Microsoft mejora la función copiar y pegar en Excel

La función copiar y pegar en Excel es todo un clásico que nos puede ahorrar mucho tiempo, e incluso nos evita los típicos errores que podríamos cometer al transcribir los datos de una celda a otra. Si eres usuario de esta funcionalidad, te alegrará saber que han llegado mejoras.

Microsoft está muy centrada en el desarrollo de la IA, pero no por eso está dejando de lado ni sus sistemas operativos ni sus herramientas ofimáticas. Por eso, sigue sorprendiéndonos con mejoras y novedades.

¿En qué consiste y cómo te ayuda la función de copiar y pegar en Excel?

Dentro de los atajos de teclado que podemos usar en Windows, la de cortar o copiar y pegar es una de las más populares y también de las más útiles.

En el caso concreto de Excel, hablamos de una característica que nos permite llevar datos desde una ubicación a otra en una hoja de cálculo:

• Cortar. Al elegir la opción de “cortar” los datos seleccionados desaparecen de su ubicación original y se copian en el portapapeles del sistema operativo.
• Copiar. Copia los datos seleccionados en el portapapeles, pero estos se mantienen en la celda original.
• Pegar. Esos datos que hemos cortado o copiado se pegan directamente desde el portapapeles en la ubicación que hemos elegido. Y desaparecen del portapapeles.

Esta funcionalidad nos puede resultar de gran ayuda cuando estamos trabajando con una hoja de cálculo. Porque sirve para:

Reorganizar datos

Si necesitas reorganizar filas o columnas de datos, o cambiar el orden, bastará con hacer un “cortapega” de los datos. En unos minutos lo tendrás todo listo, sin tener que pasar por el tedioso proceso de volver a escribir la información que quieres cambiar de ubicación.

Mover datos entre hojas de cálculo

Con la función de copiar y pegar en Excel podemos llevar datos de una hoja de cálculo a cualquier otra, siempre y cuando se encuentre dentro del mismo libro.

Reducir errores

Cuantas más veces tienes que reproducir un dato, especialmente si se trata de una cifra, más posibilidades hay de que cometas algún error y luego el resultado final no cuadre con el que esperabas obtener.

Si en lugar de hacer la transcripción a mano utilizamos los comandos de Windows para cortar o copiar y pegar en Excel, reduces ese riesgo.

Copiar y mover fórmulas

Muchas personas que no son usuarios avanzados de Excel no lo saben, pero la función de cortar o copiar y pegar sirve para mucho más que para trasladar datos de una celda a otra. También permite mover fórmulas dentro de una hoja de cálculo. Algo que resulta de mucha utilidad cuando hace falta reorganizar fórmulas complejas o hay que copiarlas de una celda a otra para seguir trabajando con ellas.

Reorganizar objetos gráficos

Si has incluido gráficos, imágenes u otros elementos visuales en tu hoja de cálculo, también puedes desplazarlos fácilmente de un lugar a otro con esta funcionalidad.

¿Qué mejora nos ofrece ahora Microsoft en la función copiar y pegar en Excel?

Como hemos visto, el principal objetivo de esta funcionalidad es que ahorremos tiempo y posibles errores, y la actualización que acaba de llegar va en ese sentido. Porque lo que quiere Microsoft es que podamos trabajar de una forma todavía más ágil, eliminando el número de clics necesarios para operar en Excel para la web.

Los usuarios ya están notando que se han mejorado las funciones de arrastrar y soltar, de manera que resulta más sencillo seleccionar y reubicar las filas y columnas. Lo cual nos ahorra tener que estar haciendo clic en diferentes espacios y simplifica y agiliza el proceso.

No es esta la única mejora, también han llegado otras, y todas se están aplicando de manera automática, sin necesidad de que tú como usuario tengas que instalar nada:

• Autocompletar. La mejora te permite añadir datos en una celda y que la información se ajuste automáticamente en las celdas relacionadas.
• Pegar. Ahora, al copiar datos, aparece un icono emergente con las diferentes opciones de pegado que están disponibles. Esto es de mucha utilidad cuando trabajamos con fórmulas.
• Control sobre los datos. Excel en la web te ofrece ya las opciones de “Solo fórmulas”, “Solo formato” y “Valores y formato”, para que como usuario tengas un mayor control sobre los datos.

Al margen de las nuevas mejoras para la función de copiar y pegar en Excel, podemos hacer este trámite a través de un sencillo atajo de teclado. Pulsa sobre el rango de celdas que deseas copiar y pulsa Ctrl + C (Command + C si trabajas desde un Mac). Para pegar, selecciona la celda o rango de celdas y pulsa Ctrl + V (Command + V desde Mac).

Trucos para sacarle más partido a Excel

Si quieres sacarle todavía más partido a la herramienta de hojas de cálculo de Microsoft, presta atención a estos trucos:

Seleccionar todo

Si necesitas seleccionar todo el contenido de una hoja de cálculo para cortarlo o copiarlo y pegarlo en otra ubicación, pulsa sobre el icono que aparece en la esquina superior izquierda del documento. Justo entre la “A” de la columna y el número 1 de la fila.

Extrae datos de un PDF

Si te envían un documento PDF con una tabla con la que tienes que trabajar en Excel, no tienes que copiarla a mano, prueba este truco:

• Abre una hoja en blanco de Excel.
• Clica sobre la pestaña “Datos” y luego “Obtener datos”.
• Elige la opción “Desde un archivo”.
• Si te aparece la opción “Desde un PDF” escoge directamente esta. Si no aparece, utiliza “Desde el texto/CSV”.
• Selecciona el documento PDF que tiene la tabla que te interesa.
• Haz doble clic en el nombre de archivo y pulsa sobre el campo “Table”.
• Si la previsualización es correcta, haz doble clic en “Table”.
• Pulsa “Cerrar y cargar”

Tras esto ya deberías tener la tabla en tu hoja de cálculo.

Protección de hojas y celdas

Si hay varias personas trabajando en un mismo documento, puedes proteger la información frente a los cambios no deseados.

• Clica con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja a proteger, en la parte inferior de la ventana de Excel.
• Selecciona “Proteger hoja”.
• Aparece un cuadro de diálogo en el que puedes establecer una contraseña.
• Selecciona qué acciones de modificación estarán permitidas en la hoja.
• Pulsa sobre “Aceptar”.

Hay muchas formas de sacarle partido a las hojas de cálculo y de utilizarlas de una forma más rápida y sencilla. Sin lugar a dudas, los cambios en la función de copiar y pegar en Excel consiguen que usar esta herramienta ofimática sea todavía más fácil.