Hay que reconocerlo: todos nos hemos vuelto más perezosos a la hora de leer, al menos cuando se trata de lidiar con largos y pesados textos relacionados con nuestra actividad laboral. Por eso ha sido muy bien acogida la última mejora para la herramienta de texto más usada del mundo, la cual nos va a permitir ahorrar tiempo y esfuerzo: Microsoft Word lanza la función de resúmenes automáticos con IA.
Lo cierto es que se trata de una función largamente esperada que ahora ya es una realidad gracias a la integración de Copilot IA en esta aplicación de Microsoft 365. En este post te explicamos cómo funciona.
Las informaciones que Microsoft ha ido facilitando acerca de esta nueva característica nos permiten comprender mejor cómo va a ser su funcionamiento: la función de Word para resúmenes automáticos se activará de forma automática cada que abramos un archivo, mostrándonos los puntos esenciales del texto en cuestión. Así que ya no tendremos que perder nuestro precioso tiempo leyéndolo.
Según Stephanie Visser, directora de producto del equipo de Word, uno de los problemas a los que nos enfrentamos es el exceso de contenidos. Esto nos lleva a una necesidad cada vez mayor de contar con herramientas para procesar correctamente la información. «Microsoft Copilot —afirma Visser— puede ayudar a aliviar esta situación proporcionando un resumen automático en la parte superior de los documentos de Word».
¿Cómo funciona?
Lo más interesante de la herramienta de inteligencia artificial de Word para realizar resúmenes automático de un texto o documento es que no hace falta activar ninguna función. Copilot actúa por defecto, sin necesidad de darle instrucciones.
Nada más abrir un archivo, aparece en pantalla un recuadro específico situado entre la primera hoja y la cinta de opciones bajo el título Copilot Summary (como se ve en la imagen que hay sobre estas líneas). Este recuadro se muestra comprimido, dejándonos ver solamente las primeras líneas del resumen elaborado a partir del documento en cuestión. Para ver el resumen completo, hay que pulsar sobre el botón «Ver más».
Desde Microsoft aseguran que esta función IA de Word para hacer resúmenes automáticos puede trabajar con textos de entre 300 y 80.000 palabras. Esto es cuatro veces más del límite máximo que se estableció cuando aparecieron las primeras noticias de que se estaba desarrollando esta herramienta.
Un aspecto que seguramente será pulido más adelante es la capacidad de esta función de trabajar en tiempo real. Es decir, si al texto resumido le añadimos un nuevo fragmento, Copilot no lo va a resumir de forma automática. Tendremos que usar el botón «Buscar nuevo resumen» para que lo haga.
Resumir y compartir
Otra posibilidad que nos brinda esta herramienta es la de generar resúmenes al compartir un documento con, por ejemplo, otros compañeros de trabajo. Esto funciona, como es lógico, cuando se trata de documentos no cifrados.
Para hacer servir esta función, hay que hacer lo siguiente:
- En primer lugar, debemos ir al documento en cuestión y seleccionar el botón «Compartir».
- En la nueva ventana que se abre, seleccionamos el icono de Copilot.
- Después, hacemos clic en «Agregar un mensaje».
A partir de ahí, Copilot generará un resumen del documento para que lo podamos compartir más fácilmente, aunque el usuario siempre tendrá la opción de revisar y editar dicho resumen. De esta manera, después de compartir el archivo de Word, nuestros colaboradores recibirán una notificación por correo electrónico en la cual se incluirá el resumen generado por la IA.
Una función con usos muy prácticos
Hay infinidad de situaciones en las que esta nueva función IA de Word para realizar resúmenes automáticos nos va a ser de gran utilidad. Los estudiantes pueden obtener un extracto de las ideas principales de un trabajo escrito o una lección; por su parte, hay muchos profesionales de diversos campos que, ante la necesidad y obligación de leer largos y farragosos textos oficiales (informes, contratos, etc.), encontrarán en esta función de inteligencia artificial una práctica solución.
Sin embargo, hay algo que debemos tener en cuenta: la calidad del resumen puede ser mayor o menor dependiendo de la complejidad y naturaleza del texto. Por esa razón es siempre recomendable revisar el resumen generado por Copilot para asegurarnos de que contiene todos los puntos clave. Tal vez eso suponga realizar una lectura rápida y por encima del documento, que es precisamente el trabajo que deseamos evitar.
Esta valiosa herramienta de síntesis va a estar disponible en todas las versiones de Word para Windows, Mac y web. Eso sí, para poder utilizarlo y disfrutar de todas sus ventajas es necesaria una suscripción de pago a Copilot (que es independiente a la suscripción de Microsoft 365).
Si deseas conocer otras de las muchas funciones que la IA de Microsoft nos ofrece, te invitamos a leer algunas de nuestras entradas anteriores: Cómo acceder al Bloc de Notas de Copilot y qué funciones interesantes presenta y Copilot en Outlook: Tu asistente personal para escribir correos eficientes.