Можливо, колись ви відкривали документ Excel і виявили, що в деяких його клітинках відкривається розкривний список. Це дуже зручна функція електронних таблиць Microsoft, якою ви також можете скористатися. У цій публікації ми пояснюємо як створити спадний список в excel
Це дуже корисна функція, особливо коли ми працюємо з аркушами та шаблонами, в яких повторюються однакові параметри. Але крім практичності, це також дуже візуальний ресурс, який надає більш професійного вигляду будь-якому документу.
Розкривні списки (англійською мовою, спадний список) дозволити користувачам перевершувати вибрати елемент із попередньо визначеного списку. Це особливо придатний ресурс для виготовлення форми, тому що завдяки цьому введення даних відбувається швидше та точніше.
Як ці списки працюють? Коли ми вибираємо комірку, яка містить список, ми побачимо поруч із нею піктограму маленької стрілки. Якщо натиснути на нього, цей список відображається з рядом параметрів, серед яких ми повинні вибрати один.
Основна ідея створення випадаючих списків в Excel полягає в тому, щоб надати користувачеві обмежена кількість варіантів. Крім того, уникають введення даних з помилками або орфографічними помилками.
Створіть розкривний список в Excel крок за кроком
Ось кроки, які слід виконати, щоб створити розкривні списки в Excel:
Крок 1: Виберіть клітинку
Якщо ми вже маємо аркуш Excel, який більш-менш організований і структурований, і ми розглядаємо питання про вставлення в нього одного або кількох розкривних списків, перше, що ми повинні зробити, це виділіть вказівником миші клітинку або клітинки у якому ми хочемо, щоб список відкрився, коли ми натискаємо на нього.
Крок 2: перевірка даних
Далі натискаємо на вкладку «Дані». Після відкриття ми переходимо до групи «Інструменти даних», де ми повинні знайти та натиснути опцію «Перевірка даних». Залежно від версії Excel, яку ми встановили, піктограма може відрізнятися, хоча зазвичай вона виглядає як дві клітинки, одна перевірена, а інша ні.
Крок 3: виберіть і налаштуйте список
Після перевірки відкривається спадний список, в якому ми вибираємо варіант "Готовий". У нас також є інші параметри, за допомогою яких ми зможемо обмежити вміст комірки певними форматами (числа, дати, години тощо). Тоді ми можемо діяти двома різними способами:
- напишіть елементи які ми хочемо запропонувати як параметри в списку (вони повинні бути розділені комою без пробілів).
- Виділіть діапазон клітинок які містять ці параметри, і перевірте їх, натиснувши піктограму стрілки поруч із коміркою, де відкриється розкривний список.
Після завершення процесу ми побачимо, як клацання вибраної комірки відобразить список, який ми налаштували. Якщо ми хочемо повторити операцію в іншій комірці документа, достатньо буде скопіювати її в буфер обміну та вставити в нову комірку.
Створіть динамічний розкривний список у Excel
Якщо ми плануємо регулярно змінювати елементи в нашому розкривному списку в Excel, можливо, доречніше створити a динамічний розкривний список. Це варіант того, що ми бачили в попередньому розділі, з тією особливістю, що в цьому випадку щоразу, коли ми вносимо зміни в комірки або вихідний список, розкривний список оновлюватиметься автоматично.
Є два способи створити цей тип списку: за допомогою того самого методу, який ми пояснювали раніше, або за допомогою звичайного іменованого діапазону та посилання на нього за допомогою Формула OFFSET. Ми пояснюємо, як це робиться нижче:
- Спочатку нам потрібно записати пункти спадного меню в окремі комірки.
- Потім ми створюємо іменовану формулу (для цього скористайтеся комбінацією клавіш Control + F3, щоб відкрити діалогове вікно).
- Після того, як нове ім’я буде введено в поле «Ім’я», ми введемо наступну формулу:
=ЗМІЩЕННЯ(Аркуш!$A$2, 0, 0, COUNTA(Аркуш3!$A:$A), 1) *
Аркуш: назва аркуша.
A : Стовпець, у якому розташовані елементи спадного списку.
$A$2: клітинка, яка містить перший елемент.
Коли у нас уже визначено формулу, нам залишається лише створити спадне меню на основі діапазону клітинок, як ми бачили в попередньому розділі. Процес налаштування трохи трудомісткіший, але він того вартий, якщо нам доведеться працювати зі списком вихідних комірок, який постійно змінюється.
(*) Як видно, ця формула складається з дві функції: OFFSET і COUNTA. Другий — підрахувати всі непорожні клітинки у стовпці, на який посилається. Цей підрахунок у свою чергу використовується функцією OFFSET.