Como lidar com bancos de dados no Excel

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No mundo dos negócios, a gestão de bases de dados está a tornar-se cada vez mais importante, essencial para ter sempre uma análise correta e atualizada da informação. E isso vale tanto para grandes empresas quanto para pequenos profissionais independentes. Neste post veremos como Criar e gerenciar bancos de dados no Excel.

Talvez a principal vantagem de gerir uma base de dados seja podermos ter toda a informação necessária para gerir um negócio: clientes, vendas, fornecedores, colaboradores ou qualquer outra área. Explicamos com mais detalhes nos parágrafos a seguir:

O que é um banco de dados no Excel?

Bancos de dados em Excel são a ferramenta perfeita para gerenciar informações. Permite-nos mantê-lo sempre organizado e estruturado, para que o processo de encontrar dados específicos seja rápido e fácil. Além disso, é um instrumento muito versátil que podemos adaptar aos nossos próprios objetivos e necessidades.

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Se formos para planilhas excel, o banco de dados assume a forma de uma grande tabela, com suas linhas e colunas, na qual as informações são classificadas em diferentes categorias. O mais importante é que todos os dados são condensados ​​em um único documento. Quaisquer alterações que fizermos serão refletidas no conjunto de dados global.

Além do acesso imediato a todas as informações, os bancos de dados do Excel oferecem muitas outras funções. Por exemplo, vários usuários podem ter acesso a eles, rastrear tendências, etc. Em termos de versatilidade, podemos utilizá-los tanto para gerir o inventário do armazém como para controlar um processo de formação de pessoal.

Obviamente, para que um banco de dados do Excel se torne uma ferramenta eficaz, É preciso conhecer bem como funciona o programa e, assim, tirar o máximo proveito de seus instrumentos.

Itens do banco de dados do Excel

Antes de saber como criar e gerenciar um banco de dados no Excel, é essencial saber quais são os elementos que fazem parte dele:

  • desenhar, componentes básicos para gerenciamento de informações em planilhas do Excel.
  • consultas. Funções próprias do Excel para pesquisar e relacionar informações contidas em diferentes tabelas ou bases de dados.
  • Filtros. Ferramentas para aplicar critérios específicos e encontrar informações específicas imediatamente.
  • identificador (chave-mestra). Elemento opcional para definir um número de identificação para uma linha, um código, um número de série, etc.

Como criar um banco de dados no Excel

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É assim que vamos conseguir criar bancos de dados no Excel, passo a passo:

  1. Em primeiro lugar, Criamos um documento ou pasta de trabalho no Excel.
  2. A seguir, projetamos um tabela em uma das folhas, adicionando uma série de cabeçalhos ou títulos para organizar e classificar as informações.
  3. Criamos então uma série de filtros de pesquisa para a tabela de dados.
  4. A seguir, adicionamos o fórmulas do excel que queremos usar na tabela.
  5. Por fim, criamos o registros para cada uma das linhas.

Para criar os filtros de pesquisa mencionados no ponto 3, é necessário selecionar os cabeçalhos ou títulos da base de dados criada. Em seguida, você deve ir ao menu Iniciar, onde procuramos a opção Classificar e Filtrar - Filtrar, localizada no lado direito da barra de opções.

Utilidades práticas dos bancos de dados

Existem muitas aplicações práticas de bancos de dados no Excel, que podem variar do muito simples ao muito complexo. Alguns deles já mencionamos acima. A ideia básica é controlar toda a informação e poder alterá-la. Dentro do mundo comercial e empresarial isso é algo de extrema importância. Estes são alguns exemplos:

  • bancos de dados de fornecedores com o objetivo de manter um registro exato das compras e tentar obter mais vantagens na hora de negociar.
  • bancos de dados de clientes porque é essencial para qualquer negócio conhecer bem os seus clientes, as suas preferências, movimentos, etc. para obter maior satisfação e alcançar maiores vendas.
  • bancos de dados de Inventário, para conhecer em detalhe e em tempo real o estado dos produtos num armazém. Com isso você pode decidir o que e quanto produzir, armazenar ou vender.
  • bancos de dados de de vendas, por meio dos quais analisar seu andamento, sua lucratividade, bem como avaliar a possibilidade de estabelecer novas estratégias de negócios.
  • bancos de dados de pessoal. Com eles, o objetivo é ter controle sobre os funcionários, suas condições, seu salário ou seu desempenho, entre outras coisas.

A título de conclusão, pode-se afirmar que a correta gestão de bases de dados em Excel é uma forma muito eficaz de gerir um negócio, controlando todos os aspetos básicos de uma forma relativamente simples. Uma ferramenta cinco estrelas.


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