Sincronización de archivos: Sincroniza tus documentos en Windows 11

¿Has notado lo tedioso que es mover documentos de un equipo a otro y que nunca coincidan las versiones? En Windows 11, sincronizar archivos y carpetas te evita ese dolor de cabeza al mantener todo al día entre tu PC y la nube o incluso con otras máquinas en red.

Lo mejor es que no necesitas ser un experto para aprovecharlo: con OneDrive, el Centro de sincronización y una buena selección de aplicaciones de terceros, puedes cubrir casi cualquier caso de uso, desde tener tus documentos siempre accesibles hasta trabajar sin conexión y que se suban solos cuando vuelvas a tener Internet.

Qué significa sincronizar archivos en Windows 11 y dónde verlos en el Explorador

Cuando conectas OneDrive o una biblioteca de SharePoint con tu equipo, los elementos se integran en el Explorador de archivos. Verás carpetas de nivel superior específicas: una sección para tus archivos de OneDrive (identificados con el icono de nube) y otra para contenido de SharePoint bajo el nombre de tu organización.

Desde ese momento, cada vez que abras un archivo de OneDrive o SharePoint directamente en el Explorador y lo guardes, los cambios se sincronizan automáticamente con la nube. No tienes que hacer pasos extra ni subir nada manualmente.

Por defecto, la mayoría de elementos se marcan como solo en línea para ahorrar espacio en disco y, aun así, aparecen en tu sistema como si estuvieran locales. Puedes convertir cualquier archivo o carpeta en disponible sin conexión cuando lo necesites y revertirlo más tarde para liberar espacio.

Windows usa iconos de estado para que sepas de un vistazo cómo está cada archivo. Esta funcionalidad se denomina Archivos a petición y distingue varias situaciones: solo en línea (almacenado en la nube), disponible de forma local (descargado al equipo), siempre disponible (nunca se elimina del dispositivo) y sincronización pendiente.

Instalar y configurar OneDrive en Windows 10 y 11

En Windows 10 y Windows 11 la aplicación de OneDrive viene instalada de serie. Si usas una versión anterior o la desinstalaste, puedes descargar el cliente e instalarlo antes de seguir.

1. Abre OneDrive desde el menú Inicio y accede con tu cuenta personal o con la corporativa/educativa. Este paso inicia la configuración guiada del servicio.
2. El asistente te propondrá la ubicación de la carpeta de OneDrive en tu PC. Puedes aceptar o elegir otra ruta si prefieres cambiar de unidad o de carpeta.
3. En la pantalla de Archivos a petición, conocerás cómo marcar elementos como solo en línea, disponibles localmente o siempre disponibles. Es clave para gestionar el espacio del disco.

Tras la puesta en marcha verás uno o dos iconos de nube en el área de notificación: blanco para la cuenta personal y azul para la organización. Al situar el cursor, aparecerá un texto como OneDrive: nombre de tu empresa.

Si en algún momento quieres escoger qué carpetas sincronizar, clica con el botón derecho en el icono de OneDrive de la bandeja, entra en Configuración, ve a la pestaña Cuenta y pulsa Elegir carpetas. Ahí podrás incluir o excluir directorios concretos.

Trabajar con archivos sincronizados desde el Explorador

Para abrir un archivo sincronizado, basta con seleccionarlo y pulsar la tecla Intro o hacer doble clic. Se abrirá en tu aplicación predeterminada y, al guardar, los cambios viajarán a la nube automáticamente.

Si quieres mover o copiar algo, selecciónalo en el Explorador y usa Ctrl+C (copiar) o Ctrl+X (cortar). Ve a la carpeta de destino y pega con Ctrl+V. Con esto, la modificación queda reflejada tanto en el sistema de archivos del PC como en OneDrive o SharePoint.

Otra forma de subir contenido consiste en arrastrar archivos o carpetas a la ubicación sincronizada dentro del Explorador. Al soltarlos, se iniciará la carga y el material quedará disponible en todos tus dispositivos.

