في العصر التكنولوجي الذي نعيش فيه حاليًا، تتم إدارة واستخدام المستندات بشكل أساسي بطريقة رقمي. ومن هنا جاءت الحاجة إلى تحويل المستندات باستخدام الماسح الضوئي a ملفات قابلة للتحرير مثل Microsoft Word. تسمح هذه العملية تحويل المستندات المادية مثل الكتابات والمستندات المطبوعة والرسومات أو أي تنسيق آخر يكون على الورق في الملفات الرقمية يمكنك تحريرها وإدارتها ومشاركتها وتخزينها رقميًا من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي الخاص بك. كان هذا أمرًا ممكنًا لسنوات عديدة، ولكن مع التقدم الحالي، أصبحت هذه المهمة أسهل بكثير حيث يمكننا القيام بذلك من هاتفنا المحمول ولن يستغرق الأمر سوى بضع ثوانٍ.
هذا مهم بشكل خاص إذا كنت معتادًا على ذلك العمل مع مستندات Word أو إذا كنت تريد تخزين كتاباتك بشكل فعال على الورق حتى لا تفقدها أبدًا. إذا أردت أن تعرف كيف يمكنك البدء في استخدام مستنداتك الورقية من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المحمول الخاص بك أنت محظوظ، حيث سنخبرك في هذه المقالة بالأدوات والأساليب الرئيسية التي يمكنك استخدامها والتي تعمل على تبسيط هذه العملية بحيث تكون بسيطة للغاية بالنسبة لك ويمكنك البدء في تنفيذها الآن.
لماذا تحويل المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى Word؟
قبل البدء في الحديث عن طرق وتفاصيل كيفية تحويل مستند ممسوح ضوئيًا أو كتابته إلى Microsoft Word، من الضروري أن نفهم سبب أهمية هذه العملية. حاليًا، تتم معالجة جميع المستندات ذات الصلة عمليًا في شكل رقمي، بغض النظر عن المجال المعني. حتى تلك التي تم إضفاء الطابع الرسمي عليها كتابيًا يتم رقمنتها لاحقًا ليتم تخزينها في السحابة. ومع ذلك، في كثير من الأحيان عندما نقوم بمسح هذه المستندات ضوئيًا، فإنها تظهر بتنسيق صورة ولا يمكننا العمل عليها مباشرة أو تعديلها، لذلك من المهم معرفة كيفية تحويلها إلى مستندات Microsoft Word قابلة للتحرير للاستفادة من كافة المزايا التي تقدمها لنا، خاصة إذا كانت مستندات مكتوبة. في حالة الصور الفوتوغرافية، لن يهمنا هذا كثيرًا نظرًا لأن الصور ستفقد جودتها وسيكون من المنطقي أكثر الاحتفاظ بها بتنسيق معين مثل JPEG أو PNG.
طرق التحويل إلى التنسيق الرقمي
سنبدأ بشرح الطرق التقليدية التي تم استخدامها لفترة طويلة لتحويل المستندات المكتوبة إلى ملفات رقمية مثل Word. إنها أدوات يمكنك استخدامها على الرغم من أنها ستتطلب ذلك المزيد من الوقت والجهد من التقنيات الجديدة التي تم تطويرها للقيام بهذه المهمة نفسها.
أعد كتابة الوثيقة
من المحتمل أن تكون هذه الطريقة هي أكثر سهولة من كل الناس. فإنه يعني نسخ محتوى الوثيقة المكتوبة بشكل جديد تركيب الكلمة رقمي النسخ مباشرة كل شيء مكتوب على الورق. مما لا شك فيه أنه أ عمل شاق ماذا يمكن أن يكون مفيدة للوثائق القصيرة حيث يتم هذا النسخ بسهولة. هناك أدوات مثل إملاء صوتي أن يمكنهم مساعدتك في إعادة الكتابة المستند أسرع بكثير، على الرغم من أنه يجب عليك توخي الحذر عند التعامل مع الملف أخطاء النسخ.
