У діловому світі управління базами даних стає все більш важливим, необхідним для того, щоб завжди мати правильний і оновлений аналіз інформації. І це стосується як великих компаній, так і невеликих незалежних професіоналів. У цій публікації ми побачимо, як Створення та керування базами даних в Excel.
Можливо, головна перевага управління базою даних полягає в тому, що ми зможемо мати всю інформацію, необхідну для ведення бізнесу: клієнтів, продажів, постачальників, співробітників або будь-яку іншу сферу. Ми пояснюємо це більш детально в наступних параграфах:
Що таке база даних в Excel?
Бази даних в Excel є ідеальним інструментом для керування інформацією. Це дозволяє нам постійно тримати його організованим і структурованим, щоб процес пошуку конкретних даних був швидким і легким. Крім того, це так дуже універсальний інструмент, який ми можемо адаптувати до наших власних цілей і потреб.
Якщо ми підемо до таблиці Excel, база даних має форму великої таблиці з рядками та стовпцями, у яких інформація класифікується за різними категоріями. Найважливіше те, що усі дані зведені в одному документі. Будь-які зміни, які ми вносимо до нього, відображатимуться в глобальному наборі даних.
Окрім негайного доступу до всієї інформації, бази даних Excel пропонують багато інших функцій. Наприклад, кільком користувачам можна надати доступ до них, відстежувати тенденції тощо. З точки зору універсальності, ми можемо використовувати їх як для управління складськими запасами, так і для контролю персонального процесу навчання.
Звичайно, щоб база даних Excel стала ефективним інструментом, Необхідно добре знати, як працює програма і таким чином отримати максимум від своїх інструментів.
Елементи бази даних Excel
Перш ніж знати, як створити та керувати базою даних у Excel, важливо знати, які елементи є її частиною:
- малювати, основні компоненти для управління інформацією в електронних таблицях Excel.
- консультації. Власні функції Excel для пошуку та зв’язування інформації, що міститься в різних таблицях або базах даних.
- Фільтрос. Інструменти для застосування конкретних критеріїв і негайного пошуку конкретної інформації.
- Ідентифікатор (майстер-ключ). Додатковий елемент для встановлення ідентифікаційного номера для рядка, коду, серійного номера тощо.
Як створити базу даних в Excel
Ось як ми зможемо крок за кроком створювати бази даних в Excel:
- Спочатку Створюємо документ або книгу в Excel.
- Далі ми проектуємо a дошка на одному з аркушів, додаючи низку заголовків або заголовків для впорядкування та класифікації інформації.
- Потім створюємо серію фільтри пошуку для таблиці даних.
- Далі додаємо формули Excel які ми хочемо використовувати в таблиці.
- Нарешті ми створюємо registros для кожного з рядків.
Для створення пошукових фільтрів, зазначених у пункті 3, необхідно вибрати заголовки або заголовки створеної бази даних. Потім вам потрібно зайти в меню «Пуск», де ми шукаємо опцію «Сортування та фільтр» - «Фільтр», розташовану праворуч на панелі параметрів.
Практичні корисні властивості баз даних
Існує багато практичних застосувань баз даних у Excel, які можуть варіюватися від дуже простих до дуже складних. Деякі з них ми вже відзначали вище. Основна ідея така контролювати всю інформацію та мати можливість вносити в неї зміни. У комерційному та діловому світі це надзвичайно важливо. Ось кілька прикладів:
- бази даних постачальники з метою вести точний облік покупок і намагатися отримати більше переваг при переговорах.
- бази даних клієнтів адже будь-якому бізнесу важливо добре знати своїх клієнтів, їхні вподобання, рухи тощо. для досягнення більшого задоволення та досягнення більших продажів.
- бази даних Інвентаризація, детально і в режимі реального часу знати стан товарів на складі. За допомогою цього ви можете вирішити, що і скільки виробляти, зберігати або продавати.
- бази даних реалізація, за допомогою якого можна проаналізувати їхній прогрес, їх прибутковість, а також оцінити можливість створення нових бізнес-стратегій.
- бази даних особисті. З ними метою є, серед іншого, контроль над працівниками, їхніми умовами, зарплатою чи продуктивністю.
На закінчення можна сказати, що правильне управління базами даних в Excel є дуже ефективним способом ведення бізнесу, контролюючи всі основні аспекти відносно простим способом. П'ятизірковий інструмент.