Sé más productivo con estos trucos para Microsoft To Do

Así puedes ser más productivo con Microsoft To Do.

La productividad es un tema que nos preocupa a todos tanto a nivel profesional como académico, y es que parece que nunca hay tiempo suficiente para hacer frente a todas las tareas pendientes de realizar. Por suerte, la tecnología nos echa una mano y, entre las múltiples herramientas diseñadas para agilizar la productividad, destaca Microsoft To Do.

Vamos a ver algunos sencillos trucos con los que vas a poder sacarle todavía más partido a esta aplicación. Si los pones en práctica, vas a notar que tu tiempo de trabajo o estudio te empieza a cundir mucho más.

¿Qué es Microsoft To Do?

Por si todavía no la conoces, esta es una aplicación especializada en la gestión de tareas y de listas de cosas pendientes de realizar. Su objetivo es ayudarnos a organizar nuestras responsabilidades diarias y a hacer un seguimiento de ellas, para lo que cuenta con recordatorios y listas de pendientes.

Entre sus características más destacables están las siguientes:

  • Listas personalizadas. Puedes crear tus propias listas con las tareas pendientes. Organizadas por temas, proyectos o áreas.
  • Vistas y filtrado. Te permite ver tus tareas pendientes agrupadas en base a diferentes criterios como fecha de vencimiento o prioridad.
  • Recordatorios. Para asegurarte de que nada se te pasa por alto, puedes crear tus propios recordatorios y establecer fechas de vencimiento para tus tareas.
  • Integración con Microsoft 365. Esta herramienta se integra con otras aplicaciones y servicios de Microsoft365 como Outlook o Planner. Así puedes hacer una mejor gestión de tus tareas pendientes entre diferentes plataformas y dispositivos.
  • Colaboración. Permite compartir listas con otras personas, agilizando el trabajo en equipo.
  • Interfaz intuitiva. Es muy sencilla de utilizar. En cuanto uses esta herramienta un par de veces, estarás listo para sacarle el máximo partido posible.

Y ahora que ya conocemos un poco mejor esta aplicación, es hora de repasar algunos sencillos trucos que potenciarán nuestra productividad.

Utiliza el sistema de tareas y pasos

El sistema de paso a paso de Microsoft To Do

A través de la función “Agregar una tarea” vas configurando tus listas de pendientes. A fin de llegar a ser todavía más productivo y poder concentrarte en el trabajo cuando llegue el momento de hacerlo, puedes añadir pasos dentro de cada tarea.

Se trata de crear subtareas dentro de la tarea principal. Las puedes ir tachando a medida que las completas y así controlar el avance.

Por ejemplo, si eres periodista y tienes que escribir un artículo sobre un determinado tema, los pasos pueden ser:

  • Buscar alternativas de título para el texto.
  • Encontrar fuentes de documentación.
  • Examinar si la competencia ha tratado ese tema.
  • Localizar imágenes para el texto.
  • Redactar el borrador.
  • Corregir el borrador.
  • Subir el texto final a la plataforma de publicación.

Utilizar los códigos de color

En Microsoft To Do puedes crear listas formadas por varias tareas que están integradas dentro de un mismo proyecto.

Para agilizar la búsqueda de información cuando tienes varias listas, no hay nada más sencillo que establecer un código de colores para cada una. Para ello, pulsa sobre la lista deseada, y en el menú emergente que vas a ver escoge la opción de “Cambiar tema”. Asigna un color, y ya lo tienes listo.

De esta forma puedes diferenciar rápidamente entre proyectos o listas que pertenecen a diferentes ámbitos de tu vida.

Envía correos desde Outlook a To Do

Facilidad para enviar correos desde Outlook.

Como decíamos antes, esta aplicación puede sincronizarse con otras de Microsoft, y entre ellas está el servicio de correo electrónico Outlook.

Si te llega un email que guarda relación con alguna tarea en marcha, puedes enviarlo a To Do para tener en cuenta su contenido cuando llegue el momento de afrontar ese trabajo.

Para lograrlo, entra en el correo electrónico en cuestión y en el menú de la parte superior clica sobre “Marcar”. Te aparecerá directamente en To Do en la sección “Correo electrónico marcado”.

Usa las listas compartidas de Microsoft To Do

Las listas colaborativas son una gran idea cuando se trata de gestionar un trabajo en el que deben intervenir varias personas. Es tan sencillo como crear una lista, asignar las tareas y compartirla con los interesados.

Si deseas mantener todo lo posible la privacidad de la lista que has compartido, puedes activar la opción “Limitar el acceso a los miembros actuales”. De esta manera, tú serás la única persona con capacidad de decidir los participantes que se añaden a la lista colaborativa.

Arrastra y suelta elementos

Tanto si usas Microsoft To Do en el móvil como si lo haces en el ordenador, puedes arrastrar elementos de una ventana a otra y crear tareas en base a ellos. Esto agiliza mucho la creación de las listas.

Para utilizar esta funcionalidad tienes que utilizar el modo de pantalla dividida, arrastrar el texto que te interesa y llevarlo de un lugar a otro.

Usa emojis para poner iconos a las tareas

Esta herramienta nos permite utilizar emoticonos en las listas de tareas, como forma de identificarlas rápidamente. Aunque no cuenta con el mismo sistema respecto a las tareas, esto no quiere decir que no podamos utilizarlo.

Edita el nombre de la tareas que has creado y añade un emoticono utilizando el teclado. La ventaja añadida de este sistema es que no quedas limitado a los emojis que To Do incorpora por defecto, puedes utilizar el que más te guste.

Utiliza el sistema de htags

El sistema de Htags.

Para agilizar la localización de tareas, puedes utilizar hashtags. De esta forma, cuando busques la palabra utilizada, te aparecerá todo el contenido que hayas marcado con esa etiqueta.

Puedes crear tu propio sistema de hashtags y utilizarlo para gestionar tus tareas en lugar de recurrir a las categorías que te ofrece Microsoft To Do.

Crea avisos de fecha de vencimiento y recordatorios

De poco te sirve organizar todas tus tareas si no sabes cuándo debería estar terminada cada una de ellas. Para evitar retrasos, exprime al máximo el sistema de recordatorios y de fechas de vencimiento que te ofrece esta aplicación.

Cada vez que crees una tarea, pon para ella una fecha de vencimiento y añade un recordatorio que te ponga sobre aviso unos días antes.

Ser más productivo es un poco más fácil con Microsoft To Do. Sumérgete en esta herramienta y en poco tiempo serás un experto gestionando el tiempo para abordar cada tarea pendiente.


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