Cuando en Microsoft Forms aparece el aviso de que el formulario no acepta respuestas, el susto es mayúsculo, sobre todo si tienes una encuesta circulando o un examen a punto de empezar. La buena noticia es que casi siempre hay una causa clara en la configuración o en las políticas de tu organización, y por tanto existe una solución concreta que puedes aplicar en minutos.
En esta guía repasamos todas las razones por las que un formulario puede dejar de aceptar respuestas y cómo resolverlo paso a paso. Recorremos los ajustes de Forms, qué controlan exactamente, cómo afectan las políticas de tu inquilino de Microsoft 365, los errores comunes al cargar archivos y sus correcciones, y varios consejos prácticos para evitar sorpresas antes de compartir un formulario o cuestionario.
Qué significa exactamente “ya no se aceptan respuestas”
Ese mensaje salta cuando, por algún motivo, el formulario ha quedado en estado de recogida de respuestas desactivada. Puede ser deliberado (tú lo marcaste) o consecuencia de un ajuste que cierra las respuestas sin que lo esperes: fechas límite, tiempo máximo, restricciones de quién puede participar, o incluso políticas de la organización.
Para empezar, revisa en el panel de configuración que la casilla Aceptar respuestas está activada. Si está desactivada, cualquier intento de envío mostrará el aviso y, si has personalizado un texto, se mostrará tu mensaje de cierre. A continuación, confirma que no tienes definida una Fecha de inicio futura o una Fecha de finalización que ya haya pasado.
Otro ajuste que puede darte una sorpresa es Establecer la duración: si has fijado un temporizador para completar el formulario, al agotarse el tiempo, los encuestados ya no podrán editar ni enviar, y el formulario puede parecer “cerrado”. Finalmente, limita quién entra: si has seleccionado “Solo personas de mi organización” o “Personas específicas”, quien no cumpla el requisito verá imposibilidad de responder.
- Comprueba de arriba a abajo: Aceptar respuestas, fechas y duración.
- Valida que los permisos de participación (cualquiera / organización / específicos) coinciden con tu caso.
- Prueba el enlace en una ventana privada para descartar sesiones iniciadas u errores de caché.
Acceso a la configuración del formulario o cuestionario
Para ajustar todo lo anterior, abre tu formulario o cuestionario y entra en la opción Configuración. Se mostrará el panel con todas las opciones disponibles; si has creado un cuestionario (no un formulario), verás además controles específicos para evaluación.
En ese panel puedes activar o desactivar secciones sin complicaciones. Conviene recorrerlas con calma la primera vez para entender su alcance y evitar cierres inesperados de la recogida de respuestas.
Ajustes exclusivos de cuestionarios
Si has creado un cuestionario, tienes disponible el modo Práctica para que los participantes ensayen a su ritmo y puedan ver las respuestas correctas antes de enviar. Es muy útil para aprendizaje autónomo y, si quieres, puedes probar un cuestionario de demostración para ver cómo se muestra al alumnado.
De forma predeterminada, está activa la opción Mostrar resultados automáticamente. Con ella, al enviar un cuestionario, el participante ve marcas de acierto en verde y mensajes en rojo en las respuestas incorrectas. Si no quieres hacer público este feedback inmediato, desactívalo y corrige manualmente.
Además, puedes activar la visualización de explicaciones de respuesta. Estas aclaraciones ayudan a entender por qué una opción es correcta. Copilot puede generarlas automáticamente y tú puedes editarlas para que encajen con tu materia o con el nivel de tus estudiantes.
Opciones de cuestionario al responder
Existe una casilla para abrir el cuestionario con la aplicación de Windows 10 Hacer un examen (Take a Test). Este modo impone un entorno seguro: bloquea recursos externos, limita accesos y minimiza trampas durante la evaluación. Si buscas control estricto mientras se responde, es tu aliado.
Quién puede completar el formulario
Este bloque es crucial para evitar el famoso mensaje de que ya no se aceptan respuestas. Decide a quién permites contestar y, con eso, qué requisitos se aplican al acceso. Si te equivocas aquí, puedes estar cerrando la puerta sin querer a participantes legítimos.
