Como criar pastas no Microsoft Outlook

pastas do Outlook

Entre muitas outras funções práticas, o Outlook permite-nos criar pastas nas quais agrupar uma série de elementos relevantes sobre o mesmo tema. Por exemplo, é possível criar uma pasta para Mail, outra para Calendário, outra para Contatos e até uma para Tarefas. Neste post explicamos como criar pastas no Microsoft Outlook e assim conseguir uma gestão mais inteligente desta ferramenta.

Isso é importante, pois ainda existem muitos usuários que gerenciam suas contas e-mail de forma errática e ineficaz. É uma pena ter uma ferramenta tão prática como o Outlook e não aproveitá-la ao máximo, certo? Aqui veremos como fazer isso, seja em um computador desktop ou em um dispositivo móvel.

Por que criar pastas na minha conta de e-mail?

Com o tempo, à medida que acumulamos mensagens e contactos, a correta gestão da nossa conta de email torna-se caótica. Apesar de a ajuda inestimável do mecanismo de pesquisa, muitas vezes podemos passar horas procurando um e-mail importante que precisamos recuperar.

pastas do Outlook

Em vez disso, Tudo fica muito mais simples quando organizamos nossas mensagens em pastas. Se administrarmos uma conta pessoal, podemos criar pastas para cada um dos aspectos da nossa vida: amigos, família, trabalho, lazer...

Este trabalho é ainda mais importante quando falamos de contas de e-mail profissionais, isto é, aqueles que usamos para trabalhar. Uma possível classificação do conteúdo das pastas poderia consistir em agrupar os e-mails em categorias como clientes, fornecedores, faturas, reclamações, sugestões, outros documentos, etc. Em outras palavras: traga ordem ao caos.

Para alcançar um grau de organização ainda maior, existe a possibilidade de criar subpastas. Voltando ao exemplo anterior, na pasta clientes poderíamos adicionar uma série de subpastas, uma para cada um de nossos clientes. Quanto maior o grau de precisão na classificação, mais ágil será o nosso trabalho.

Passos a seguir para criar pastas no Outlook

nova pasta do Outlook

Agora que conhecemos todas as vantagens que nos oferece poder organizar nossos e-mails em pastas, vamos ver como começar a nos organizar no Microsoft Outlook. A primeira coisa que precisamos saber fazer é criar uma nova pasta. Obviamente, antes de tudo, devemos Abra o aplicativo Outlook em nosso dispositivo e selecione "Mail". Depois, estes são os passos a seguir:

Clique em Nova Pasta

Dentro de "Mail", clicamos na opção "Nova pasta" (Nova Pasta se você usar a versão em inglês). Esta ação irá gerar uma nova pasta.

Coloque o nome que você decidir

A próxima etapa é nomear a pasta recém-criada. Para fazer isso, escreveremos no campo "Nome". É importante que o nome seja claro e preciso, para que não haja dúvidas sobre que tipo de e-mails serão armazenados nele.

Depois de clicar "Aceitar", A nova pasta, criada e nomeada, estará disponível no painel esquerdo do email do Outlook, pronta para ser usada como quisermos.

Mova e-mails para a pasta criada

Depois que a nova pasta for criada, só precisamos arquive as mensagens correspondentes lá. Este é um trabalho um pouco pesado, especialmente se tivermos muitos e-mails pendentes de classificação. Porém, quando terminarmos teremos melhorado muito na gestão e ordem da nossa conta de email.

Crie subpastas

Para ter um nível de classificação mais elevado, é possível crie subpastas dentro de pastas já criadas. Fazer isso é muito simples, você só precisa clique com o botão direito em uma pasta. Uma série de opções será exibida, como “pasta vazia” ou “marcar todas as mensagens como lidas”. O que devemos escolher é, logicamente, “Criar subpasta”.

Vantagens de ter pastas no Microsoft Outlook

Acostumar-se a trabalhar com pastas no Microsoft Outlook é algo que pode nos trazer muitas vantagens. aqui estão alguns exemplos:

  • Tenha todas as informações organizadas. É o propósito número um de tudo isso. Se procuramos um email, a estrutura de pastas que criamos com os nossos próprios critérios nos guiará para saber onde encontrá-lo.
  • Mova mensagens de uma pasta para outra, permitindo-nos encontrar e-mails relacionados com muito mais facilidade. Para mover e-mails dentro de pastas, basta arrastá-los, um de cada vez ou vários de cada vez.
  • Pastas vazias, opção que acessamos clicando em uma pasta com o botão direito do mouse. Esta é uma ação que pode nos poupar muito tempo e esforço ao excluir grandes volumes de e-mails que não necessitamos mais para nada.

Organização por cores

Além das pastas, o Microsoft Outlook também nos permite classificar e organizar nossas mensagens de e-mail usando rótulos coloridos. Cada um deles serve para atribuir uma categoria e, sobretudo, para que possamos visualizá-los de forma mais simples.

Tanto as cores como os nomes das etiquetas podem ser personalizados de acordo com as nossas preferências e necessidades. Tudo isso pode ser gerenciado a partir do menu de configuração, indo para a aba "Geral" e selecionando a opção lá «Categorias».


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