Todos estamos acostumbrados a manejar documentos en Word y PDF para diversos fines. En este blog hemos estado analizando muchas de las cosas que se pueden hacer con ambos formatos: cómo editar un PDF, cómo abrir un PDF en Word, etc. En este post vamos a ver cómo insertar un PDF en Word.
Para aclarar conceptos, tenemos que distinguir la inserción de un PDF dentro de un documento Word de otras operaciones parecidas, pero no iguales, como insertar un icono o un enlace. Insertar un PDF es, como la propia palabra indica, introducir una parte o la totalidad del contenido de un PDF dentro de un documento de Word, como haríamos, por ejemplo, con una imagen.
Si se trata de hacer una referencia al PDF dentro del Word, el enlace es la forma más correcta de hacerlo. Este nos da acceso al documento completo para ser consultado a fondo. En cambio, si solo queremos mostrar una parte o un fragmento concreto de este PDF, usar el recurso de inserción es lo más apropiado. Por usar un símil común, sería algo así como realizar una «foto» de la parte del PDF que queremos mostrar.
A continuación te explicamos cómo se hace, pues existen diferentes métodos:
Cuatro formas de insertar PDF en Word
Repasamos los cuatro métodos básicos para realizar esta operación: insertar el archivo completo desde Word, utilizando el recurso de copiar y pegar, insertar como imagen o insertar como objeto:
Insertar desde Word
El contenido de un PDF puede ser insertado en Word desde el mismo panel de opciones de este programa. Eso sí, esto solo nos permite insertar el documento completo. Así es como hay que proceder:
- En el documento de Word, vamos al menú de opciones y hacemos clic en «Insertar».
- Dentro del menú que se abre, seleccionamos «Texto».
- Después elegimos «Objeto».
- Entre las nuevas opciones que aparecen, seleccionamos «Insertar texto de archivo».
- Finalmente, buscaremos en nuestros archivos el PDF que deseamos insertar para que este aparezca insertado en su totalidad dentro de nuestro documento Word.
Copiar y pegar
El método clásico, tal vez no demasiado sofisticado, pero que también nos va a servir para insertar un PDF en Word. Podemos realizar este copia-pega con el ratón o bien usando las combinaciones de teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar).
Algo que debemos tener en cuenta es que esto puede resultar útil para el texto del PDF, pero no nos va a servir para insertar imágenes, gráficos, tablas y otros contenidos del documento en PDF.
Insertar como imagen
Este método puede ser un buen complemento al anterior de «Copiar y pegar». Nos va a servir para insertar los contenidos del PDF diferentes al texto puro y duro. En cambio, no va a dar buenos resultados si lo que queremos es incluir texto.
El método consiste en realizar una captura de pantalla del documento PDF (de una parte de él) mediante la tecla Impr Pant, generando así un archivo que después podremos insertar a modo de imagen dentro del documento Word con estos pasos:
- En el menú superior de Word, elegimos «Imágenes».
- Entre las opciones que se abren, seleccionamos la de «Insertar imágenes desde este dispositivo».
- Después cargamos la imagen generada con la captura de pantalla, que podremos colocar en el lugar que deseemos dentro del documento.
Insertar como objeto
El cuarto método para insertar un PDF en Word es la opción de insertarlo como un objeto incrustado. El modo de hacerlo es similar al anterior: desde la opción «Insertar», escogemos «Objeto» y luego seleccionamos el documento.
Insertar un enlace al PDF dentro del documento
Este es otro método de incluir un documento PDF centro de un documento Word, aunque solo como referencia. Se puede usar cuando estamos redactando un documento cuyo contenido está basado en parte en otro documento externo (el PDF), al que deseamos referirnos o citar.
Lo más correcto en este caso es insertar el PDF como hipervínculo, utilizando el anchor text que más adecuado nos parezca. Estos son los pasos a seguir:
- Primero debemos seleccionar la palabra o palabras sobre las que deseamos colocar el link.
- Después vamos al menú de opciones de Word, ubicado en la parte superior del documento, y seleccionamos «Vínculos» y después «Insertar hipervínculo».
- En la siguiente ventana que se abre, entre cuatro opciones que se muestran, hay que elegir la de «Enlazar a un documento» y cargar el PDF.
De este modo, cuando leamos el Word, solo hay que hacer clic sobre el enlace para que se abra el PDF en una nueva ventana.
Convertir PDF a Word y pegar su contenido
Una última manera de insertar un PDF en un documento Word, es modificar el formato del PDF original a fin de poder introducirlo en el texto de Word de forma natural. Esto pasa en realidad por realizar una conversión del documento PDF a Word.
Esta operación se puede realizar a través de numerosas herramientas online, algunas de las cuales hemos recogido y explicado en este post.
Una vez el archivo se haya convertido, vamos a poder enviarlo por correo electrónico o bien descargarlo en nuestro equipo. Después podremos simplemente usar el viejo método de «copiar y pegar» para que el texto se integre en el documento Word sobre el que queríamos insertar el PDF, sin temor a incompatibilidades.