Eliminar, recuperar y cuánto tiempo se mantienen los elementos

Para eliminar un archivo sincronizado, selecciónalo y pulsa Supr. Como regla general, el borrado se replica en los servicios conectados para mantener la coherencia entre tu PC y la nube.

Qué ocurre exactamente al borrar

Si eliminas un elemento que estaba marcado como solo en línea, desaparecerá del equipo, de la nube y del resto de dispositivos. Aun así, puedes recuperarlo desde la Papelera de reciclaje de OneDrive o de la biblioteca de SharePoint en la web, usando la opción Restaurar.

Cuando borras un archivo que ya estaba descargado en el equipo, además de quedar en la Papelera de la nube (según sea OneDrive o SharePoint), se enviará también a la Papelera del dispositivo para facilitar su recuperación local.

Tiempos de conservación en la Papelera

• OneDrive personal (cuenta Microsoft): hasta 30 días en la Papelera.
• OneDrive para el trabajo o la escuela, y SharePoint en Microsoft 365: hasta 93 días.

Si no quieres que todo se sincronice, tienes dos vías: desvincular tu cuenta desde la configuración de OneDrive o elegir únicamente algunas carpetas para su sincronización. Al dejar de sincronizar, los archivos desaparecen del Explorador pero siguen en la nube y puedes acceder a ellos desde el navegador.

Centro de sincronización y Archivos sin conexión en redes locales

El Centro de sincronización es una utilidad nativa de Windows pensada para mantener sincronizados archivos de carpetas compartidas en red. Lleva activa desde Windows Vista y funciona también en Windows 10 y 11, garantizando acceso offline aunque el servidor vaya lento o se caiga.

1. Abre el Panel de control, entra en Centro de sincronización y pulsa en Administrar archivos sin conexión. Activa los Archivos sin conexión para habilitar la caché local.
2. Comparte la carpeta de red desde otro equipo: habilita la detección de redes y el uso compartido de archivos e impresoras, asigna permisos y marca la carpeta como compartida.
3. Consigue la IP del servidor con ipconfig y conéctate desde tu equipo usando la ruta de red en el cuadro Ejecutar (\IP-del-servidor). En el Explorador, clic derecho sobre la carpeta compartida y elige Siempre disponible sin conexión para sincronizarla.

Esta opción brilla en entornos locales sin depender de Internet, aunque su configuración puede resultar más técnica que la de OneDrive. A cambio, ofrece rendimiento sólido cuando trabajas contra recursos de red internos.

Aplicaciones destacadas para sincronizar carpetas en Windows

FreeFileSync

Proyecto gratuito y de código abierto para comparar y sincronizar directorios. Permite evaluar diferencias por fecha y tamaño o por contenido, y transfiere solo lo necesario para agilizar la tarea. Es muy sencillo de arrancar indicando las dos rutas, aunque puede complicarse en redes con servidores distintos y su documentación no siempre es amigable.

Syncthing

Sincronización punto a punto en tiempo real con cifrado TLS. Cada equipo se identifica con un ID, sin depender de IPs fijas, y sincroniza a través de LAN o Internet. Es potente, multiplataforma y seguro; a algunos usuarios se les atraganta la configuración en varios dispositivos o con iOS.

SyncToy

Herramienta gratuita de Microsoft que simplifica la sincronización entre dos carpetas, incluso si están en ordenadores distintos. Ofrece varias opciones (copiar, mover, sobrescribir) para cubrir la mayoría de escenarios, aunque se echan en falta opciones avanzadas de personalización.

Rclone

El rsync para la nube: utilitario de línea de comandos que sincroniza con decenas de servicios (Google Drive, Dropbox, MEGA, 1fichier, Alibaba Cloud, Amazon, Nextcloud y más). Verifica integridad con hash, soporta cifrado, compresión y tipos de sincronización flexibles.

