Cuando enviamos y recibimos muchos correos electrónicos, es fácil equivocarse en alguna ocasión. ¡Errar es humano! A veces, enviamos un correo olvidando adjuntar algún archivo importante; otras, lo mandamos directamente al destinatario equivocado. Para esos y otros casos parecidos, es importante saber cómo recuperar un correo enviado en Outlook.
Entre otras muchas ventajas, Outlook incluye también una interesante función que nos permite recuperar un correo que ha sido enviado sin querer. Hemos redactado este post para explicarte con todo detalle los pasos a seguir para conseguir esta recuperación. Así que, si te encuentras en la situación de tener que recuperar un correo enviado por error, sigue leyendo.
Antes de explicar el procedimiento, es necesario dejar claro que solamente nos va a surtir efecto si estamos usando una versión de Outlook lanzada a partir del año 2013. Lo ideal es que hayamos vinculado antes nuestra cuenta de Gmail a Outlook, lo cual nos pone las cosas mucho más fáciles.
Otra cosa que tenemos que saber es que el método que explicamos a continuación solo va a funcionar si tanto el emisor (nosotros) como el receptor del mensaje usan una cuenta Microsoft. La recuperación de correos enviados con Outlook no serán posibles cuando se trata de direcciones de email fuera de esta organización.
Rectificación al momento
Las estadísticas dice que la mayoría de las veces nos damos cuenta del error (dirección de destino equivocada, archivo adjunto no incluido, etc.) justo después de hacer clic en el botón de «Enviar». Microsoft Outlook contempla estas situaciones y ofrece a sus usuarios la posibilidad de rectificar al momento. Siempre que no se supere el breve periodo que nos brinda para hacerlo.
Para tener opción a esta posibilidad, es necesario activarla. Para hacerlo, hay que seguir estos pasos:
- Primero vamos a la parte superior de la pantalla de Outlook y hacemos clic en el icono de «Configuración».
- De la lista de opciones que se despliega, seleccionamos la de «Ver toda la configuración de Outlook».
- En la página que se muestra a continuación, vamos primero a «Correo» y después a «Redactar y responder».
- Allí vamos al apartado «Cancelar envío», donde podemos configurar el tiempo de margen de reacción, que es de entre 10 y 30 segundos en la mayoría de las versiones de Outlook.
- Finalmente, hacemos clic en el botón de «Guardar».
Tras haber configurado este margen, cada vez que realicemos un envío de un correo por error, dispondremos de unos preciosos segundos para rectificar. Al enviar un mensaje, aparecerá un cuadro en el que Outlook nos instará a repasar el nombre de los destinatarios o el texto del mensaje antes de enviarlo. Muy práctico.
Recuperación de correos de Outlook
Pero, ¿y si no hemos activado la opción de rectificación o ya se ha superado el tiempo previamente configurado? En esos casos, para recuperar un correo enviado en Outlook, esto es o que debemos hacer:
- Lo primero que tenemos que hacer es ir a nuestro correo Outlook y abrir la carpeta de Elementos Enviados.
- En ella, buscamos el correo electrónico que queremos recuperar. Normalmente, se encuentra en la parte superior de la lista, donde se sitúan los más recientes. Luego hacemos doble clic para abrirlo.
- A continuación vamos a la pestaña «Acciones» de la barra de tareas y abrimos el menú desplegable.
- Entre las que se muestran, escogemos la de «Recuperar Este Mensaje».*
- En la ventana emergente que aparece a continuación, nos encontramos con dos opciones:
- Eliminar las copias no leídas del mensaje.
- Reemplazar dichas copias por un nuevo mensaje que, esta vez sí, contenga la información adecuada.
- Tras elegir la que más nos convenga según el caso, pulsamos sobre el botón «OK».
Tras completar el proceso, recibiremos un informe sobre si esta recuperación ha sido completada con éxito o si, por el contrario, ha fallado y es necesario realizar un nuevo intento. También recibiremos información (ver la imagen de arriba) sobre los destinatarios que han visto ya el correo antes de que llegáramos a tiempo para recuperarlo. Si ya ha sido recibido, abierto y leído, no hay nada que hacer.
(*) En caso de optar por crear un mensaje de reemplazo, Outlook abrirá una segunda pantalla para redactarlo. Cuando ya lo tengamos listo, solo hay que seleccionar «Enviar».
¿Se puede recuperar un correo enviado en Outlook desde el móvil?
Todo lo explicado antes es válido para la versión escritorio de Outlook. Sin embargo, en la aplicación de Outlook Mobile no existe ninguna de estas posibilidades. Esto quiere decir que no se pueden cancelar los envíos de los correos electrónicos.
Esto es un punto negativo bastante importante para muchos usuarios que usan Outlook solamente desde sus dispositivos móviles.
Y si la recuperación no funciona…
A pesar de todo, en muchos casos no es posible recuperar un correo enviado en Outlook. Por eso es tan importante adquirir una rutina de verificación que debemos aplicar siempre que vayamos a enviar un nuevo mensaje: verificar los destinatarios, comprobar el contenido del correo… Acostumbrarnos a eso nos puede evitar muchas molestias a la larga.
Y si ya hemos enviado el correo y no existe ninguna solución, siempre podemos escribir un nuevo mensaje con una nota de disculpa o una pequeña aclaración.