التعرف البصري على الحروف (OCR)
El برنامج OCR يستخدم في تحديد النص في المستندات الممسوحة ضوئيًا وتحويله إلى نص بتنسيق رقمي قابل للتحرير. هذه الأدوات موجودة في برامج وتطبيقات مجانية متنوعة والنتائج جيدة بشكل مدهش، على الرغم من أنها ستعتمد كثيرًا على جودة المسح الضوئي، والحالة الأصلية للمستند، وسهولة القراءة... يمكنك دائمًا تجربة إحدى هذه الأدوات كخطوة أولية، ثم تحرير ما يلي لاحقًا مفقود أو أن التعرف الضوئي على الحروف لم تتم قراءته بشكل صحيح.
أدوات متقدمة
في الوقت الحاضر، أدى التقدم الكبير في التكنولوجيا إلى تغيير كبير في نسخ المستندات ومسحها ضوئيًا، عرض حلول أسرع وأكثر دقة وأسهل لاستخدامها للمستخدمين. نقدم هنا بعض الأدوات الحالية لتحويل مستنداتك إلى ملفات Microsoft Word.
برنامج التعرف الضوئي على الحروف المتكامل
كثير تشتمل الماسحات الضوئية الحديثة على برنامج OCR مدمج السماح تحويل المستندات الورقية الممسوحة ضوئيا إلى الملفات الرقمية نص قابل للتحرير. مما لا شك فيه أن هذه ميزة كبيرة منذ ذلك الحين يقومون بإجراء التحويل في نفس وقت إجراء الفحص ونظرًا لدقتها، فإن النتائج عادة ما تكون موثوقة وسريعة للغاية. هذه الأداة هي حاليا أفضل خيار إذا كنت ترغب في تنفيذ هذه المهمة مع ضمانات، على الرغم من أنها تحتوي على ارتفاع التكلفة الاقتصادية من بقية الخيارات.
أبليكاسيونيس موفيلز
حاليا يمكنك أن تجد العديد من التطبيقات المتاحة مع برنامج التعرف الضوئي على الحروف لتحويل الصور من الملفات والمستندات إلى Word مباشرة. سنحتاج فقط الكاميرا وقم بتنزيل أي من هذه التطبيقات. معظمها مجاني، وبالإضافة إلى ذلك، يمكنك ذلك تحويل المستندات إلى تنسيقات أخرى مثل PDF. مما لا شك فيه أن هذا الخيار صالح للغاية إذا أردنا تحويل مستند بسرعة، على الرغم من أنه من الواضح أنه قد يتم ملاحظة بعض أخطاء النسخ.
التطبيقات والمواقع عبر الإنترنت
مثل تطبيقات الهاتف المحمول، يمكننا أن نجد أيضا مختلف الخدمات عبر الإنترنت التي نستطيع منها تحويل الملفات الممسوحة ضوئيا إلى كلمة. على هذه الأنظمة الأساسية، يجب عليك تحميل الملفات الممسوحة ضوئيًا بالفعل، وستتلقى المستند النصي القابل للتحرير. بعض المواقع المشهورة هي جوجل درايف وOnlineOCR.
اعتبارات قبل تحويل مستند
إذا كنت تريد تحويل مستند ومسحه ضوئيًا إلى Word، فمن المهم ذلك تأخذ في الاعتبار سلسلة من الجوانب بحيث يكون تنفيذ هذه المهمة أسهل بكثير وتكون الأخطاء التي تظهر في حدها الأدنى.
جودة المسح
قبل تحويل المستند، من المهم لديك ماسح ضوئي بأفضل جودة ممكنةخاصة إذا كانت ملفات أو مستندات مهمة. كلما كانت الوثيقة أكثر وضوحا، سيكون من الأسهل بكثير التعرف على الأحرف بواسطة برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR).. إذا كنت ستقوم بالمسح الضوئي من هاتفك المحمول، فتأكد من أن لديك إضاءة وجودة صورة مثالية.
تنسيق المستند
إذا كان المستند يحتوي على نص فقط، فسيكون من السهل على البرنامج التعرف عليه. ومع ذلك، عندما يشمل ذلك الرسوم البيانية والصور والجداول يمكن أن تكون صعبة وفي مناسبات عديدة سنرى أخطاء في التحويل. من المهم أنمطابقة التنسيق مع محتوى الملف.
تصحيح الأخطاء
دائمًا بعد النسخ إلى Word، قم بمراجعة المستند الممسوح ضوئيًا بعناية منذ ذلك الحين قد تظهر أخطاء على سبيل المثال، إذا لم يتم عرض جزء من الملف بشكل صحيح.