- Cualquiera puede responder: abre las respuestas a personas dentro y fuera de tu organización. Úsalo en encuestas públicas o cuando participen externos.
- Solo personas de mi organización: restringe la participación a cuentas del inquilino. Puedes activar “Registrar nombre” para identificar a los encuestados y “Una respuesta por persona” para impedir duplicidad.
- Personas específicas de mi organización: limita la recogida a usuarios o grupos que indiques. Es ideal para pilotos o grupos cerrados.
Si alguien fuera de tu inquilino intenta responder con el ajuste de organización, no pasará del aviso. Y si además usas “Una respuesta por persona”, esa limitación se refuerza con el inicio de sesión: otro intento con la misma identidad quedará bloqueado.
Opciones de respuestas: fechas, orden y experiencia
Más allá de abrir o cerrar, Forms te permite programar cuándo recoges respuestas. Marca una Fecha de inicio y otra de finalización si quieres limitar la ventana temporal. Asegúrate de que las horas se ajustan a tu huso; un desajuste de zona horaria puede hacer que el formulario cierre antes de lo previsto.
El modo Establecer la duración crea un temporizador por encuestado. Transcurrido el tiempo, las respuestas se envían automáticamente y ya no se admiten cambios. Es un ajuste potente para exámenes cronometrados, pero conviene avisar claramente a los participantes.
Para evitar sesgos u ordenes memorizados, activa Preguntas en orden aleatorio. Puedes barajar todas las preguntas o bloquear algunas (por ejemplo, instrucciones o datos de contacto) con “Bloquear preguntas”.
La experiencia de usuario se afina con pequeñas opciones: quita la numeración si no aporta valor, muestra la barra de progreso para dar contexto, oculta “Enviar otra respuesta” si no quieres que se repita el formulario y personaliza un mensaje de agradecimiento que deje buen sabor de boca.
Confirmaciones y notificaciones
Tras enviar, puedes permitir que los usuarios descarguen o impriman un PDF con sus respuestas. Es útil para justificantes y revisiones. Recuerda que, dentro de la organización, seguirán pudiendo solicitar una confirmación por correo, si así lo habilitas.
Activa “Recibir una notificación por correo electrónico de cada respuesta” si quieres estar al tanto en tiempo real. También puedes optar a correos inteligentes cuando usas el canal de invitación: Forms enviará recordatorios amables para empujar la participación.
Termina con la clasificación de datos alineada con la política de tu organización. Esto no afecta al aviso de aceptación de respuestas, pero sí a cómo protege tu empresa la información que recopilas.
Errores al cargar archivos y dónde se guardan
Las preguntas de tipo “Cargar archivo” guardan los ficheros en OneDrive para el trabajo o la escuela cuando el formulario es individual, o en la biblioteca de documentos de SharePoint del grupo cuando es un formulario de grupo. Si en tu entorno se bloquea el uso compartido o hay restricciones de biblioteca, saltarán errores al intentar crear la carpeta de cargas o al subir el archivo.
Error: “No hemos podido crear una carpeta de archivos de carga en OneDrive para la Empresa”
Este mensaje suele deberse a tres motivos: está habilitado el bloqueo de permisos de acceso limitado en la colección de sitios; los vínculos de uso compartido de toda la organización están deshabilitados; o solo los propietarios del sitio pueden compartir archivos y carpetas. Ajusta lo siguiente:
Para un formulario individual (OneDrive): desactiva el bloqueo de permisos de acceso limitado en Configuración > OneDrive > Características de colección de sitios. Si está “Activo”, ponlo en “Desactivar”.
Comprueba además el estado del uso compartido con PowerShell (requiere ser admin de SharePoint Online y de colecciones de sitios):
(Get-SPOSite <URL_de_tu_OneDrive>).DisableCompanyWideSharingLinks
Si estaba deshabilitado, habilítalo con Set-SPOSite:
Set-SPOSite -Identity <URL_de_tu_OneDrive> -DisableCompanyWideSharingLinks NotDisabled
Para un formulario de grupo (SharePoint): realiza la misma verificación sobre el sitio de grupo y asegúrate de que los miembros del sitio puedan compartir. En Permisos del sitio, en “Uso compartido”, cambia cómo comparten los miembros y guarda.
