Các phiên bản mới của Microsoft Office giúp chúng tôi có thể ký điện tử vào các tài liệu của mình. Điều này có nghĩa là không thể sửa đổi các tài liệu và trong trường hợp chúng được sửa đổi, những thay đổi đó sẽ liên quan đến người dùng khác.
Phương pháp này không chỉ được sử dụng trong các tình huống mà chúng ta cần nhiều bảo mật mà còn cũng trong những tình huống mà chúng ta cần biết ai đã viết tài liệu này. Do đó, việc ký điện tử các tài liệu Microsoft Office ngày càng trở nên dễ dàng hơn.
Có hai loại chữ ký điện tử, một loại ẩn và một loại khác có thêm hình mờ với dữ liệu của chủ sở hữu. Chúng tôi sẽ dạy bạn cách tạo loại chữ ký đầu tiên, vì nó thực tế hơn và phổ biến hơn ở những người dùng cần phải ký điện tử vào một tài liệu. Để thực hiện việc này, sau khi soạn thảo tài liệu, chúng ta phải chuyển đến tab "Thông tin", trong menu "Tập tin".
Trong Thông tin, chúng tôi sẽ Bảo vệ tài liệu và trong menu thả xuống xuất hiện, chúng tôi sẽ đi đến tùy chọn Thêm chữ ký điện tử. Sau đó, một cửa sổ đối thoại sẽ xuất hiện, chúng ta nhấn nút chấp nhận và một cửa sổ hiện ra để ký tài liệu. Chúng tôi sẽ phải thêm lý do hoặc văn bản mà chữ ký điện tử sẽ có. Sau khi thêm lý do cho chữ ký điện tử, hãy nhấp vào nút ký và Microsoft Word sẽ khóa tài liệu.
Để xóa hoặc xóa chữ ký khỏi tài liệu, chúng ta phải lặp lại quy trình tương tự. Đó là, chúng ta phải đi đến Tệp -> Thông tin và nhấn nút «Xem chữ ký». Một cửa sổ sẽ xuất hiện với danh sách các chữ ký mà tài liệu này có. Bây giờ chúng ta nhấn vào mũi tên bên cạnh tên chữ ký muốn xóa và nhấn nút "Xóa chữ ký". Thao tác này sẽ tự động xóa chữ ký khỏi tài liệu, giải phóng nó và cho phép bạn chỉnh sửa nó.
Chữ ký điện tử do Microsoft Office cung cấp không quá mạnh như bạn có thể thấy, nhưng đủ cho nhiều người dùng và cho nhiều tình huống Bạn có nghĩ vậy không?