Se crea un bloque con la fecha y espacio para notas. Es ideal para clases, entrevistas o recordatorios hablados.
- Vídeo en línea: Insertar > “Vídeo en línea” y pegar la URL para embeber contenidos desde plataformas compatibles, sin salir de OneNote.
- Enviar desde Imprimir a OneNote: en Word, Edge o cualquier app con opción de impresión, selecciona “OneNote” como impresora para “importar” un PDF o documento y ubicarlo en el bloque, sección o página de tu elección.
Productividad inmediata: atajos y vista acoplada
- Atajos imprescindibles (Windows):
– Ctrl+Mayús+M: ventana de Notas Rápidas.
– Ctrl+N: nueva página en la sección actual.
– Alt+Mayús+D: insertar fecha y hora.
– Ctrl+E: buscar en todas las notas.
– Ctrl+1/2/3/4/5: aplicar/quitar etiquetas (Tarea, Importante, Pregunta, Recordar, Definición).
– Ctrl+Alt+D: acoplar OneNote al escritorio para tomar notas mientras usas otras apps.
- Acoplar al escritorio: Vista > “Acoplar al escritorio” pega OneNote en un lateral en formato compacto que puedes mover y redimensionar según tus preferencias, facilitando la multitarea.
- Autocorrección a tu gusto: Archivo > Opciones > Revisión > “Opciones de autocorrección”. Crea tus reemplazos para ahorrar tiempo al escribir términos frecuentes o frases completas.
- Personaliza la cinta: clic derecho en la cinta > “Personalizar la cinta de opciones” y añade o quita comandos para tener siempre a mano las funciones que más usas, acelerando tu flujo de trabajo.
Versionado, historial y movimiento de páginas
- Historial de páginas: en Historial puedes ver ediciones recientes y “Versiones de página” en diferentes momentos, además de filtrar cambios por autor en cuadernos compartidos. También puedes acceder al historial desde el clic derecho sobre la página.
- Páginas y subpáginas: degrada o eleva subpáginas arrastrándolas a izquierda o derecha. Para mover una subpágina aislada, conviértela en página principal y reposiciónala en el orden deseado.
- Compartir bien empieza por dónde lo creas: para colaborar de forma efectiva, crea el bloc en OneDrive o muévelo allí; el uso compartido a través de enlaces permite gestionar permisos de lectura y edición y modificar configuraciones en cualquier momento.
- Wiki de equipo: con etiquetas y búsqueda, OneNote funciona muy bien como wiki interno, especialmente si se aloja en SharePoint Online, que ofrece disponibilidad offline y control centralizado de accesos.
Limitaciones reales de OneNote y cuándo buscar ayuda
Aunque OneNote es potentísimo para capturar, organizar y colaborar, no está pensado como gestor de proyectos completo. Limitaciones habituales incluyen formato avanzado limitado comparado con Word, dependencia de conexión para sincronización, jerarquías que se quedan cortas en proyectos muy grandes y búsqueda que puede fallar en manuscritos complejos o multimedia.
- Sobre el versionado: ofrece “Versiones de página” y “Ediciones recientes”, útiles a nivel de contenido, pero en escenarios de cuadernos complejos en SharePoint puede faltar un control de versiones más granular a nivel de todo el cuaderno.
- Si tus necesidades piden algo más: plataformas de productividad que integran tareas, automatizaciones, pizarras colaborativas y IA pueden complementar o sustituir en funciones específicas, permitiendo un trabajo más automatizado y avanzado en proyectos a gran escala.
- La idea no es reemplazar OneNote a toda costa: sino combinar su uso con otras herramientas cuando las circunstancias lo requieren, usando lo mejor de cada plataforma para optimizar tu flujo de trabajo y gestión del conocimiento.
- Si te quedas con una idea fuerza: domina las bases — estructura, etiquetas, plantillas, búsqueda — y utilízalo junto con Outlook y herramientas como Clipper. De esta manera, OneNote no solo será un bloc bonito, sino un sistema poderoso que te ayuda a ahorrar tiempo y organizarte mejor cada día.