Perder un archivo de Excel en el que has estado trabajando horas, días o incluso semanas puede resultar angustiante y poner en jaque la productividad y los nervios de cualquiera. Ya sea por un apagón eléctrico, un cierre inesperado del programa, olvidar guardar los cambios o simplemente por despistes, situaciones de este tipo son más habituales de lo que parece. Por suerte, recuperar archivos de Excel es posible. Te lo explicamos aquí.
No solo es. También te explicaremos cómo puedes prevenir estas situaciones configurando correctamente el guardado automático, aprovechando las opciones de copia de seguridad tanto en local como en la nube, y usando software especializado para los casos más extremos.
Métodos para recuperar archivos de Excel no guardados
A todos nos ha pasado alguna vez: terminas una hoja, cierras deprisa o pasa algo en tu ordenador y el archivo, sencillamente, no aparece. Excel incorpora varias fórmulas para intentar recuperar archivos de Excel no guardados o eliminados por accidente. A continuación, los métodos más efectivos que puedes aplicar:
Recuperación automática de Excel
Cuando abres Excel después de un cierre inesperado, suele aparecer el panel de recuperación de documentos en el lateral, mostrando una lista de archivos que no se guardaron correctamente. Solo tienes que hacer clic en el archivo que deseas recuperar y guardarlo como uno nuevo. Si no aparece automáticamente:
- Abre Excel y elige cualquiera de las hojas disponibles.
- Busca y haz clic en «Mostrar archivos recuperados» si aparece esa opción.
- Guarda el archivo recuperado con otro nombre para evitar sobrescribir.
Esta función es fundamental si los últimos cambios se perdieron por un cierre abrupto y Excel no tuvo tiempo de guardar.
Buscar libros no guardados manualmente
Si la recuperación automática no aparece sola, puedes buscar los libros no guardados desde el menú Archivo:
- Abre un documento en blanco en Excel.
- Ve al menú «Archivo» > «Información» > «Administrar libro».
- Selecciona la opción «Recuperar libros no guardados».
- Se abrirá una carpeta con los archivos temporales no guardados: elige el que estabas buscando, ábrelo y guárdalo inmediatamente en tu ubicación preferida.
¿Dónde se guardan estos libros? Suelen estar en una de las siguientes rutas:
C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
Cambia por tu usuario de Windows. Si trabajas mucho con Excel, te conviene tener a mano esta dirección.
Recuperar archivos desde la caché o archivos temporales
Otra posibilidad es localizar archivos temporales de Excel en el sistema. Estos archivos suelen tener extensiones .tmp o comenzarán con el símbolo ~ (virgulilla).
- Dirígete al explorador de archivos y navega a la carpeta C:\Usuarios\TuNombre\AppData\Local\Temp.
- Busca archivos con extensión .tmp o nombres similares a ~xxxx.tmp.
- Renómbralos, prueba cambiando la extensión a .xlsx y trata de abrirlos con Excel.
Este método requiere paciencia porque entre los archivos temporales puede haber muchos y no siempre están bien identificados. Sin embargo, es un buen último recurso.
Recuperar versiones anteriores de archivos o documentos sobrescritos
En ocasiones, el problema no es que no hayas guardado, sino que has sobrescrito un archivo por error o necesitas recuperar una versión anterior. En estos casos, tanto Windows como algunos servicios en la nube ofrecen la posibilidad de volver atrás en el historial de archivos.
Historial de versiones de archivos en Windows
Windows puede guardar diferentes versiones de un mismo archivo si tienes activado el historial de archivos. Para acceder a versiones anteriores de un Excel:
- Haz clic derecho sobre el archivo en cuestión y selecciona «Propiedades».
- Abre la pestaña «Versiones anteriores».
- Aparecerá un listado con copias de seguridad o puntos de restauración. Selecciona la versión que te interese y pulsa en «Restaurar» o «Copiar» si prefieres conservar también la actual.
Recuerda que debes tener activado previamente el historial de archivos en tu Panel de Control de Windows:
- Ve a Sistema y Seguridad > Historial de archivos.
- Elige una unidad externa para almacenar las copias y activa la función.
- Puedes seleccionar carpetas concretas para incluirlas en la copia de seguridad.
Cuanto más tiempo lleves usando el historial de archivos, más versiones antiguas tendrás disponible para recuperar.
Gestor de versiones en OneDrive y SharePoint
Si trabajas con archivos almacenados en OneDrive o SharePoint, tienes a tu disposición el historial de versiones integrado. Esto es perfecto si colaboras con otras personas o accedes a tus archivos desde varios dispositivos.
- Entra en OneDrive/SharePoint, localiza el archivo Excel que quieres restaurar.
- Haz clic derecho y selecciona «Historial de versiones».
- Revisa las diferentes versiones guardadas y selecciona la que necesitas.
- Puedes abrirla como solo lectura o guardarla como un nuevo documento.
