Si te has decidido a convertirte en suscriptor de Microsoft 365, hay una serie de pasos básicos que te ayudarán a disfrutar todavía más de la experiencia. Sencillas acciones que harán que le puedas sacar el máximo partido posible a esta herramienta.
Dedica unos minutos a hacer estas seis cosas, y notarás que aumentan de forma notable tanto tu productividad como tu eficiencia en el trabajo.
¿En qué consiste Microsoft 365?
Por si todavía no lo conoces, te vamos a contar con algo más de detalle en qué consiste. Es un servicio de suscripción que te brinda acceso a la suite completa de aplicaciones y servicios de Microsoft, lo que antes se conocía como Office 365.
Al pagar la suscripción tienes acceso a aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y otros servicios productivos y de colaboración basados en la nube. Por ejemplo, Teams, To Do, Exchange o Planner.
Conscientes de que cada usuario tiene unas necesidades diferentes, en Microsoft ofrecen diferentes planes individuales, familiares y para negocios. Así siempre puedes encontrar la solución que mejor se adapta a ti.
Entre sus ventajas hay que destacar:0
- Acceso desde cualquier lugar. Permite acceder a los documentos y aplicaciones desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Actualizaciones continuas. Da acceso a las últimas versiones de los programas y aplicaciones sin ningún coste adicional.
- Colaboración en tiempo real. Herramientas como Teams y OneDrive facilitan la colaboración y la comunicación entre equipos de trabajo.
- Almacenamiento en la nube. Ofrece 1 TB de almacenamiento en la nube.
- Seguridad avanzada. El servicio incluye herramientas de seguridad para proteger los datos y los dispositivos.
- Soporte técnico. La suscripción da acceso al soporte técnico de Microsoft.
¿Qué deberías hacer si te acabas de convertir en suscriptor de Microsoft 365?
Con el fin de mejorar tu experiencia, no pases por alto estas seis cuestiones y hazlas lo antes posible:
Habilita la autenticación de dos factores
Cuando eres suscriptor utilizas con mayor frecuencia el sistema de almacenamiento de datos en la nube que te ofrece Microsoft. Para darle una protección extra a toda esa información que vas a guardar, no te olvides de habilitar la autenticación de dos factores o 2FA.
Un sistema con el que no basta con introducir tu contraseña para iniciar sesión. Porque hace falta un segundo método de verificación de la identidad, como el envío de un código de confirmación a tu móvil o a tu correo electrónico. Esto se lo pone un poco más difícil a los hackers a la hora de acceder a tu información personal.
Para habilitar esta forma de autenticación accede a la web de Microsoft e inicia sesión con tu cuenta. Después sigue la ruta: “Seguridad” > “Verificación en dos pasos” > “Seguridad adicional” > “Activar verificación en dos pasos”. Después solo tienes que seguir los pasos que aparecen en pantalla para elegir tu segundo método de verificación de la identidad, y ya lo tienes listo.
Instala las aplicaciones de Office en tu móvil
Como suscriptor de Microsoft 365 puedes acceder y editar tus documentos desde cualquier lugar, y te resultará mucho más cómodo hacerlo si tienes las aplicaciones instaladas en tu teléfono móvil.
Gracias a la sincronización de archivos entre dispositivos, puedes continuar el trabajo justo donde lo has dejado cuando estabas usando otro dispositivo electrónico diferente.
Si realizas un trabajo colaborativo, la sincronización entre dispositivos también permite que cada uno de los miembros del equipo vea en tiempo real los cambios que haces en los documentos.
Explora los beneficios adicionales de Microsoft 365
La mayoría de los suscriptores del servicio, lo que buscan es tener acceso ilimitado a las aplicaciones ofimáticas de Microsoft. Sin embargo, este ofrece unos beneficios extra que siempre es bueno conocer, para poder sacarles partido.
Por ejemplo, ofrece 60 minutos gratuitos al mes de Skype para llamar a números fijos y móviles, así como espacio de almacenamiento adicional en la nube para guardar copias de seguridad de los datos, y Personal Vault, un sistema de almacenamiento para archivos confidenciales.
La suscripción también incluye el acceso a plantillas premium para crear documentos y la aplicación Microsoft Defender para proteger la seguridad de los dispositivos.
Haz una copia de seguridad de tus datos
Con la suscripción tienes 1 TB de almacenamiento en OneDrive, lo que es espacio más que de sobra para guardar todos tus archivos y, a la vez, una copia de seguridad de todos los datos que hay en tu dispositivo.
Si en algún momento llegas a necesitar más espacio de almacenamiento, puedes acceder a él contratando un plan con capacidad adicional.
Configura las aplicaciones de Office
Puedes configurar cuestiones básicas como la ubicación en la que se van a guardar los archivos que generes a través de Word, Excel, etc.
Abre cualquiera de las aplicaciones ofimáticas y accede al menú “Archivo” en la esquina superior izquierda de la pantalla. Desde allí ve a “Opciones” y navega hasta “Guardar”, después elige la opción “Ubicación de archivo local predeterminada”. Escoge “Examinar” y selecciona la ubicación de la carpeta en la que quieres que se guarden los archivos. Pulsa sobre “Aceptar” para que se guarden los cambios, y ya lo tienes listo.
Las aplicaciones tienen diferentes opciones de personalización, así que te recomendamos que las explores un poco para ajustarlas a tus gustos y necesidades. Puedes, por ejemplo, crear una firma personalizada que se añada a todos los correos electrónicos que envíes, o agregar complementos que te resulten de utilidad.
Prueba la integración de Copilot
Las herramientas ofimáticas de Microsoft integran la Inteligencia Artificial Copilot, lo que permite aumentar su eficacia.
Puedes usarla para resumir documentos extensos, para analizar grandes cantidades de datos, para crear gráficos, elaborar respuestas para correos electrónicos, etc. Cuanto más te familiarices con Copilot más eficiencia ganarás en tu trabajo.
Como suscriptor de Microsoft 365, se te abren las puertas a un mundo de posibilidades en cuanto a ofimática y almacenamiento en la nube. No pases ninguna por alto y lleva a cabo en cuanto puedas las acciones que te hemos mencionado. Explora todas las opciones que te brinda el servicio de suscripción de Microsoft y así podrás sacarle el máximo partido a nivel personal, académico y profesional.