Error: “No se pudo cargar el archivo”
Si los vínculos de uso compartido “Personas de su organización” están deshabilitados, habilítalos con Set-SPOSite sobre el sitio correspondiente (OneDrive o SharePoint de grupo) y revisa con Get-SPOSite que el valor haya cambiado. Si moviste un formulario individual a un grupo, borra y vuelve a crear las preguntas de carga para que se vinculen al sitio correcto; los archivos previos seguirán en OneDrive del propietario original.
Error: “Acceso denegado. No tiene permisos…”
Puede aparecer si intentas acceder desde un dispositivo no administrado y la organización bloquea SharePoint en esos dispositivos. En el Centro de administración de SharePoint, en Acceso > Dispositivos no administrados, elige la política adecuada (acceso total o acceso limitado desde web).
Otra causa posible: has creado una cuenta nueva con el mismo UPN que una eliminada. En ese caso, resuelve la desalineación del identificador de usuario en SharePoint/OneDrive para restablecer permisos.
Error: “Los archivos cargados han expirado o están rotos, vuelva a cargar los archivos”
Se produce si en la biblioteca está activo “Requerir desprotección de documentos para poder editarlos”. En la biblioteca correspondiente, entra a Configuración > Configuración de versiones y pon la opción en “No”. Aplica tanto en el OneDrive personal del autor como en la biblioteca del sitio de grupo.
Error: “No tiene acceso para crear esta carpeta o no tiene una licencia válida”
Ocurre cuando el comando Nueva carpeta está deshabilitado en la biblioteca donde se guardan las cargas. Ve a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y activa “Hacer que el comando ‘Nueva carpeta’ esté disponible”. Guarda los cambios y prueba de nuevo la pregunta de carga.
Buenas prácticas antes de compartir un formulario
Haz una revisión de “sanidad” rápida: confirma que Aceptar respuestas está activo, que la fecha de inicio y final son correctas y que el temporizador (si lo hay) corresponde al tiempo real que quieres dar.
Verifica los permisos de respuesta: si esperas participación externa, elige “Cualquiera con el vínculo”. Si necesitas control por identidad, limita a “Solo personas de mi organización” y activa Registrar nombre y “Una respuesta por persona”.
Prueba con un compañero o desde una ventana privada. Esto detecta restricciones de inquilino (por ejemplo, bloqueo en dispositivos no administrados) y problemas de caché. Comprueba además que el enlace compartido no es un enlace de colaboración (para editores) en lugar del enlace para responder.
Si el formulario es un cuestionario, decide si quieres Mostrar resultados automáticamente y si añadirás explicaciones. Valora usar “Hacer un examen” si necesitas un entorno cerrado y, si usas preguntas de carga, valida que la biblioteca de destino permite carpetas y no exige desprotección.
Cómo contactar con soporte y dar feedback
Si tras todo lo anterior el formulario sigue sin aceptar respuestas sin motivo claro, tu administrador debe abrir una solicitud de servicio desde el Centro de administración de Microsoft 365. Allí el equipo de desarrollo puede recoger registros (por ejemplo, HAR) y analizar el caso. Comprueba además el panel de estado del servicio para descartar un incidente activo.
Y si quieres proponer mejoras o reportar comportamientos anómalos, en la esquina superior derecha del formulario tienes Más opciones de formulario > Comentarios. También te pueden venir bien estos recursos: “Crear un formulario”, “Crear un cuestionario”, “Cambiar el tema”, “Enviar el formulario para recopilar respuestas” y “Compartir un formulario para colaborar”.
El mensaje de que un formulario no acepta respuestas siempre se explica por un ajuste de Forms o por una política del inquilino: revisa el interruptor de aceptación, las fechas y la duración, valida quién puede responder, cuida los detalles de experiencia, y atiende a las políticas de OneDrive/SharePoint si usas cargas de archivos; cuando algo no encaje, prueba en ventana privada, sincroniza con un nuevo libro de Excel, consulta la API y, si procede, involucra al administrador para ajustar las directivas o escalar al soporte de Microsoft.