Si trabajas con Excel en equipo, compartir y editar a la vez se ha vuelto tan cotidiano como respirar. Aun así, conviene distinguir entre la coautoría moderna y el método clásico de «libro compartido», porque cada enfoque tiene límites, requisitos y formas distintas de abrir y guardar que pueden marcar la diferencia en tu día a día.
En esta guía te explico, con todo detalle y sin rodeos, cómo abrir desde un correo o desde el escritorio, cómo coeditar en tiempo real, cómo activar el seguimiento de cambios, cómo resolver conflictos y qué funciones pierdes si recurres al sistema antiguo de libro compartido. Además, verás cómo dejar de compartir cuando lo necesites y qué trucos prácticos tienes para abrir siempre en la app de Excel y no en el navegador.
Abrir y editar un libro compartido desde un correo o enlace
Cuando alguien comparte un archivo de Excel contigo, los destinatarios reciben un email con un vínculo; al pulsarlo, se abre un navegador mostrando el archivo en Excel para la Web. Desde ahí puedes elegir cómo seguir: en el propio navegador con Editar libro > Editar en el explorador, o bien abrir la aplicación de escritorio con Editar libro > Editar en Excel.
Cuando trabajáis a la vez, verás las selecciones de los demás en colores diferentes si utilizáis versiones compatibles y tenéis el Autoguardado activado (en el caso de Excel para Microsoft 365). Es normal que, a veces, las selecciones tarden unos segundos en aparecer; si siguen sin verse, comprueba que todos estáis en una versión con coautoría moderna y no en ediciones anteriores que no soportan edición simultánea completa.
Si tus compañeros usan ediciones no compatibles (por ejemplo, algunas versiones antiguas o ciertas variantes móviles), quizá no veas sus selecciones en color, pero sus cambios sí se reflejarán casi al instante. Este comportamiento es normal y forma parte del funcionamiento mezclado entre clientes modernos y otros más limitados.
Coautoría en tiempo real: requisitos y comportamiento
La coautoría moderna funciona de maravilla cuando el archivo está en OneDrive o SharePoint y todos utilizáis Excel actual. En ese escenario, se aplican estos principios: autoguardado en la nube, edición en paralelo y actualizaciones casi instantáneas para todo el equipo.
Para sacarle partido, conviene: 1) abrir desde el enlace y elegir Editar en Excel si prefieres la app, 2) asegurarte de que tu Excel para Microsoft 365 tiene Autoguardado en ON para ver selecciones coloreadas, y 3) confirmar que nadie abre el archivo en un modo que bloquee la coautoría (p. ej., ediciones muy antiguas o con bloqueo exclusivo).
En dispositivos móviles, Excel para Android, iOS y Excel Mobile también participan en la coautoría. Si alguien edita desde una versión que no enseñe selecciones en color, tú seguirás notando los cambios casi al vuelo, ya que la sincronización de contenidos se mantiene fluida aunque la interfaz no muestre todos los indicadores visuales.
El método clásico de «Libro compartido» (antiguo): qué es y por qué evitarlo
Los «libros compartidos» clásicos de Excel son un sistema antiguo. Siguen existiendo por compatibilidad, pero tienen muchísimas restricciones. Microsoft los considera un método obsoleto de uso compartido y, por eso, muchas funciones dejan de estar disponibles mientras el libro esté compartido con este sistema.
Antes de activar el libro compartido clásico, ten clarísimo que hay elementos y acciones no compatibles. Si te lanzas y luego necesitas esas funciones, tendrás que dejar de compartir el libro para poder modificarlas. A continuación tienes un resumen completo de lo que se queda fuera en este modo.
Elementos no compatibles en el libro compartido clásico
- Crear o insertar tablas
- Agregar o cambiar formatos condicionales
- Agregar o cambiar la validación de datos
- Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico
- Insertar o cambiar imágenes u otros objetos
- Insertar o cambiar hipervínculos
- Crear, cambiar o ver escenarios
- Insertar subtotales automáticos
- Crear tablas de datos
- Crear o cambiar informes de tabla dinámica
- Crear o aplicar la segmentación de datos
- Crear o modificar minigráficos
- Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4
- Agregar comentarios encadenados
Acciones no compatibles en el libro compartido clásico
- Insertar o eliminar bloques de celdas
- Eliminar hojas de cálculo
- Combinar celdas o dividir celdas combinadas
- Ordenar o filtrar por formato
- Usar herramientas de dibujo
- Asignar, cambiar o quitar contraseñas
- Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro
- Agrupar o esquematizar datos
- Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros
- Cambiar o eliminar fórmulas de matriz
- Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML
- Asignar celdas a elementos XML
- Usar el panel Origen XML, la barra de tareas XML o comandos XML del menú Datos
- Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos
- Editar o eliminar comentarios encadenados
Cómo activar el libro compartido clásico (si no te queda otra)
Si tu organización lo exige por compatibilidad, puedes activar un libro compartido clásico. Primero guarda el archivo en un sitio accesible para todos, como una unidad o carpeta de red compartida (no un servidor web). Después, ve a la pestaña Revisar, elige Compartir libro y entra en la pestaña Modificación.
Marca la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez y confirma con Aceptar. Excel te pedirá guardar; acepta. Tras activarlo, verás que el título del archivo muestra en la barra de título. Este indicador confirma que estás en el modo clásico con sus limitaciones.