Este sistema te da una gran tranquilidad, porque automáticamente se almacenan versiones antiguas que puedes rescatar en caso de error, sobrescritura o borrado accidental.
Reparar y recuperar archivos de Excel dañados
Otro escenario frecuente es trabajar con un archivo que, de repente, no puede abrirse o muestra errores de corrupción. Excel ofrece herramientas específicas para intentar recuperar o reparar estos archivos:
Función «Abrir y reparar»
Cuando Excel detecta que un archivo está dañado, puede intentar repararlo automáticamente. Si no lo hace, puedes forzar la reparación manual:
- Abre Excel y ve a Archivo > Abrir.
- Selecciona el archivo que da problemas.
- Junto al botón «Abrir», haz clic en la flechita y selecciona «Abrir y reparar».
- Elige «Reparar» para que intente recuperar el máximo de datos posible. Si no lo logra, selecciona «Extraer datos» para salvar al menos los valores y fórmulas.
Esta opción suele funcionar con archivos dañados por cortes eléctricos o problemas durante el guardado.
Otros métodos para recuperar datos de un libro dañado
Si el método anterior no da resultado, existen más alternativas:
- Recuperar la última versión guardada: Abre Excel, ve a Archivo > Abrir y selecciona de nuevo el archivo. Puede que Excel te proponga abrir la versión previa sin los cambios que causaron el daño.
- Cambiar las opciones de cálculo de automático a manual puede ayudar a abrir libros dañados que fallan por cálculos complejos.
- Utilizar referencias externas: Crea un nuevo libro y utiliza fórmulas para importar datos desde el archivo dañado. Por ejemplo, en una celda usa =‘Hoja1’!A1.
- Usar macros para extraer datos: Puedes usar macros para tratar de extraer la información de gráficos vinculados si queda algún dato rescatable.
Estos métodos requieren un poco más de manejo de Excel, pero pueden evitar que pierdas toda la información si el archivo está gravemente comprometido.
Herramientas y configuraciones para prevenir pérdidas de archivos Excel
Prevenir es siempre la mejor estrategia. Excel permite configurar opciones para minimizar el riesgo de pérdida de datos y facilitar la recuperación:
Configura el guardado automático y la Autorrecuperación
- Abre Excel, ve a Archivo > Opciones > Guardar.
- Asegúrate de que la opción «Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos» está marcada. Puedes ajustar la frecuencia (por ejemplo, cada 5 minutos si el trabajo es importante).
- Indica la carpeta donde quieras guardar los archivos de autorrecuperación y confirma los cambios.
- Verifica que no esté marcada la opción «Deshabilitar Autorrecuperación únicamente para este libro».
Cuanto mayor sea la frecuencia de guardado, menor será la cantidad de trabajo que puedas perder si ocurre cualquier imprevisto.
Habilita la creación de copias de seguridad automáticas
- Dentro de Archivo > Guardar como, selecciona «Examinar» para elegir la ubicación.
- En la ventana emergente, haz clic en Herramientas > Opciones generales.
- Marca «Crear siempre una copia de seguridad» y haz clic en Aceptar.
Gracias a esta opción, Excel generará una copia de seguridad con la extensión .xlk cada vez que guardes, dándote una segunda oportunidad si el original se corrompe o borras por error.
Vincula tu cuenta de OneDrive
Si tienes una cuenta de Microsoft, vincúlala con OneDrive para activar el guardado en la nube. Así, tus archivos estarán respaldados al instante y podrás acceder desde cualquier dispositivo o recuperar versiones anteriores fácilmente.
- Abre Excel y accede a Cuenta > Servicios conectados.
- Verifica que OneDrive esté vinculado o configúralo siguiendo los pasos en pantalla.
Software especializado para recuperar archivos Excel eliminados
En los casos más extremos, cuando el archivo ha sido eliminado completamente del equipo, existen programas de recuperación de datos capaces de rastrear y restaurar archivos perdidos. Herramientas como EaseUS Data Recovery Wizard o Wondershare Recoverit Data Recovery permiten buscar archivos borrados en tu disco y recuperarlos con unos pocos clics.
El proceso es generalmente el siguiente:
- Instala el software en tu ordenador.
- Selecciona la unidad o carpeta donde estaba el archivo perdido.
- Inicia un análisis profundo para localizar archivos de Excel (puedes filtrar por extensiones .xls, .xlsx).
- Previsualiza el archivo y recupéralo seleccionando la opción correspondiente.
Recuerda: es importante no guardar nuevos archivos en la misma ubicación del archivo perdido para evitar sobreescribirlo antes de intentar recuperarlo.
Existen numerosas vías y herramientas para intentar recuperar tus archivos de Excel, ya sea que los hayas perdido por no guardar, borrado accidental, corrupción o fallos del sistema. La clave está en conocer las rutas y opciones que ofrece Excel, así como en contar con una estrategia de prevención: utiliza el guardado automático, vincula tu cuenta de OneDrive y activa las copias de seguridad para minimizar cualquier riesgo.