Copilot, la herramienta de Inteligencia Artificial de Microsoft, cuenta también con una versión web que se integra directamente en las aplicaciones de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint y Teams), accesibles ahora desde cualquier navegador web. En este post vaso a repasar algunos prácticos trucos para sacar el máximo partido a la versión web de Copilot.
No hay que olvidar que Copilot ha sido diseñado como un instrumento que nos puede ayudar a automatizar tareas y mejorar la productividad para ser utilizado en tiempo real, sin que sea necesario descargar ningún tipo de software adicional.
Antes de pasar a explicar los trucos, hay que destacar algunas de las ventajas que supone el uso de la versión web de Copilot. Más allá de la ya mencionada integración con los programas de Microsoft 365, hay que señalar aspectos como su nueva interfaz, más simple y fluida, así como la posibilidad de acceder a ella desde cualquier dispositivo. Además, en ella encontramos capacidades como la automatización inteligente o el procesamiento de lenguaje natural (NLP).
De manera intuitiva, todos los usuarios descubren rápidamente cómo la IA puede ser de gran ayuda a la hora de mejorar la calidad de sus textos con sugerencias gramaticales, corrección de errores y recomendaciones de estilo. Y también para las búsquedas de información en Internet o incluso dentro de sus propios archivos. Pero donde más se va a reflejar el aumento de productividad es con la integración en las aplicaciones de Mirosoft 365.
Trucos para usar mejor Copilot
¿Quieres sacarle todo el provecho a esta prodigiosa herramienta? La clave de todo radica en usar la herramienta a través de comandos claros y directos. Allá van nuestros consejos:
Trucos para Word
Copilot es tremendamente útil en Word para redactar documentos de cierta extensión a partir de una serie de datos, o bien para resumir textos largos de forma clara y sencilla. También es posible pedirle que cambie el tono de un texto, reescribiéndolo para que sea más informal, más técnico, etc.
Pero los resultados no serán tan afinados como queremos si no somos suficientemente explícitos en nuestras peticiones. El truco consiste en usar comandos claros y explicativos. Por ejemplo: «Resume este texto en 200 palabras usando un lenguaje simple y un tono amigable». No hay que esperar que la herramienta lea nuestra mente y comprenda nuestros deseos: hay que transmitirlos de forma lo más clara posible.
Trucos para Outlook
Ya hemos hablado en este blog de las ventajas que supone usar Copilot en Outlook. Las ventajas de esta integración son muy interesantes. Podemos, por ejemplo, condensar hilos largos de correo electrónico en resúmenes breves, con el ahorro de tiempo que ello representa, o programar respuestas automáticas.
Uno de los trucos de la versión web de Copilot para Outlook es particularmente útil cuando se trata de la gestión rápida de correos. Cuando tenemos una gran cantidad de mensajes por responder y que esperan nuestra contestación, Copilot puede redactar las respuestas apropiadas. Por ejemplo, se pueden usar comandos como «Redacta una respuesta agradeciendo el mensaje y anunciando que en breve nos pondremos en contacto».
Trucos para Excel
Tal vez Excel es la aplicación de Microsoft 365 en la que más claramente se refleja el impulso de Copilot. Su impacto se puede apreciar en tareas como la generación automática de gráficos a partir de tablas y hojas de datos o la identificación de patrones. La cantidad de cosas que se pueden hacer en esta simbiosis entre la IA y las hojas de cálculo es abrumadora.
Un truco que vale la pena explotar es el de pedirle a Copilot que nos dé consejos o recomendaciones financieras antes de invertir unos ahorros. No es que haya que ponerse ciegamente en manos de la IA para temas tan delicados, pero si estamos pensando en hacerlo, ¿qué mejor que obtener una valoración precisa a partir de los datos que tenemos?
Trucos para Teams
También Copilot puede hacer que nuestras reuniones en Teams sean más productivas. Para ello podemos beneficiarnos de su capacidad para generar resúmenes detallados de las reuniones, destacando los puntos clave, las decisiones tomadas, etc. Incluso podemos solicitarle una transcripción completa de lo que se ha dicho en cada reunió y quién lo ha dicho.
Un truco que muchos usuarios de Copilot y Temas no tienen en cuenta: además de resumir y analizar estas reuniones, la IA puede también utilizar esta información para crear una agenda basada en lo que se ha hablado o la información que se ha compartido en otros archivos de Word o Excel. Incluso diseñar planes de acción tomando como base a estos contenidos.
Conclusión
Esto ha sido solamente una aproximación de los numerosos trucos que podemos utilizar en la versión web de Microsoft Copilot. Hay muchas otras maneras de aprovecharnos de su potencial (todavía desconocido en su totalidad) para automatizar tareas, mejorar nuestra productividad y ahorrar un valioso tiempo en nuestras actividades diarias.