Khi xem xét một tài liệu, tùy thuộc vào độ dài của nó, công việc có thể trở nên phức tạp hơn hoặc ít hơn nếu chúng ta quyết định thay thế một từ này bằng một từ khác, bởi vì sai chính tả, có lỗi chính tả hoặc vì bất kỳ lý do nào kháco.
Word cho phép chúng ta tìm và thay thế các từ một cách rất thoải mái và đơn giản, vì nó tự động đảm nhận việc tìm các từ (nó chấp nhận phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường). Chức năng này cho phép chúng tôi sửa đổi từng từ một hoặc tất cả các từ cùng nhau mà không có sự giám sát của chúng tôi.
Chức năng Thay thế mà Word cung cấp cho chúng ta nằm trên ruy-băng Bắt đầu, ngay ở cuối. Khi nhấp vào tùy chọn này, hình ảnh đầu bài viết này sẽ được hiển thị. Nếu chúng tôi muốn truy cập tất cả các tùy chọn được cung cấp bởi chức năng này, chúng ta phải nhấp vào nút More.
Bằng cách nhấp vào nút này, chúng tôi sẽ có thể thiết lập xem chúng tôi muốn các chữ cái viết hoa và viết thường khớp với nhau hay không, chỉ các từ hoàn chỉnh, tất cả các dạng của từ ... theo cách này, chúng tôi có thể thu hẹp tìm kiếm và thay thế các từ càng nhiều càng tốt.
Để tìm các từ để thay thế chúng sau này, chúng ta phải viết vào ô tìm kiếm các từ cần tìm (có giá trị dư thừa) và trong hộp Thay thế với những từ chúng tôi muốn thay thế bằng những từ chúng tôi đã tìm kiếm.
Ở dưới cùng, chúng tôi có thể hiển thị các nút thay thế y thay thế tất cả, cho phép chúng tôi tự động thay thế tất cả các từ mà không cần sự giám sát của chúng tôi.
Tùy chọn này là ít được khuyến khích nhất cho xem xét tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Nếu chúng tôi muốn xem lại tất cả các thay đổi mà chúng tôi đã thực hiện trong tài liệu, chúng tôi có thể sử dụng điều khiển thay đổi mà Word cung cấp cho chúng tôi, một chức năng có sẵn trong ruy-băng Xem lại thông qua nút Thay đổi kiểm soát.