A pesar de las alternativas que existen, Word sigue siendo el programa favorito por millones de usuarios en todo el mundo a la hora de crear documentos de texto. Es una herramienta de trabajo básica para muchos, por eso es importante saber manejarla bien y sacarle todo el provecho. En este post te presentamos 5 Trucos para Word que nos ayudarán a ser más rápidos y, por tanto, más productivos.
Es cierto que cualquiera que utilice este procesador de textos de forma habitual conoce ya los trucos y las funciones más básicos. Nosotros nos centraremos en algunos tips poco conocidos. Puede que descubrirlos y acostumbrarse a usarlos marque una gran diferencia a partir de ahora para muchos.
Truco 1: Genera rápidamente un texto para pruebas
Muchas veces nos vemos en la necesidad de disponer de un texto de prueba para comprobar el formato y ensayar diferentes ajustes hasta dar con el aspecto final que buscamos para nuestro documento. Esto es especialmente importante cuando queremos confeccionar un escrito para presentar a nuestro jefe, nuestro profesor o un cliente al que queremos convencer de algo.
Bastantes usuarios ignoran que para esto no es preciso recurrir a ningún generador de texto externo, ni realizar ningún tipo de búsqueda en Internet. Word tiene un truco para nosotros. Dos opciones de generar algunos párrafos de texto ciego, texto ficticio o texto de relleno (el famoso texto Lorem Ipsum que tantas veces hemos visto).
Todo lo que hay que hacer es seguir los siguientes pasos:
- En primer lugar, abrimos el programa Microsoft Word.
- A continuación, situamos el cursor en el punto del documento donde deseamos añadir el texto.
- Allí escribimos esto: =lorem().
- Para acabar, pulsamos Enter.
Para seleccionar el tamaño de este texto de prueba hay que introducir una serie de valores dentro del paréntesis. Si dejamos ese espacio en blanco, el código de Word añadirá tres por defecto párrafos de tres líneas cada uno. Para cambiar esa configuración, hay que introducir valores numéricos. Un ejemplo: si escribimos =lorem(4,6) se generará un texto de cuatro párrafos de seis líneas cada uno.
Truco 2: Conoce el número de palabras y letras de tu texto
Otro de los trucos de Word que más nos van a ayudar es el que nos permite saber cuántas palabras, letras y caracteres contiene nuestro texto. Esto es importante porque muchas veces tenemos que escribir un texto con una extensión mínima o máxima. Esto es útil tanto para comprobar el tamaño de un texto ya terminado como para ir comprobando el avance del texto en el que estamos trabajando.
Para acceder a esta información solamente hay que dar dos pasos:
- Primero, vamos al menú Revisar.
- Allí seleccionamos la opción «Contar palabras».
También es posible realizar esta consulta a través de un atajo de teclado, en concreto la combinación de teclas Ctrl + Shif + G. Tato usando un método como el otro, el resultado es el mismo: se mostrará una pequeña ventana con la información referente al número de palabras y caracteres (contando o no los espacios) de nuestro texto, así como otros datos como el número de páginas o párrafos.
Truco 3: Fecha y hora actualizada automáticamente
Muchos usuarios saben ya cómo insertar una fecha y una hora en un documento. No tiene mucha complicación, basta con ir a la pestaña «Insertar», abrir el menú de Texto y hacer clic en la opción «Fecha y hora». Con esto, se añade una fecha y hora fija con el formato que queramos. Sin embargo, si lo que queremos es que esos datos se actualicen, este es el truco que debemos usar:
- Para empezar, vamos a la pestaña «Insertar».
- Después seleccionamos el menú de Texto.
- A continuación, vamos a la opción «Fecha y hora».
- Allí, tras elegir el formato deseado, seleccionamos la casilla de «Actualizar automáticamente».
Haciendo esto, la fecha y la hora se actualizarán cada vez que alguien abra el documento. Así de sencillo.
Truco 4: Imprime más de una página por hoja
Este es un truco sencillo que también tiene interesantes aplicaciones prácticas. Por ejemplo, puede ser muy útil cuando deseamos hacer una revisión rápida de un documento extenso. Esa labor será siempre más rápida y sencilla si podemos visualizar varias páginas en una sola hoja impresa.
Entonces, ¿qué hay que hacer para imprimir más de una página por hoja? Solo tenemos que ir a la opción de imprimir de la cinta de comandos (también nos sirve la combinación de teclas Ctrl + P) e ir a la casilla marcada como «Páginas por hoja». En ella seleccionamos el número de páginas que deseamos imprimir en cada hoja.
Este truco no solo nos va a servir para ganar tiempo y ser más eficientes, sino también para ahorrar papel (y dinero), lo cual también tiene su importancia.
Truco 5: Aumenta o disminuye el tamaño de fuente de una palabra o frase
Para acabar, analizamos uno de los trucos de Word más sencillos y prácticos para dar a nuestros textos la forma y el sentido que buscamos: cómo aumentar o disminuir el tamaño de fuente, ya sea de una sola palabra en concreto o de una frase entera.
La mayoría de veces, es necesario modificar la uniformidad del texto para estructurarlo en títulos, subtítulos, apartados, etc. Se usan listas para enumerar elementos, negritas para destacar ciertos fragmentos, etc. Y en muchas ocasiones, este modelado se basa en retocar el tamaño de la fuente de una o varias palabras. Algo que, en realidad, es muy sencillo de hacer:
- Lo primero que hay que hacer es seleccionar el texto cuyo tamaño quereos cambiar: una o más palabras, u párrafo entero, etc.
- Después, en la cinta de herramientas de Word, vamos al grupo «Inicio».
- Allí elegimos el grupo de comandos «Fuente».
- En el botón desplegable, elegimos «Tamaño».
- por último, hay que localizar el tamaño de letra que deseamos utilizar y hacemos clic sobre él.
Estos son solamente cinco trucos prácticos que nos van a resultar realmente útiles cuando trabajemos con documentos de Word. Obviamente, hay muchos más que podemos utilizar, algunos de los cuales ya hemos hablado antes en este blog: cómo numerar páginas, cómo poner un pie de foto, cómo ajustar los márgenes y muchos otros.