¿Qué debe incluir el índice de un documento?

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Cuando estamos redactando un documento de Microsoft Word particularmente extenso, crear un índice es casi una obligación, ya que ofrece una herramienta necesaria para guiar a los lectores. De entrada, se podría pensar que esta es una tarea sencilla que no nos va a robar mucho tiempo. Sin embargo, vale la pena pararse a pensarlo un poco para que el resultado sea el que realmente buscamos: ¿Qué debe incluir el índice de un documento?

En los libros de papel, ya sean novelas o ensayos, se suele agregar un índice con los diferentes capítulos o secciones de la publicación al principio o al final. Es decir, antes o después del contenido principal. Este constituye una magnífica herramienta para encontrar una palabra o una referencia dentro del texto.

Esto es perfectamente aplicable también a los documentos de Word, ya sean estos trabajos de estudiantes o documentos profesionales. La aplicación de procesador de textos nos da la oportunidad de insertar una tabla de contenido en Word que podemos transformar en un índice que se actualice automáticamente.

¿Por qué es tan importante el índice?

¿Realmente es necesario incluir un índice en un trabajo de Word? La respuesta es que sí, sobre todo si se trata de un documento que debemos presentar ante un evaluador, un jefe o un cliente.

Un índice claro y bien estructurado ayudará al lector a encontrar todos los títulos y subtítulos del trabajo junto a la numeración de la página en donde se encuentra cada contenido. Eso facilita la tarea de ir directamente a la parte o las partes que más le puedan interesar.

Además del índice, en un documento de Word de cierta extensión y densidad, no pueden faltar datos básicos como el propio índice, la bibliografía o las referencias a pie de página, entre otras cosas. Estos son los pequeños pero importantes detalles que pueden marcar enormes diferencias de calidad entre un trabajo y otro.

La gran ventaja de Word es que se puede crear un índice de forma automática, de forma muy sencilla, tan solo siguiendo una serie de pautas que explicamos a continuación:

Índice en Word: qué aspectos debemos incluir

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La clave para que el índice de Word tenga el aspecto y la utilidad que queremos, es importante haber dado el formato correcto a los títulos del documento. Esto significa elegir correctamente los encabezados, las tipografías, etc. antes de armar el índice propiamente dicho. Lo explicamos con más detalle en los siguientes párrafos:

Definir los encabezados

En la barra de herramientas superior de Word, se encuentra el botón «Estilos». Al pulsar sobre él, se abre una ventana con diferentes opciones. Lo más habitual es usar la de «Título 1», que podemos aplicar a todos los capítulos o secciones en los que se divide el texto.

Existe también la posibilidad de aplicar «Título 2», de menor tamaño, si queremos ser todavía más precisos y dividir estos capítulos o secciones en apartados. Si aplicamos esta jerarquía de forma correcta a la hora de activar el índice, este aparecerá organizado en categorías y subcategorías. Esto es algo bastante frecuente en textos complejos.

Es importante también elegir la tipografía adecuada a la naturaleza del trabajo o documento. En este sentido, ya sabemos que Word nos da muchas opciones, se trata solo de elegir la que mejor case con el espíritu del documento.

Como norma general, es costumbre no usar el mismo tipo de fuente en los títulos y los subtítulos. Aunque esto es opcional, también se suele añadir una pequeña sangría (es decir, introducir varios caracteres o espacios en blanco) antes de los títulos secundarios, para de este modo diferenciarlos mejor de los principales.

Insertar tabla de contenido

Una vez definidos los títulos, hay que ir al documento y seleccionar el lugar exacto del mismo en el que queremos que el índice se muestre. Dependiendo de qué tipo de documento se trate, existen dos opciones:

  • Al principio del documento, justo después de la introducción (es lo más habitual).
  • Al final del documento, como índice referencial o de búsqueda (se usa sobre todo en los trabajos de investigación).

Después de decidir la ubicación correcta, vamos a la barra superior y hacemos clic en el apartado «Referencias». En la lista de opciones que se muestran, seleccionamos la de «Insertar tabla de contenido». En la versión gratis se genera una tabla automáticamente por defecto; en tras versiones de pago vamos a poder elegir el formato a nuestro gusto.

Y ya está. Simplemente siguiendo estos sencillos pasos ya habremos creado un práctico índice para nuestro documento. Una ventaja que nos aporta el índice de Word es que se modificará de forma automatica cada vez que decidamos realizar cambios en la estructura el documento (añadir, eliminar un capítulo, cambiarlo de ubicación dentro de la estructura del texto, etc.). Para visualizar los cambios realizados, hay que pulsar el botón «Update». 


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