A Microsoft Office új verziói lehetővé teszik a dokumentumaink digitális aláírását. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumokat nem lehet módosítani, és abban az esetben, ha módosították őket, ezek a változások egy másik felhasználóval lennének kapcsolatban.
Ezt a gyakorlatot nemcsak olyan helyzetekben alkalmazzák, ahol nagy biztonságra van szükségünk, hanem olyan helyzetekben is, amikor tudnunk kell, ki írta ezt a dokumentumot. Ezért egyre könnyebb digitálisan aláírni a Microsoft Office dokumentumokat.
Kétféle digitális aláírás létezik, az egyik láthatatlan, a másik pedig vízjelet ad a tulajdonos adataival. Megtanítjuk, hogyan kell elkészíteni az első típusú aláírást, mivel ez praktikusabb és gyakoribb a felhasználók körében, akik alá kell írnia egy dokumentumot. Ehhez a dokumentum megírása után át kell mennünk az "Információ" fülre, a "Fájl" menüben.
Az Információ részben megvédjük a dokumentumot, a megjelenő legördülő menüben pedig az opciót választjuk Adjon hozzá digitális aláírást. Ezt követően megjelenik egy párbeszédablak, amelyben megnyomjuk az elfogadás gombot, és megjelenik egy ablak a dokumentum aláírására. Hozzá kell adnunk a digitális aláírás okát vagy szövegét. Miután megadta a digitális aláírás okát, kattintson az aláírás gombra, és a Microsoft Word lezárja a dokumentumot.
Az aláírás eltávolításához vagy eltávolításához a dokumentumból ugyanazt a folyamatot kell megismételnünk. Vagyis el kell mennünk Fájl -> Információ és nyomja meg az «Aláírások megtekintése» gombot. Megjelenik egy ablak a dokumentum aláírásainak listájával. Most kattintson az eltávolítani kívánt aláírás neve melletti nyílra, és nyomja meg az "Aláírás eltávolítása" gombot. Ez automatikusan eltávolítja az aláírást a dokumentumból, felszabadítja és lehetővé teszi szerkesztését.
A Microsoft Office által kínált digitális aláírás nem túl erős, mint láthatja, de elegendő sok felhasználó és sok helyzet számára Nem gondolod?