Seja mais produtivo com esses truques do Microsoft To Do

Assim, você pode ser mais produtivo com o Microsoft To Do.

A produtividade é uma questão que nos preocupa a todos, tanto profissionalmente como academicamente, e parece que nunca há tempo suficiente para cumprir todas as tarefas pendentes. Felizmente, a tecnologia nos dá uma mão e, entre as tantas ferramentas destinadas a acelerar a produtividade, destaca-se Microsoft para fazer.

Veremos alguns truques simples com os quais você poderá aproveitar ainda mais este aplicativo. Se você colocá-los em prática, perceberá que seu tempo de trabalho ou estudo começa a fazer muito mais sentido.

O que a Microsoft deve fazer?

Caso você ainda não conheça, este é um aplicativo especializado em gerenciamento de tarefas e listas de coisas a fazer. SimO seu objetivo é ajudar-nos a organizar as nossas responsabilidades diárias e acompanhá-las, para as quais dispõe de lembretes e listas de tarefas.

Entre seus recursos mais notáveis ​​estão os seguintes:

  • Listas personalizadas. Você pode criar suas próprias listas com tarefas pendentes. Organizados por temas, projetos ou áreas.
  • Visualizações e filtragem. Ele permite que você veja suas tarefas pendentes agrupadas com base em diferentes critérios, como data de vencimento ou prioridade.
  • Lembretes. Para garantir que nada seja esquecido, você pode criar seus próprios lembretes e definir datas de vencimento para suas tarefas.
  • Integração comMicrosoft 365. Esta ferramenta integra-se com outros aplicativos e serviços do Microsoft365, como Outlook ou Planner. Desta forma você poderá gerenciar melhor suas tarefas pendentes entre diferentes plataformas e dispositivos.
  • Colaboração. Permite compartilhar listas com outras pessoas, agilizando o trabalho em equipe.
  • Interface intuitiva. É muito simples de usar. Depois de usar essa ferramenta algumas vezes, você estará pronto para aproveitá-la ao máximo.

E agora que conhecemos um pouco melhor este aplicativo, é hora de revisar alguns truques simples que irão aumentar nossa produtividade.

Use o sistema de tarefas e etapas

O sistema passo a passo do Microsoft To Do

Através da função “Adicionar uma tarefa” você está configurando suas listas de tarefas. Para alcançar ser ainda mais produtivo e poder se concentrar no trabalho Quando chegar a hora de fazer isso, você poderá adicionar etapas em cada tarefa.

Trata-se de criar subtarefas dentro da tarefa principal. Você pode riscá-los à medida que os completa e assim controlar seu progresso.

Por exemplo, se você é jornalista e precisa escrever um artigo sobre um determinado assunto, os passos poderiam ser:

  • Encontre alternativas de título para o texto.
  • Encontre fontes de documentação.
  • Examine se a concorrência abordou essa questão.
  • Localize imagens para texto.
  • Escreva o rascunho.
  • Corrija o rascunho.
  • Carregue o texto final na plataforma de publicação.

Use códigos de cores

No Microsoft To Do você pode criar listas compostas por diversas tarefas que estão integrados no mesmo projeto.

Para agilizar a busca de informações quando se tem várias listas, nada mais simples do que estabelecer um código de cores para cada uma. Para isso, clique na lista desejada, e no menu pop-up que você verá, escolha a opção “Mude de assunto.” Atribua uma cor e pronto.

Desta forma, você pode diferenciar rapidamente projetos ou listas que pertencem a diferentes áreas da sua vida.

Envie e-mails do Outlook para tarefas

Facilidade de envio de e-mails do Outlook.

Como dissemos antes, este aplicativo pode ser sincronizado com outros aplicativos da Microsoft, e entre eles está o E-mail do Outlook.

Se você receber um e-mail relacionado a uma tarefa em andamento, você pode enviá-lo para To Do para levar em consideração seu conteúdo quando chegar a hora de enfrentar esse trabalho.

Para isso, insira o e-mail em questão e no menu superior clique em "Marcação". Ele aparecerá diretamente em Tarefas na seção “E-mail sinalizado.”

Use listas compartilhadas de tarefas da Microsoft

As listas colaborativas são uma ótima ideia quando se trata de gerenciar trabalhos que envolvem várias pessoas. É tão simples quanto criar uma lista, atribuir tarefas e compartilhá-las com as partes interessadas.

Se quiser manter a lista que você compartilhou o mais privada possível, você pode ativar a opção “Limitar o acesso aos membros atuais”. Dessa forma, você será a única pessoa com capacidade de decidir quais participantes serão adicionados à lista colaborativa.

Arraste e solte elementos

Quer você use o Microsoft To Do no seu celular ou computador, você pode arrastar elementos de uma janela para outra e criar tarefas com base neles. Isso acelera muito a criação de listas.

Para usar esta funcionalidade você deve usar o modo de tela dividida, Arraste o texto de seu interesse e leve-o de um lugar para outro.

Use emojis para colocar ícones nas tarefas

Esta ferramenta nos permite usar emoticons em listas de tarefas, como maneira de identificá-los rapidamente. Embora não tenha o mesmo sistema de tarefas, isso não significa que não possamos utilizá-lo.

Edite o nome das tarefas que você criou e adicione um emoticon usando o teclado. A vantagem adicional deste sistema é que você não está limitado a emojis que o To Do incorpora por padrão, você pode usar o que mais gosta.

Use o sistema htag

O sistema Htags.

Para agilizar a localização das tarefas, você pode usar hashtags. Dessa forma, ao pesquisar a palavra utilizada, Todo o conteúdo que você marcou aparecerá com esse rótulo.

Você pode criar seu próprio sistema de hashtag e usá-lo para gerenciar suas tarefas em vez de recorrer às categorias oferecidas pelo Microsoft To Do.

Crie avisos e lembretes de data de vencimento

De pouco adianta você organizar todas as suas tarefas se você não sabe quando cada um deles deve ser concluído. Para evitar atrasos, aproveite ao máximo o sistema de lembretes e prazos que este aplicativo oferece.

Cada vez que você cria uma tarefa, defina como defina uma data de validade e adicione um lembrete Deixe-me avisá-lo alguns dias antes.

Ser mais produtivo é um pouco mais fácil com o Microsoft To Do. Mergulhe nesta ferramenta e em pouco tempo você será um especialista em administrar o tempo para enfrentar cada tarefa pendente.


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