Hay muchas aplicaciones y programas que podemos incorporar a nuestras actividades diarias para ser más eficientes, organizados y productivos. Aunque no todas son igual de buenas. Lo ideal es que exista un buen equilibrio entre las posibilidades que estas apps ofrecen y su facilidad de uso. Si ponemos todo eso en la balanza, una de las mejores herramientas que vamos a encontrar es Microsoft To Do.
Tal vez ha llegado ya la hora de dejar algunas viejas costumbres, como la de apuntar las cosas en cualquier lugar, garabatear en las agendas de papel, colocar post-it y otros métodos para organizar nuestras actividades cotidianas. Poner orden en el caos. Eso es precisamente lo que esta aplicación nos proporciona.
¿Qué es Microsoft To Do?
Microsoft To Do es una aplicación de gestión de tareas basada en la nube. Su objetivo es el de que sus usuarios puedan gestionar sus tareas diarias desde cualquier dispositivo (PC, tablet o smartphone) de forma sencilla y eficiente. Fue creada en el año 2017 por Wunderlist y adquirida poco después por Microsoft, que le dio su nombre actual. To-do es la expresión que se usa en inglés para designar una lista de tareas pendientes.
El funcionamiento de esta app es muy similar al de una agenda online. A través de ella, vamos a poder crear tareas que se mostrarán como «pendientes» y que posteriormente vamos a poder marcar como completadas a medida que estas son realizadas. A partir de ahí, cada usuario puede añadir el nivel de precisión o complejidad que desee o que necesite, agregando sub-tareas, recordatorios, notas, descripciones o archivos adjuntos con un máximo de 25 MB.
Una característica muy interesante de Microsoft To Do es que nos permite jerarquizar las tareas pendientes, ordenándolas según ciertos criterios como más o menos importante o más o menos urgente.
Hay que destacar sobre todo la función «Mi día», piedra angular de la aplicación. Es aquí donde se ordenan todas las tareas y se muestran al usuario de forma clara y estructurada. La propia app se encarga de recordarnos lo que tenemos aún pendientes (tareas sin terminar) y los plazos que quedan para completar cada una de las tareas, si los hay.
Sin duda, una de sus grandes ventajas es que es fácil de usar y muy intuitiva. Esas son características clave para cualquier usuario, ya que la idea final es mejorar y simplificar, no añadir complicaciones. Las listas que vayamos creando se pueden codificar por colores y también pueden ser compartidas con amigos, familiares, compañeros de clase, colegas del trabajo…
Los usuarios de Microsoft To Do se muestran en general muy satisfechos con la aplicación, aunque también echan de menos algunas características como la vista de calendario o la posibilidad de utilizar diferentes fuentes. Aspectos que probablemente serán corregidos en futuras versiones.
Integraciones con otros servicios de Microsoft
Microsoft To Do es una herramienta ideal para los usuarios que trabajan habitualmente con Microsoft 365. Como ya todo el mundo sabe, uno de los puntos fuertes de esta suite ofimática es la posibilidad de integración entre sus diferentes herramientas. Eso se traduce en una simplificación de los procesos y, en consecuencia, un aumento de la productividad. Estas son las herramientas que se pueden integrar con Microsoft To Do:
Con Outlook
Cuando marcamos un correo electrónico con una bandera roja en Outlook, este pasará de forma automática a To Do en forma de «tarea pendiente», convenientemente etiquetada con el nombre del asunto del correo. Una sincronización total. Aparte de esto, el usuario puede todavía añadir un recordatorio o una fecha de vencimiento, entre otras cosas.
Con Planner
Todas las tareas que un usuario tenga asignadas en Planner se mostrarán también de manera inmediata en Microsoft To Do. En concreto, aparecerán en el apartado «Asignadas a tu usuario». De igual manera, cuando se marque la tarea como completada en To Do esta también aparecerá como completada en Planner y se enviarán las notificaciones correspondientes.
Conclusión
Es posible que existan otras herramientas más complejas, principalmente pensadas para ser usadas por empresas y grandes organizaciones. Sin embargo, Microsoft To Do resulta mucho más conveniente para la gran mayoría de usuarios, ofreciendo un excelente nivel y al mismo tiempo un manejo sencillo. De este modo, vamos a poder usar esta aplicación sin problemas para diferentes ámbitos de nuestra vida como el trabajo, los estudios o el hogar.
Una gran ayuda si lo que queremos es mantener todas nuestras tareas organizadas. La garantía de un trabajo eficiente y un modo muy práctico de poner orden en nuestro día a día. No hay que olvidar la importancia de llevar una vida ordenada, no solo ya para cumplir con todos nuestros compromisos y obligaciones, sino también para aspirar a conseguir cierto nivel de equilibrio psíquico y emocional. En este particular, la ayuda de To Do vale su peso en oro.
La versión de escritorio para PC de Microsoft To Do se puede descargar de forma totalmente gratuita a través de este enlace. También existen versiones para dispositivos móviles iOS y Android.