Zwiększ produktywność dzięki tym trikom w aplikacji Microsoft To Do

Dzięki Microsoft To Do możesz być bardziej produktywny.

Produktywność to kwestia, która dotyczy nas wszystkich, zarówno zawodowo, jak i naukowo, i wydaje się, że nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, aby uporać się ze wszystkimi czekającymi na realizację zadaniami. Na szczęście technologia pomaga nam i wśród wielu narzędzi mających na celu zwiększenie produktywności wyróżnia się Microsoft do zrobienia.

Zobaczymy kilka prostych sztuczek, dzięki którym będziesz mógł wydobyć jeszcze więcej z tej aplikacji. Jeśli wdrożysz je w życie, zauważysz, że Twój czas pracy lub nauki zaczyna mieć o wiele większy sens.

Co ma zrobić Microsoft?

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, jest to aplikacja specjalizująca się w zarządzanie zadaniami i listami rzeczy do zrobienia. TakJego zadaniem jest pomóc nam uporządkować nasze codzienne obowiązki i śledzić je, do których posiada przypomnienia i listy rzeczy do zrobienia.

Wśród jego najważniejszych cech są następujące:

  • Listy niestandardowe. Możesz tworzyć własne listy z oczekującymi zadaniami. Uporządkowane według tematów, projektów lub obszarów.
  • Wyświetlenia i filtrowanie. Umożliwia przeglądanie oczekujących zadań pogrupowanych według różnych kryteriów, takich jak termin lub priorytet.
  • Przypomnienia. Aby mieć pewność, że nic nie przepadnie, możesz tworzyć własne przypomnienia i ustalać terminy realizacji swoich zadań.
  • Integracja z Microsoft 365. Narzędzie to integruje się z innymi aplikacjami i usługami Microsoft365 takimi jak Outlook czy Planner. W ten sposób możesz lepiej zarządzać oczekującymi zadaniami pomiędzy różnymi platformami i urządzeniami.
  • Współpraca. Umożliwia udostępnianie list innym osobom, usprawniając pracę zespołową.
  • Intuicyjny interfejs. Jest bardzo prosty w użyciu. Gdy użyjesz tego narzędzia kilka razy, będziesz gotowy, aby w pełni go wykorzystać.

A teraz, gdy znamy tę aplikację już trochę lepiej, czas przyjrzeć się kilku prostym trikom, które zwiększą naszą produktywność.

Skorzystaj z systemu zadań i kroków

System Microsoft To Do krok po kroku

Poprzez funkcję „Dodaj zadanie” konfigurujesz swoje listy rzeczy do zrobienia. W celu osiągnięcia być jeszcze bardziej produktywnym i móc skoncentrować się na pracy Kiedy nadejdzie czas, możesz dodać kroki w ramach każdego zadania.

Polega na utworzeniu podzadań w ramach zadania głównego. Możesz je skreślać po ukończeniu i w ten sposób kontrolować swoje postępy.

Na przykład, jeśli jesteś dziennikarzem i musisz napisać artykuł na określony temat, możesz wykonać następujące kroki:

  • Znajdź alternatywne tytuły dla tekstu.
  • Znajdź źródła dokumentacji.
  • Sprawdź, czy konkurencja rozwiązała ten problem.
  • Znajdź obrazy dla tekstu.
  • Napisz wersję roboczą.
  • Popraw projekt.
  • Prześlij ostateczny tekst na platformę wydawniczą.

Użyj kodów kolorów

W Microsoft To Do możesz tworzyć listy składające się z wielu zadań które są zintegrowane w ramach tego samego projektu.

Aby przyspieszyć wyszukiwanie informacji, gdy masz kilka list, nie ma nic prostszego niż ustalenie kodu koloru dla każdej z nich. Aby to zrobić, kliknij żądaną listę i w wyskakującym menu, które zobaczysz, wybierz opcję „Zmień temat." Przypisz kolor i gotowe.

W ten sposób możesz szybko rozróżnić projekty lub listy należące do różnych obszarów Twojego życia.