Bart

Software gratuito y portable para sincronizar y hacer copias de seguridad. Copia solo lo que cambia desde la última ejecución, admite exclusiones (ocultos o de sistema) y puede leer varias carpetas origen para mantener múltiples conjuntos de datos al día.

PureSync

Enfocado en sincronización, copias de seguridad y descarga de fotos desde cámaras. Incluye filtros por extensión, detección de cambios, integración con el Explorador y atajos de teclado. Un asistente te guía paso a paso para evitar errores en la configuración.

SyncFolders

Herramienta gratuita para sincronizar directorios y subdirectorios, ya sea de forma local, a unidades externas o en red. Ofrece sincronización bidireccional y detección de conflictos para proteger tus datos, con una interfaz sencilla pero muy configurable.

Resilio Sync

Basado en tecnología P2P para sincronizar carpetas grandes con control de permisos por usuario y limitación de ancho de banda. Es multiplataforma y dispone de versión gratuita limitada; ideal cuando necesitas velocidad y control fino sobre la transferencia.

Allway Sync

Sincroniza y hace copias en discos, USB, FTP/SFTP/WebDAV y nubes como OneDrive o Google Drive. Incluye cifrado y control de versiones. Gratis para uso personal con límites mensuales; para uso comercial se requiere licencia de pago.

Beyond Compare

Pensado para comparar carpetas y archivos, detectar diferencias y sincronizar, incluso por FTP. Ofrece visores integrados para distintos tipos de datos y un editor de texto, útil si revisas código o necesitas comparaciones precisas.

Create Synchronicity

Ligero y personalizable para respaldo y sincronización: espejo, incremental unidireccional o bidireccional. Permite incluir/excluir por nombre o extensión y seleccionar carpetas con mucho detalle para afinar el alcance.

GoodSync

Automatiza la sincronización entre PCs, portátiles y discos externos, además de funciones de copia de seguridad y creación de redes de intercambio entre dispositivos. Disponible en varias plataformas y con licencia individual asequible.

Synchredible

Sincroniza, copia y respalda carpetas o unidades enteras con asistente, programación por tiempo o por cambios en tiempo real. Funciona con ubicaciones locales, de red y USB, con versión gratuita para uso personal y edición profesional de pago.

Consejos para una sincronización eficaz

• Prioriza lo importante para ahorrar espacio, sobre todo si tu nube tiene capacidad limitada.
• Revisa el estado de sincronización con frecuencia para confirmar que todo está actualizado.
• Marca como disponibles sin conexión los archivos que consultes a menudo para no depender de Internet.
• Mantén ordenadas tus carpetas para encontrar rápido lo que buscas dentro de la herramienta de sincronización.
• Haz una copia de seguridad adicional de lo crítico en otra ubicación (por ejemplo, un disco externo) para doble protección.

Opciones de Windows que ayudan en la gestión de archivos

Algunas preferencias del sistema te facilitan el día a día con archivos: en el Explorador puedes mostrar extensiones, ver elementos ocultos, usar vista compacta o mostrar la ruta completa en la barra de título. Útiles para evitar confusiones y trabajar más rápido.

En la Papelera de reciclaje puedes activar el cuadro de confirmación de eliminación, una medida sencilla que reduce borrados accidentales antes de que la sincronización propague el cambio.

Si sueles conectar USB o tarjetas, la reproducción automática puede agilizar importaciones, y en Configuración de sonido, notificaciones o multitarea encontrarás pequeños ajustes para afinarlos según cómo trabajas. No son imprescindibles para sincronizar, pero ayudan a tener un entorno cómodo.

Con estas opciones, entre la integración nativa de OneDrive, el Centro de sincronización para redes locales y una larga lista de utilidades especializadas, tienes a mano un abanico completo para mantener tus archivos siempre al día, ahorrar espacio con Archivos a petición, recuperar borrados recientes y trabajar sin conexión cuando toque.