Personalizar las herramientas de Word es una de las formas más rápidas de trabajar mejor y con menos clics. Tanto la Barra de herramientas de acceso rápido como la Cinta de opciones pueden adaptarse a lo que haces cada día: añadir comandos que usas siempre, cambiar su orden, moverlos de sitio, exportar tu configuración para llevarla a otro ordenador y mucho más.
En esta guía te explicamos todo lo que puedes hacer para dejar Word a tu gusto: mostrar u ocultar la barra, moverla, enseñar u ocultar etiquetas, sumar comandos que no están en la cinta, reordenarlos, restablecer, exportar e importar personalizaciones, crear grupos propios en la Cinta e incluso elegir su icono si ves una “bolita verde o azul”. También repasamos opciones generales útiles y cómo fijar una fuente predeterminada.
Qué es y para qué sirve la Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido (QAT, por sus siglas en inglés) es un pequeño conjunto de iconos que siempre están visibles, independientemente de la pestaña de la Cinta de opciones en la que estés. Es el lugar perfecto para anclar acciones frecuentes para que estén a un clic.
Por defecto suele incluir Guardado automático, Guardar, Deshacer, Rehacer y el botón de Personalizar. Esta selección puede variar según versión, pero la idea es la misma: tener a mano lo esencial sin tener que ir navegando por pestañas.
La QAT es independiente de la pestaña activa en la cinta, y por eso se comporta como un “atajo flotante” que te acompaña mientras escribes, revisas o das formato a tus documentos.
Mostrar u ocultar la Barra de herramientas de acceso rápido
Si no ves la barra (o quieres esconderla temporalmente), puedes mostrarla u ocultarla en dos clics. Es muy cómodo cuando buscas máxima limpieza en pantalla o, al contrario, cuando quieres todos tus accesos directos a la vista.
- Con la barra visible: haz clic derecho sobre la Cinta de opciones y elige «Ocultar barra de herramientas de acceso rápido».
- Con la barra oculta: vuelve a hacer clic derecho sobre la Cinta y selecciona «Mostrar barra de herramientas de acceso rápido».
Mover la Barra de herramientas de acceso rápido
Ubicaciones disponibles
Puedes colocar la QAT en dos posiciones: sobre la Cinta de opciones (ubicación clásica) o bajo la Cinta (más cerca del documento y con más espacio para iconos).
Cambiar la ubicación
Moverla es cuestión de un instante y puede ayudarte a ganar visibilidad o ergonomía según el tamaño de pantalla y tu forma de trabajar.
- Abre el menú de Personalizar de la QAT con el botón de Personalizar o haciendo clic derecho en la barra y eligiendo «Personalizar barra de herramientas de acceso rápido».
- Selecciona \»Mostrar debajo de la cinta de opciones\» si deseas llevarla a la parte inferior, o desmarca esa opción para devolverla arriba.
Etiquetas de comandos en la QAT: mostrar u ocultar textos
Cuando la QAT está situada debajo de la Cinta de opciones, puedes decidir si se ven o no las etiquetas de texto junto a los iconos. Esto ayuda a quienes prefieren identificar los botones por su nombre, o a quienes quieren un diseño más compacto solo con iconos.
- Abre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido desde la propia QAT.
- Activa \»Mostrar etiquetas de comando\» para ver el nombre de cada icono, o bien elige Ocultar etiquetas de comando para mostrar solo los iconos.
Añadir comandos a la QAT desde la Cinta
La forma más directa de sumar un comando a la QAT es desde su ubicación en la Cinta. Así no tienes que navegar por cuadros de diálogo ni listas largas.
- Ve a la pestaña o grupo que contiene el comando que quieres (por ejemplo, Insertar > Tabla).
- Haz clic derecho en el comando y elige \»Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido\».
Añadir comandos que no están en la Cinta
Word ofrece muchos comandos que no aparecen en la Cinta de opciones, pero que puedes llevar a la QAT sin problema: funciones avanzadas, opciones poco frecuentes o herramientas que simplemente no vienen pre-expuestas.
- Abre \»Personalizar barra de herramientas de acceso rápido\» y pulsa \»Más comandos\».
- En \»Comandos disponibles en\» elige \»Comandos que no están en la cinta de opciones\» para filtrar la lista.
- Selecciona el comando en la columna izquierda y presiona \»Agregar\» para llevarlo a la columna de la derecha (contenido actual de la QAT).
Quitar comandos de la QAT
Limpiar la barra de lo que ya no usas es tan importante como añadir, porque mantenerla ligera evita perder tiempo buscando.
- Haz clic derecho sobre el icono que quieras eliminar en la QAT y selecciona \»Quitar de la barra de herramientas de acceso rápido\».
- O ve a \»Más comandos\», selecciona el elemento en la columna de la derecha y pulsa Quitar.
Cambiar el orden de los iconos en la QAT
Ordenar los iconos según tu lógica te ahorra microdecisiones todo el día. Pon lo más usado al principio o agrupa por tipo de tarea.
- Abre \»Personalizar barra de herramientas de acceso rápido\» desde la propia QAT con clic derecho.
- Selecciona el comando a mover en la lista.
- Usa las flechas Arriba/Abajo para reordenar hasta que quede donde te resulte más cómodo.
Personalizar la Cinta desde Archivo > Opciones
Si quieres un control total y ver todo de un vistazo, usa el cuadro de Opciones. Es perfecto para configurar la Cinta y la QAT a la vez.
- Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
- La columna izquierda muestra comandos disponibles y la derecha muestra pestañas y grupos de la Cinta.
- No puedes modificar los grupos predeterminados de Word, pero sí añadir comandos a grupos personalizados que crees.
- Crea un grupo nuevo con Nuevo grupo, selecciónalo, y luego Agregar el comando que quieras desde la izquierda.
- Para quitar un comando, selecciónalo en la columna derecha y pulsa Quitar. Reordena con las flechas si quieres.
Consejos prácticos para sacarle todo el partido
- Añade primero lo que haces varias veces al día (Guardar, Deshacer/ Rehacer, insertar tablas, contar palabras, pegar especial, mostrar u ocultar ¶, etc.). Aplicar esto te permitirá ser más eficiente desde el principio.
- Si trabajas en portátil, prueba colocar la QAT debajo de la Cinta con etiquetas activadas; en monitores anchos puede ser suficiente con los iconos en la parte superior. La ubicación y la visibilidad influirán en tu ergonomía.
- Recuerda que puedes exportar tu configuración y usarla en otros equipos para mantener la coherencia en el entorno de trabajo.
- Si algo se complica, Restablecer la configuración es muy fácil: permite volver a la configuración original en un par de clics, ideal cuando estás en fase de pruebas o buscas limpieza en la interfaz.
- Guías anteriores ya recomendaban estas opciones. Aunque la interfaz va evolucionando, los pasos y nombres de las opciones permanecen bastante estables, facilitando su búsqueda en diferentes versiones.
Con estas recomendaciones podrás transformar Word en una herramienta completamente adaptada a tu flujo, con una QAT minimalista pero potente, una Cinta personalizada y configuraciones exportables para mantener toda la productividad en cualquier equipo.