Es importantísimo que el archivo se mantenga en una ubicación común (por ejemplo, una unidad compartida que todos vean). De lo contrario, los demás no podrán abrirlo ni participar, y se romperá el objetivo del libro compartido.
Gestionar un libro compartido clásico: historial y control de cambios
Excel registra los cambios de un libro compartido clásico cada vez que se guarda, incluyendo quién hizo qué, cuándo y qué datos se tocaron. Puedes usar este historial para auditar lo ocurrido y aceptar o rechazar revisiones de otros usuarios.
Para ver y filtrar cambios, usa el botón Control de cambios en la pestaña Revisar y elige Resaltar cambios. Si la casilla «Efectuar control de cambios al modificar» no está activa, Excel no habrá acumulado historial y no tendrás nada que consultar.
Al abrir Resaltar cambios, puedes decidir qué ver: 1) por Cuándo (todos los cambios o desde una fecha concreta), 2) por Quién (un usuario específico) y 3) por Dónde (un rango de celdas). También eliges cómo mostrarlos: resaltados directamente en la hoja o listados en la hoja Historial.
El historial se conserva por un intervalo de días configurable. De fábrica, Excel guarda el historial durante 30 días para que el tamaño del archivo no se dispare. Si te hace falta más (o menos), entra en Compartir libro > pestaña Uso avanzado y cambia la opción «Guardar historial de cambios durante» al número de días que quieras.
Ten en cuenta que Excel borra de forma permanente lo más antiguo que exceda ese umbral, así que elige un número lo bastante grande si necesitas trazabilidad a largo plazo. Además, recuerda que al activar el control de cambios, también estás compartiendo el libro por el método clásico si aún no lo estaba.
Ver quién está dentro: usuarios conectados al libro compartido
En un libro compartido clásico puedes ver en tiempo real quién lo tiene abierto. En Revisar > Compartir libro > pestaña Modificación, la lista «Los siguientes usuarios tienen abierto este libro» muestra los usuarios conectados en ese momento. Esto ayuda a coordinarte, especialmente cuando estéis resolviendo conflictos o preparando el fin del uso compartido.
Cómo dejar de compartir un libro clásico
Antes de detener el uso compartido, avisa al equipo para que guarden y cierren el archivo. Si no lo hacen, podrían perder trabajo no guardado al salir del modo compartido.
Después, ve a Revisar > Compartir libro > pestaña Modificación y asegúrate de que solo tú apareces en la lista. Cuando todo está bien, desmarca la casilla «Permitir la modificación por varios usuarios a la vez» y confirma con Aceptar. Si Excel pregunta si afectará a otros usuarios, confirma para continuar.
Si la casilla aparece deshabilitada, puede que tengas la hoja o el libro protegidos; desprotege temporalmente para poder desmarcar y completar el proceso. Al finalizar, el libro volverá a su modo normal y ya no estará compartido.
Importante: cuando un libro deja de estar compartido, Excel borra el historial de cambios. Si necesitas conservar esa información, imprime la hoja Historial o cópiala en otro libro antes. Excel también guarda una «vista de usuario» para cada persona (hoja visible, zoom, filtros, configuración de impresión, etc.); de forma predeterminada, todos mantienen su vista personalizada al volver a abrir el archivo.
Abrir desde el escritorio en Excel (y no en el navegador)
Situación típica: tu jefe comparte un Excel, recibes un enlace, todo el equipo edita a la vez y tú quieres abrirlo con doble clic desde el escritorio en la app de Excel, no en el navegador. Si lo guardas como archivo local, te quedas con una copia sin conexión que el resto no puede editar. ¿Solución? Crear un acceso directo que abra la versión online directamente en la aplicación.
- Opción 1 (rápida): crea un archivo de acceso directo que use el esquema de Office para forzar la app de escritorio. Copia el vínculo del Excel compartido y construye una URL con el formato ms-excel:ofe|u|TU_ENLACE. Luego, crea un archivo .url en el escritorio con ese destino. Al hacer doble clic, se abrirá Excel (aplicación) con el libro online, manteniendo coautoría y Autoguardado.
- Opción 2 (muy cómoda): si trabajáis con OneDrive o SharePoint, sincroniza la biblioteca en tu equipo con el cliente de OneDrive. Así, en el Explorador de archivos verás una carpeta que apunta a la nube; al abrir el Excel desde ahí, estarás trabajando sobre el original, con coautoría y sin duplicados locales desconectados. Es como tener el archivo en tu escritorio, pero realmente está en la nube.
- Opción 3 (desde el propio Excel): abre el vínculo desde el email, elige Editar en Excel y, una vez en la app, fíjalo en la lista de recientes o anótalo en Favoritos de Excel. La próxima vez lo abrirás en dos clics sin pasar por el navegador, manteniendo todas las ventajas de la coautoría.
Con cualquiera de estas opciones evitas crear copias locales huérfanas y te aseguras de que todos sigáis trabajando en el mismo archivo, con edición simultánea y sin confusiones.
Dominar estas opciones —coautoría moderna, apertura desde enlaces, atajos para escritorio, historial y resolución de conflictos— te da control total sobre cómo trabajas con Excel en equipo; al conocer las limitaciones del método clásico y las ventajas del enfoque actual, podrás elegir siempre la ruta más eficaz y segura para tu proyecto y tu organización.
