В деловом мире управление базами данных становится все более важным, необходимым для того, чтобы всегда иметь правильный и обновленный анализ информации. И это касается как крупных компаний, так и небольших независимых специалистов. В этом посте мы увидим, как Создание и управление базами данных в Excel.
Возможно, главное преимущество управления базой данных заключается в том, что мы сможем иметь всю информацию, необходимую для ведения бизнеса: клиенты, продажи, поставщики, сотрудники или любую другую область. Мы объясним это более подробно в следующих параграфах:
Что такое база данных в Excel?
Базы данных в Excel — идеальный инструмент для управления информацией. Это позволяет нам постоянно поддерживать его организованность и структуру, чтобы процесс поиска конкретных данных был быстрым и легким. Кроме того, это очень универсальный инструмент, который мы можем адаптировать к нашим собственным целям и потребностям.
Если мы пойдем в таблицы Excel, база данных принимает форму большой таблицы со своими строками и столбцами, в которой информация классифицируется по различным категориям. Самое главное, что все данные собраны в одном документе. Любые изменения, которые мы вносим в него, будут отражены в глобальном наборе данных.
Помимо немедленного доступа ко всей информации, базы данных Excel предлагают множество других функций. Например, нескольким пользователям можно предоставить к ним доступ, отслеживать тенденции и т. д. С точки зрения универсальности, мы можем использовать их как для управления складскими запасами, так и для контроля процесса персонального обучения.
Конечно, чтобы база данных Excel стала эффективным инструментом, Необходимо хорошо знать, как работает программа и, таким образом, получить максимальную отдачу от ваших инструментов.
Элементы базы данных Excel
Прежде чем научиться создавать и управлять базой данных в Excel, важно знать, какие элементы являются ее частью:
- Tablas, основные компоненты для управления информацией в электронных таблицах Excel.
- консультации. Собственные функции Excel для поиска и сопоставления информации, содержащейся в разных таблицах или базах данных.
- фильтры. Инструменты для применения определенных критериев и немедленного поиска конкретной информации.
- ID (мастер ключ). Необязательный элемент для установки идентификационного номера строки, кода, порядкового номера и т. д.
Как создать базу данных в Excel
Вот как мы сможем шаг за шагом создавать базы данных в Excel:
- Во-первых, Создаем документ или книгу в Excel.
- Далее мы проектируем таблица на одном из листов, добавляя ряд заголовков или заголовков для систематизации и классификации информации.
- Затем мы создаем серию поисковые фильтры для таблицы данных.
- Далее мы добавляем формулы Excel которые мы хотим использовать в таблице.
- Наконец, мы создаем учет для каждой из строк.
Для создания поисковых фильтров, упомянутых в пункте 3, необходимо выбрать заголовки или заголовки создаваемой базы данных. Затем вам нужно перейти в меню «Пуск», где мы ищем параметр «Сортировка и фильтрация» — «Фильтр», расположенный в правой части панели параметров.
Практические утилиты баз данных
Существует множество практических применений баз данных в Excel, которые могут варьироваться от очень простых до очень сложных. Некоторые из них мы уже отметили выше. Основная идея контролировать всю информацию и иметь возможность вносить в нее изменения. В коммерческом и деловом мире это имеет первостепенное значение. Вот несколько примеров:
- базы данных поставщики с целью вести точный учет покупок и пытаться получить больше преимуществ при ведении переговоров.
- базы данных клиентов потому что для любого бизнеса важно хорошо знать своих клиентов, их предпочтения, движения и т. д. для достижения большего удовлетворения и увеличения продаж.
- базы данных Инвентарь, чтобы знать подробно и в режиме реального времени о состоянии продуктов на складе. При этом вы можете решить, что и в каком количестве производить, хранить или продавать.
- базы данных реализация, с помощью которых можно проанализировать их прогресс, их прибыльность, а также оценить возможность создания новых бизнес-стратегий.
- базы данных лично. С ними цель состоит в том, чтобы контролировать сотрудников, их условия, их зарплату или их производительность, среди прочего.
В заключение можно констатировать, что правильное управление базами данных в Excel — это очень эффективный способ ведения бизнеса, относительно простым способом контролирующий все основные аспекты. Средство на пять звезд.