Wysyłaj e-maile z programu Outlook do aplikacji To Do

Łatwość wysyłania wiadomości e-mail z programu Outlook.

Jak powiedzieliśmy wcześniej, tę aplikację można synchronizować z innymi aplikacjami Microsoftu, a wśród nich jest Poczta Outlooka.

Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail związaną z trwającym zadaniem, możesz wysłać go do To Do, aby uwzględnić jego zawartość kiedy nadejdzie czas, aby stawić czoła tej pracy.

Aby to osiągnąć, wpisz adres e-mail, o którym mowa, i w menu u góry kliknij przycisk "Kleszcz". Pojawi się bezpośrednio w sekcji Zadania do wykonania „E-mail oflagowany.”

Użyj udostępnionych list Microsoft To Do

Listy współpracy to świetny pomysł, jeśli chodzi o zarządzanie pracą, w którą angażuje się wiele osób. To tak proste, jak utworzenie listy, przydzielaj zadania i udostępniaj je zainteresowanym.

Jeśli chcesz, aby udostępniona lista była jak najbardziej prywatna, możesz aktywować tę opcję „Ogranicz dostęp do obecnych członków”. Dzięki temu będziesz jedyną osobą mogącą decydować, którzy uczestnicy zostaną dodani do listy współpracy.

Przeciągnij i upuść elementy

Niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji Microsoft To Do na telefonie komórkowym, czy na komputerze, możesz przeciągać elementy z jednego okna do drugiego i tworzyć na ich podstawie zadania. To znacznie przyspiesza tworzenie list.

Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy skorzystać z trybu podzielonego ekranu, Przeciągnij interesujący Cię tekst i przenieś go z miejsca na miejsce.

Użyj emotikonów, aby umieścić ikony na zadaniach

Narzędzie to pozwala nam używać emotikonów na listach zadań, np sposób na ich szybką identyfikację. Choć nie posiada tego samego systemu dotyczącego zadań, nie oznacza to, że nie możemy z niego skorzystać.

Edytuj nazwę utworzonych zadań i dodaj emotikonę za pomocą klawiatury. Dodatkową zaletą tego systemu jest to, że nie ograniczasz się do emoji domyślnie zawiera aplikację To Do, możesz użyć tej, która najbardziej Ci się podoba.

Użyj systemu htag

System Htagów.

Aby przyspieszyć lokalizację zadań, możesz użyć hashtagów. W ten sposób, gdy będziesz szukać użytego słowa, Pojawi się cała zaznaczona zawartość z tą etykietą.

Możesz stworzyć własny system hashtagów i używać go do zarządzania swoimi zadaniami, zamiast uciekać się do kategorii oferowanych przez Microsoft To Do.

Twórz powiadomienia i przypomnienia o terminach

Organizowanie wszystkich zadań nie będzie dla ciebie przydatne, jeśli nie wiesz kiedy każdy z nich powinien zostać ukończony. Aby uniknąć opóźnień, wykorzystaj w pełni system przypomnień i terminów, jaki oferuje ta aplikacja.

Za każdym razem, gdy tworzysz zadanie, ustaw na ustaw datę ważności i dodaj przypomnienie Ostrzegam Cię kilka dni wcześniej.

Większa produktywność jest nieco łatwiejsza dzięki Microsoft To Do. Zanurz się w tym narzędziu, a w mgnieniu oka staniesz się ekspertem w zarządzaniu czasem, aby uporać się z każdym oczekującym zadaniem.


Zostaw swój komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*

*

  1. Odpowiedzialny za dane: Miguel Ángel Gatón
  2. Cel danych: kontrola spamu, zarządzanie komentarzami.
  3. Legitymacja: Twoja zgoda
  4. Przekazywanie danych: Dane nie będą przekazywane stronom trzecim, z wyjątkiem obowiązku prawnego.
  5. Przechowywanie danych: baza danych hostowana przez Occentus Networks (UE)
  6. Prawa: w dowolnym momencie możesz ograniczyć, odzyskać i usunąć swoje dane.