Trong thế giới kinh doanh, việc quản lý cơ sở dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng, cần thiết để luôn có sự phân tích chính xác và cập nhật thông tin. Và điều này áp dụng cho cả các công ty lớn và các chuyên gia độc lập nhỏ. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem làm thế nào Tạo và quản lý cơ sở dữ liệu trong Excel.
Có lẽ ưu điểm chính của việc quản lý cơ sở dữ liệu là chúng ta sẽ có thể có tất cả thông tin cần thiết để điều hành một doanh nghiệp: khách hàng, bán hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác. Chúng tôi giải thích nó chi tiết hơn trong các đoạn sau:
Cơ sở dữ liệu trong Excel là gì?
Cơ sở dữ liệu trong Excel là công cụ hoàn hảo để quản lý thông tin. Nó cho phép chúng tôi luôn sắp xếp và có cấu trúc để quá trình tìm kiếm dữ liệu cụ thể diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Hơn nữa, nó là một công cụ rất linh hoạt mà chúng ta có thể điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của mình.
Nếu chúng ta đi đến bảng tính excel, cơ sở dữ liệu có dạng một bảng lớn, với các hàng và cột, trong đó thông tin được phân loại thành các danh mục khác nhau. Điều quan trọng nhất là tất cả dữ liệu được cô đọng trong một tài liệu. Bất kỳ thay đổi nào chúng tôi thực hiện đối với nó sẽ được phản ánh trong tập dữ liệu toàn cầu.
Ngoài khả năng truy cập ngay vào tất cả thông tin, cơ sở dữ liệu Excel còn cung cấp nhiều chức năng khác. Ví dụ: nhiều người dùng có thể được cấp quyền truy cập vào chúng, theo dõi xu hướng, v.v. Về tính linh hoạt, chúng ta có thể sử dụng chúng để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát quá trình đào tạo cá nhân.
Tất nhiên, để cơ sở dữ liệu Excel trở thành một công cụ hữu hiệu, Cần phải biết rõ chương trình hoạt động như thế nào và do đó tận dụng tối đa các công cụ của bạn.
Các mục cơ sở dữ liệu Excel
Trước khi biết cách tạo và quản lý cơ sở dữ liệu trong Excel, điều cần thiết là phải biết các thành phần là một phần của nó:
- rút ra, thành phần cơ bản để quản lý thông tin trong bảng tính Excel.
- Tham vấn. Các chức năng riêng của Excel để tìm kiếm và liên kết thông tin có trong các bảng hoặc cơ sở dữ liệu khác nhau.
- Filtros. Công cụ để áp dụng các tiêu chí cụ thể và tìm thông tin cụ thể ngay lập tức.
- Định danh (chìa chính). Phần tử tùy chọn để đặt số nhận dạng cho hàng, mã, số sê-ri, v.v.
Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Excel
Đây là cách chúng ta sẽ có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Excel, từng bước một:
- Đầu tiên, Chúng tôi tạo một tài liệu hoặc sổ làm việc trong Excel.
- Tiếp theo, chúng tôi thiết kế một tabla trên một trong các trang tính, thêm một loạt tiêu đề hoặc tiêu đề để sắp xếp và phân loại thông tin.
- Sau đó chúng tôi tạo ra một loạt bộ lọc tìm kiếm cho bảng dữ liệu.
- Tiếp theo, chúng tôi thêm các công thức excel mà chúng tôi muốn sử dụng trong bảng.
- Cuối cùng, chúng tôi tạo ra các hồ sơ cho mỗi hàng.
Để tạo các bộ lọc tìm kiếm được đề cập ở điểm 3, cần phải chọn tiêu đề hoặc tiêu đề của cơ sở dữ liệu đã tạo. Sau đó, bạn phải chuyển đến menu Bắt đầu, nơi chúng tôi tìm tùy chọn Sắp xếp và Lọc - Bộ lọc, nằm ở bên phải của thanh tùy chọn.
Các tiện ích thiết thực của cơ sở dữ liệu
Có rất nhiều ứng dụng thực tế của cơ sở dữ liệu trong Excel, có thể từ rất đơn giản đến rất phức tạp. Một số trong số họ chúng tôi đã lưu ý ở trên. Ý tưởng cơ bản là kiểm soát tất cả các thông tin và có thể thay đổi nó. Trong thế giới thương mại và kinh doanh, đây là điều tối quan trọng. Đây là một số ví dụ:
- cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp với mục đích lưu giữ hồ sơ chính xác về việc mua hàng và cố gắng giành được nhiều lợi thế hơn khi đàm phán.
- cơ sở dữ liệu của khách hàng bởi vì điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào là phải biết rõ về khách hàng của mình, sở thích, phong trào của họ, v.v. để đạt được sự hài lòng cao hơn và đạt được doanh số bán hàng lớn hơn.
- cơ sở dữ liệu của hàng tồn kho, để biết chi tiết và theo thời gian thực trạng thái của các sản phẩm trong kho. Với điều này, bạn có thể quyết định sản xuất, lưu trữ hoặc bán cái gì và bao nhiêu.
- cơ sở dữ liệu của doanh số bán hàng, qua đó phân tích tiến độ, khả năng sinh lời của chúng, cũng như đánh giá khả năng thiết lập các chiến lược kinh doanh mới.
- cơ sở dữ liệu của cá nhân. Với họ, mục đích là để kiểm soát nhân viên, điều kiện của họ, tiền lương hoặc hiệu suất của họ, trong số những thứ khác.
Để kết luận, có thể khẳng định rằng việc quản lý đúng cơ sở dữ liệu trong Excel là một cách rất hiệu quả để điều hành doanh nghiệp, kiểm soát tất cả các khía cạnh cơ bản theo cách tương đối đơn giản. Một công cụ năm sao.