Bættu síu við snúningstöflu: skref fyrir skref

Pivot-töflur eru sérstaklega gagnlegt tæki þegar við þurfum að vinna með mikið magn af gögnum og við viljum skipta þeim í sundur svo við getum séð þau og notað þau á sem áhrifaríkastan hátt. Til bæta síu við snúningstöflu, við gerum þetta enn auðveldara.

Við fyrra tækifæri höfum við þegar rætt við þig um hvernig á að búa til pivot töflur í Excel, en í dag ætlum við að halda áfram að þróast í þessu máli þannig að töflurnar þínar verða sífellt faglegri og auðveldara fyrir þig að greina upplýsingarnar sem þær innihalda.

Af hverju eru pivot töflur svona gagnlegar?

Að læra að nota Excel og fá sem mest út úr því er ekki alltaf auðvelt. Þetta er vegna þess að þetta skrifstofu tól Það hefur mikinn fjölda eiginleika, og það er erfitt að þekkja þá og vita hvernig á að beita þeim öllum. En ef það er eitthvað sem þú þarft að vita hvernig á að gera, þá er það að búa til kraftmikla töflu og nota síðan samsvarandi síur til að hluta upplýsingarnar.

Ef þú hefur enn efasemdir um gagnsemi þessara taflna skaltu fylgjast vel með:

• Samantekt gagna. Í gegnum þessar töflur getum við búið til skrár með miklu magni upplýsinga og gert þær meðfærilegri. Með því að nota mismunandi síur fáum við aðgang að lykilupplýsingum á örfáum sekúndum.
• Flokkun og skipting. Það er miklu auðveldara að skilja gögn þegar við flokkum þau út frá einum eða fleiri flokkum. Til dæmis, ef við gerum bókhald fyrir fyrirtæki, þá verður áhugavert að flokka tekjur og gjöld út frá þeim ársfjórðungi sem þau áttu sér stað.
• Sérsniðnar síur. Þú getur búið til allar síur sem þú vilt og skipt upp upplýsingum eins mikið og þú vilt. Því nákvæmari sem síurnar eru, því auðveldara og fljótlegra verður aðgangur að tilteknum upplýsingum.
• Samanburður gagna. Kvik tafla ber saman mismunandi gögn sín á milli, eitthvað sem getur verið mjög gagnlegt þegar teknar eru ákvarðanir.
• Stefna greining. Ef þú ferð lengra en að bera saman gögn og greina tölurnar geturðu greint ákveðna þróun. Til dæmis ef þú ert að selja fleiri einingar af ákveðnum hlut.
• Sjálfvirk uppfærsla. Taflan er sjálfkrafa uppfærð þegar breyting verður á einhverjum gögnum hennar. Þetta tryggir aðgang að rauntímaupplýsingum á hverjum tíma.
• Tímasparnaður. Með snúningstöflum þarftu ekki að flækja líf þitt með því að búa til flóknar formúlur sem draga saman gögnin. Þetta sparar tíma og dregur úr líkum á mistökum.
• Sérsniðnar skýrslur. Þegar þú lærir að nota snúningstöflur og sía gögn þeirra muntu geta búið til sérsniðnar skýrslur á örfáum mínútum.
• Gagnvirk könnun. Að skipta úr einni síu í aðra gerir þér kleift að sjá mismunandi gögn í töflu sem inniheldur mikið af upplýsingum. Með því að leika þér með reitina og síurnar geturðu gert ítarlega greiningu frá mismunandi sjónarhornum.

Hvernig á að bæta síu við snúningstöflu

Nú þegar þú veist hversu gagnlegt þetta tól getur verið, er kominn tími til að greina ítarlega hvað á að gera til að setja síu inn í snúningstöflu. Förum skref fyrir skref.

Undirbúa upplýsingarnar

Áður en byrjað er að vinna með töflu verðum við að ganga úr skugga um að við höfum upplýsingarnar vel skipulagðar í Excel blaði. Athugaðu hvort hver dálkur hafi fyrirsögn sem auðkennir hann greinilega.

Þetta, sem kann að virðast ekki mikilvægt, er í raun ekki, því góður haus gerir Excel kleift að þekkja upplýsingarnar vel og vinna betur með þær.

Veldu gögnin

Þetta skref er eins einfalt og að opna töflureikni og Smelltu á hvaða reit sem er innan þess gagnasviðs sem þú ætlar að hafa með í kviku töflunni. Til að gera það aðeins auðveldara geturðu notað snúningstöfluhjálpina með því að smella á flipann „Settu inn“ og svo inn "Dynamískt borð", mun töframaður birtast til að leiðbeina þér í gegnum ferlið.

Ef þú ert háþróaður Excel notandi geturðu búið til töfluna án aðstoðar. Skilgreina handvirkt gagnasviðið sem þú vilt vinna með.

Þegar borðið er búið til hefurðu möguleika á að skilja hana eftir á sama blaði eða fara með hana í nýtt.

Notaðu síuna

Á þessum tímapunkti hefur þú þegar búið til kraftmikla töfluna þína og hefur alla reiti sem innihalda upplýsingarnar sem þú vilt vinna með vel staðsettar. Það er kominn tími til að bæta síu við snúningstöflu. Til að gera þetta skaltu fylgja þessum skrefum:

• Veldu síureitinn. Dragðu reit inn í „Síusvæði“ hlutann til að búa til síureit efst í töflunni. Það er fellilisti eða listi með reitunum sem tákna mismunandi flokka sem þú getur skipt gögnunum eftir.
• Opnaðu síuboxið. Smelltu á fellivalmyndarörina fyrir reitinn sem þú vilt nota sem síu og þú munt sjá nýir valkostir sem eru í boði fyrir þann reit.
• Veldu síuvalkosti. Innan þess valmynd skaltu velja reitina sem samsvara þeim valkostum sem þú vilt hafa með í síunni. Í sumum tilfellum gætirðu séð marga valmöguleika. Veldu það sem hentar þínum þörfum best.
• Settu síuna á. Eftir að þú hefur valið síuvalkostina þarftu að smella á "Samþykkja" eða "Sækja um" til að þeir taki gildi. Taflan uppfærist síðan sjálfkrafa og Excel sýnir þér aðeins þau gögn sem passa við leitarskilyrðin sem þú hefur tilgreint.
• Breyttu eða eyddu síunni. Ef þú þarft að eyða síu sem búið var til, eða breyta henni í aðra, opnaðu síureitinn aftur, smelltu á fellilistaörina og stilltu aftur í samræmi við óskir þínar.

Það góða við síur sem notaðar eru á snúningstöflur er að þær leyfa þér kanna upplýsingar og greina þær í samræmi við þarfir þínar. Sparar þér mikinn tíma og án þess að þurfa að gera breytingar á upprunalegu gögnunum. Einmitt þess vegna stöndum við frammi fyrir einu af þeim mikilvægustu virkni sem Excel býður okkur upp á.

Eins og þú hefur séð er það ekki eins flókið og það virðist að bæta síu við snúningstöflu. Þegar þú hefur gert það nokkrum sinnum verður þú sannur sérfræðingur í þessari virkni. Geturðu sagt okkur reynslu þína af þessum borðum?