Limpiar Gmail es algo que deberíamos hacer todos los que tenemos una cuenta de correo electrónico con el servicio de Google, porque así nos ahorraríamos los problemas derivados de la falta de espacio. Sin embargo, es algo que nos suele dar bastante pereza y que dejamos para cuando no nos queda otro remedio.
Si ya estás cansado del desorden digital y quieres tener tu cuenta de correo electrónica lo más limpia y despejada posible, aquí tienes algunos trucos que te van a ayudar a dejarlo todo en perfecto estado de revista.
¿Por qué invertir tiempo en reorganizar nuestra cuenta de correo electrónico?
Pues porque resulta que esto ayuda a mejorar tu productividad, la seguridad y hasta mejora tu capacidad de comunicación, como vamos a ver a continuación.
Mejora de la productividad
Si quieres ser más productivo, empieza por reorganizar tus correos electrónicos. Porque una bandeja de entrada bien ordenada te permite encontrar rápidamente los mensajes más relevantes, y evita que pierdas tiempo rebuscando entre correos que no tienen valor.
Usando herramientas como las etiquetas o las carpetas puedes mejorar tu gestión de tareas y tener siempre presentes aquellas que son prioritarias.
Optimización de la comunicación
Una bandeja de entrada ordenada mejora tus comunicaciones, porque te permite estar al tanto de cuáles son los mensajes que requieren una respuesta urgente. Además, si todo está en su sitio, es menos probable que pases por alto algún mensaje importante.
Mejora de la seguridad
Si mantienes tu cuenta libre de spam y correos electrónicos que no te interesan, estás invirtiendo en tu seguridad, porque vas a eliminar todo aquello que pueda ser sospechoso o potencialmente peligroso.
Además, al eliminar de forma regular correos antiguos que contengan información sensible, también reduces el riesgo de que esta información acabe en manos indebidas si hackean tu cuenta.
Ahorro de espacio
La cuenta gratuita de Gmail incluye 15 GB de almacenamiento compartido entre Gmail, Drive y Google Fotos. Aunque parece mucho, este espacio se puede agotar más rápido de lo que imaginas y, por eso, conviene que de vez en cuando hagas limpieza y dejes espacio para las cosas que verdaderamente son importantes.
No merece la pena que tengas acumulados miles de correos electrónicos sin valor, cuando podrías aprovechar ese espacio libre para guardar en Drive tus documentos del trabajo o de clase.
¿Cómo podemos limpiar Gmail?
Ahora que sabemos lo beneficioso que nos puede resultar tener una cuenta de correo electrónico limpia y ordenada, vamos a ver cómo podemos lograrlo.
1. Elimina correos grandes y antiguos
Vamos a empezar borrando aquella información que a día de hoy ya no nos sirve de nada, y también los correos que son demasiado pesados.
Abre tu cuenta de correo electrónico y en la barra de búsqueda escribe “size:10mb”, esto nos va a mostrar aquellos mensajes que ocupen más de 10 MB. Si, además, quieres aplicar un criterio de búsqueda temporal, utiliza estos comandos:
- older_tan:1y
- older_tan:6m
Así puedes localizar los correos pesados que recibieras hace más de un año o hace más de seis meses. A continuación, solo tienes que seleccionar aquellos que ya no necesitas y borrarlos directamente. Si alguno de esos correos contiene un archivo adjunto que sí te puede hacer falta, descárgalo y guárdalo en Drive, luego puedes borrar el mensaje.
2. Elimina correos promocionales y boletines
Todos nos hemos apuntado a listas de suscripción y luego no hemos hecho caso a ninguno de los correos electrónicos que nos mandan. El resultado es que tenemos nuestro Gmail lleno de mensajes que no valen para nada.
Para eliminarlos, escribe en la barra de búsqueda “label:^smartlabel_promo”, también puedes hacer la búsqueda con “unscribe” o “newsletter”. Aprovecha para darte de baja de los boletines que no te interesen y borra todos los correos que no necesitas.
Si no quieres que tu cuenta personal se llene de este tipo de contenido, puedes crear una cuenta de correo auxiliar y utilizarla para darte de alta en boletines, e incluso para registrarte en redes sociales. Así tu cuenta “de verdad”, la que empleas para tus comunicaciones personales, laborales o académicas estará más a salvo de ataques de hackers.
3. Usa filtros y etiquetas
Para que una vez que tu cuenta esté limpia no tengas que volver a realizar esta operación de limpieza a fondo en el futuro, acostúmbrate a utilizar filtros y etiquetas que segmentan la información según van llegando los mensajes.
Sigue la ruta: Configuración > Ver toda la configuración > Filtros y direcciones bloqueadas > Crear nuevo filtro.
Introduce los parámetros que creas convenientes para crear un nuevo filtro. Por ejemplo, utilizando ciertas palabras clave o creando un filtro para correos que llevan archivos adjuntos grandes.
Luego selecciona “Omitir de la bandeja de entrada” (para archivar el contenido), “Aplicar la etiqueta” o “Eliminar”. Esto hará que los mensajes que llegan se vayan organizando de forma automática según lo que tú has indicado.
Aunque en un principio puede parecer algo complicado, en realidad es muy sencillo. Te animamos a probarlo, porque notarás que mejora rápidamente la gestión que haces de tus correos electrónicos y te va a ahorrar mucho tiempo.
4. Archiva correos para limpiar Gmail
Si nunca estás del todo seguro a la hora de eliminar de manera definitiva un correo electrónico porque piensas que te puede hacer falta en el futuro, puedes limpiar la bandeja de entrada archivando la información.
Selecciona aquellos correos que ya no es necesario que estén en la bandeja principal y haz clic sobre el botón “Archivar”. Dejarás de verlos en primer plano, pero los tendrás archivados a tu disposición y podrás acceder a ellos en cualquier momento.
Esto no libera espacio en tu cuenta, pero sí disminuye notablemente la cantidad de información que ves al abrir tu bandeja de entrada y te ayuda a trabajar de forma más eficiente y a gestionar mejor tus comunicaciones.
5. Usa la opción “Limpiar espacio”
Gmail tiene su propia herramienta para ayudarnos a liberar espacio. En la barra lateral izquierda ve a “Almacenamiento”, allí vas a encontrar una opción que se llama “Gestionar espacio” o “Limpiar espacio”. Al pulsar sobre ella vas a ver los correos que contienen archivos adjuntos grandes y correos antiguos, es decir, información que Gmail interpreta que se puede eliminar.
Revisa qué correos aparecen en ese apartado, y si tu criterio coincide con el de limpiar Gmail, puedes eliminarlos todos directamente.