Nuevo diseño de Microsoft Planner, pronto contará con tecnología de IA

Así será el nuevo diseño de Microsoft Planner

Podría decirse que el nuevo diseño de Microsoft Planner ya “está en el horno”. Todavía no sabemos cuándo se hará oficial, pero desde Microsoft ya han confirmado que van a llegar interesantes novedades. Una de las más importantes, es que esta herramienta contará con tecnología de Inteligencia Artificial (IA).

De hecho, la renovación puede ser tan profunda, que es posible que incluso acabe cambiando de nombre. Vamos a ver con más detalle qué nos ofrece esta herramienta y qué podemos esperar con el nuevo diseño.

La herramienta de Microsoft para colaborar y gestionar tareas

La herramienta de Microsoft para gestionar tareas

Entre las aplicaciones de productividad de Microsoft 365 nos encontramos con Planner, una herramienta pensada para facilitar la colaboración entre equipos y la gestión de tareas a nivel individual y colectivo.

A través de ella podemos planificar tareas, hacer un seguimiento de su avance, y colaborar fácilmente con otras personas.

Si todavía no la has probado y te preguntas por qué es tan popular, aquí tienes unas cuantas razones:

  • Tableros visuales. Las tareas quedan agrupadas en tableros visuales, de forma que resulta fácil hacerse una idea de en qué estado se encuentra cada tarea. Nos dice cuáles están pendientes, cuáles en progreso y las que han sido finalizadas. Cuando se trabaja en equipo, esto es especialmente útil para agilizar la colaboración.
  • Creación y asignación de tareas. Cada usuario puede crear tareas y asignarlas a otro miembro del equipo. Esto facilita mucho el reparto de trabajos y ayuda a que todo el mundo tenga claro lo que tiene que hacer.
  • Listas de verificación y descripciones. En cada tarea podemos añadir una lista que detalla los elementos que deben completarse. Por ejemplo, los apartados concretos que queremos que aparezcan dentro de un informe.
  • Vistas y filtros. Los usuarios pueden segmentar la información de la manera que les resulte más útil. Por ejemplo, agrupando las tareas por fecha de vencimiento, por estado de progreso, o por asignación.
  • Notificaciones. Una de sus mayores ventajas es que nos envía notificaciones y recordatorios sobre las tareas que tenemos pendientes. Y también nos informa sobre el estado de avance de las tareas. Así, nadie se despista, y todo el mundo en el equipo sabe en qué punto se encuentran los demás.

A todo esto hay que sumarle que podemos trabajar con diferentes tableros a la vez. De esta forma, tenemos organizada de forma independiente la información relativa a cada proyecto, y se reducen las posibilidades de error o de duplicar tareas.

Y, como puedes imaginar, está totalmente integrado con Microsoft 365, por lo que nos da acceso a otras aplicaciones y servicios como Outlook, Teams y SharePoint.

¿Qué novedades trae el nuevo diseño de Microsoft Planner?

Todas las novedades del nuevo diseño de Microsoft Planner

Microsoft siempre ha sido una compañía líder en lo que a ofimática se refiere, y está presente a través de programas como Word o Excel en empresas de todo el mundo. Por eso, no es de extrañar que, en los últimos años, haya optado por potenciar sus herramientas vinculadas al ecosistema laboral, como Planner.

Planner + Copilot

A través de la información que se ha filtrado, hemos podido saber que Copilot tendrá presencia en la nueva versión de Planner. Es decir, que vamos a poder aprovechar todas las ventajas de la IA en esta herramienta.

Este es un paso más para avanzar en el objetivo que tiene Microsoft para enfocar su IA hacia el entorno laboral y la mejora de la productividad. Diferenciándose así de otras Inteligencias Artificiales.

Su papel en Planner todavía está por descubrir, pero todo parece indicar que ayudará a los usuarios a crear nuevos proyectos y a organizar las tareas de una manera más eficiente y rápida. De hecho, a medida que avance el proyecto, Copilot podría sugerir nuevas tareas para realizar o añadir nuevos objetivos al trabajo.

Lo que nos espera es una conjunción entre la aplicación To Do y Microsoft Project, junto con todas las características que Planner tiene en la actualidad, y las mejoras que pueden llegar de la mano de Copilot.

La nueva versión de Planner se estrenará en Microsoft Teams en primavera de 2024, y unos meses después se lanzará su nuevo servicio web.

Consejos para sacarle más partido a Microsoft Planner

Así puedes sacar el máximo provecho a Microsoft Planner

El nuevo diseño de Microsoft Planner va a llegar con muchas novedades. Para sacarles el máximo partido posible, lo mejor es que conozcas a fondo esta herramienta y exprimas todo lo posible sus funcionalidades actuales. Para ello, puedes aplicar estos consejos:

Planificación efectiva

Antes de lanzarte a usar la tecnología, haz una planificación básica de tu proyecto con ayuda de lápiz y papel. Definiendo los objetivos, las tareas que hay que realizar y los plazos de entrega.

Con esto claro, ya puedes empezar a crear tus tableros y organizar la información de la mejor manera posible.

Crea tableros para cada proyecto o subproyecto

Si tienes varios proyectos en marcha, o un proyecto muy grande que vas a dividir en varias partes, crea diferentes tableros para organizar la información. Esto te permitirá tener una visión clara y separada de lo que hay que hacer en cada momento, y evitará que te confundas.

Asigna tareas

Aprovecha esta funcionalidad para encargar tareas concretas a diferentes miembros del equipo. Esto te garantiza un avance más rápido, y también te ayuda a medir el rendimiento de quienes trabajan contigo.

Establece fechas de vencimiento

Si quieres que el trabajo se haga rápido, incluso si no estás colaborando con nadie y trabajas de manera individual, pon fechas de vencimiento para cada tarea. Esta es una manera sencilla de “meter presión” y conseguir que no haya retrasos ni prisas de última hora.

Aprovecha las listas de verificación

Si una tarea es compleja, haz uso de estas listas para definir los pasos que hay que dar hasta terminarla. Esto facilita el trabajo y hace que el avance en la tarea sea más rápido.

Pronto llegará el nuevo diseño de Microsoft Planner, que estamos seguros que hará esta herramienta todavía más útil y práctica. Mientras tanto, no dejes pasar la oportunidad de aprovechar todas sus funcionalidades y mejorar con ella tu productividad.


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