في العالم الذي نعيش فيه اليوم، القدرة على ذلك معالجة وإدارة البيانات إنها أداة حاسمة. ومن الواضح أن التقدم في مجال الحوسبة قد أدى عمليا إلى نقل جميع المعلومات التي تم التعامل معها سابقا رقمنة. أي شخص يستخدم التقنيات والأجهزة المحمولة وأجهزة الكمبيوتر بانتظام يعرف كيفية القيام بذلك تضمين الصور أو الشرائح أو الرسوم البيانية أو العناصر المرئية الأخرى في ملفاتهم أو عروضهم التقديمية، ومع ذلك، فإن معظمهم لا يعرفون كيف يمكنهم ذلك تحسين وزن هذه العناصر لكي يعمل الجهاز أسرع، لذا فإن الكفاءة عند العمل مع الملفات تصبح مهارة مفيدة للتميز عن الأغلبية.
إذا وجدت نفسك في هذه المجموعة، ولكنك تريد التعمق في هذا المسار تعرف على كيفية إدارة تخزين الملفات وتحسينها واستخدامها بشكل أفضل، نحن على يقين من أن هذه المقالة يمكن أن تساعدك في الحصول على ما تبحث عنه. بدون أدنى شك، نحن نشجعك على مواصلة القراءة لأنك ستحصل على أدوات مفيدة للغاية يمكنك البدء في استخدامها الآن تبسيط وضغط وزن ملفاتك و هكذا، تحسين تجربة العمل وأداء الجهاز التي تستخدمها.
أهمية تحسين الملفات
قبل الحديث عنه كيف يمكننا تقليل حجم ملفاتنا، من المهم التعليق لأن هذه المهمة البسيطة مهمة جدًا بالنسبة لنا تحسين كفاءة عملنا. ربما إذا كنت لا تقدم عروضًا تقديمية عادةً، أو إذا كانت الملفات التي تعمل بها تتضمن نصًا فقط، فلن تواجه مشكلة في العمل معها. على العكس من ذلك، إذا قمت بتضمين صور في مستنداتك أو ارتباطات تشعبية أو رسومات تفصيلية أو عناصر مرئية أخرى مماثلة، فمن المهم للغاية أن تبدأ في ضغط الملفات، خاصة إذا كنت تستخدم هذا النوع من العروض التقديمية للعمل أو بشكل متكرر منذ ذلك الحين. سوف تتأثر سرعة التخزين والتحميل بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
أحد الأسباب الرئيسية هو ذلك ضغط الملفات يجعل هذه مقاس اصغر وبالتالي سيكون لديك المزيد سهولة تنزيلها ونقلها. بالإضافة إلى ذلك، ستكون معالجتها أيضًا أسرع بكثير.
إنها أيضًا طريقة مفيدة ل تنظيم المجلدات مع العديد من الملفات. في جقمع كميات كبيرة من الملفات فيما يعرف ب"المكتبات«، وزن هذه البيانات يتناقص بشكل كبير. يتم استخدام هذا بشكل متكرر عند تنزيل الملفات لأنه أسرع بكثير.
بدائل لضغط الملفات في Microsoft Office
بعد ذلك، سوف نقدم مختلفة البدائل حتى تتمكن من تقليل حجم ملفاتك وتحسينها في تطبيقات العمل المكتبية الرئيسية: Word و PowerPoint و Excelلأنها الأكثر استخدامًا وتحتوي على عناصر ثقيلة.
تحسين برنامج PowerPoint
يعد PowerPoint أحد أدوات Microsoft الأساسية المستخدمة لإنشاء العروض التقديمية مرئي للغاية من خلال دمج الشرائح التي عادةً ما تجمع بين النصوص والصور وحتى مقاطع الفيديو. لذلك فهوعادة ما يكون للملفات وزن كبير ومن المهم أن نحاول ضغط العناصر التي نقوم بإدراجها، وخاصة الصور ومقاطع الفيديو، لذلك سنركز عليها. سيكون عليك فقط اتباع الخطوات التالية:
- أول شيء عليك القيام به هو أدخل الصورة التي تريد تحسينها على الشريحة. اختر هذه الصورة بالضغط عليها.
- في القائمة العلوية انقر على الخيار «شكل«. ستظهر هنا خيارات مختلفة، من بينها ما يمكنك فعله ضبط سطوع الصورة وتباينها، وتعديل حجمها، وتضمين إطارات الصور...
- أختر "دمج الصور«. هنا يمكنك التحسين بطريقة بسيطة، أو بطريقة متقدمة من خلال النقر على الخيارات، حيث يمكنك ذلك اختر جودة الصورة اعتمادًا على الاستخدام الذي ستقدمه له. كلما كانت الجودة أقل، كان الحجم أصغر. يمكنك أيضًا اختيار ما إذا كنت تريد ضغط جميع الصور الموجودة في العرض التقديمي أم فقط الصور التي تريدها. ببساطة مع هذا الإجراء سوف تقوم بتبسيط حجم PowerPoint وسيكون من الأسهل تحميله ونقله.
تحسين الكلمة
كلمة بالتأكيد هو تطبيق مايكروسوفت أوفيس الأكثر استخداما وعلى الرغم من أنه تم استخدامه في البداية كمستند نصي فقط ولم يكن وزنه كبيرًا جدًا، إلا أنه في الوقت الحالي يمكن إدراج عناصر من جميع الأنواع مثل الصور والروابط والانتقالات... سنقدم لك هنا بعض النصائح الأساسية لتقليل حجم مستنداتك.
كما هو الحال في برنامج PowerPoint، إذا قمنا بتضمين الصور فإن وزن الملف سيزيد، ولكن يمكننا ذلك ضغط هذه الصور لجعلها أكثر كفاءة. للقيام بذلك سوف نتبع نفس الخطوات كما في الحالة السابقة. سيتعين علينا ذلك حدد الصورة، وانتقل إلى "تنسيق" وانقر على "تحسين الصور".
أحد الجوانب المهمة أيضًا هو تنسيق الملف الذي نستخدمه عند الحفظ. وعادة ما يتم حفظه الإعدادات الافتراضية هي .docx أو .doc. ولكن إذا كان الملف قد انتهى بالفعل، نوصي بالتحويل إلى .pdf كما ضغط الملف كثيرا وعلاوة على ذلك، فإن العرض التقديمي أكثر من ذلك تنظيف.
هناك عامل آخر يجب أن نأخذه بعين الاعتبار الحد أو التقليل، إلى أقصى حد ممكن، من التأثيرات والعناصر المرئية مما يزيد من حجم ملفاتنا. على سبيل المثال، تجنب إضافة تأثيرات الصفحة والعلامات المائية وخطوط السمات والألوان.
تحسين إكسل
على الرغم من الوثائق Excel وهي ليست عادةً ثقيلة، فإذا تعاملنا مع كميات كبيرة من البيانات والصيغ، فمن الممكن أن تتأثر تجربتنا. أبطئ. مع هذه الخطوات البسيطة يمكنك ضغط هذه الملفات بسهولة.
الشيء الذي يمكننا البدء في استخدامه الآن لتبسيط جداول البيانات هذه هو تغيير تنسيق الملف. أي بدلاً من الحفظ افتراضيًا بالتنسيق . XLSX, سنفعل ذلك بتنسيق .xlsb الذي يضغط ويحسن الحجم والوزن.
يوصى أيضا حذف كافة البيانات غير الضروريةو الأعمدة المخفية التي تشغل مساحة، وقبل كل شيء، تجنب استخدام الصيغ المعقدة للعمل مع البيانات، إلا في حالة الضرورة القصوى. تعمل صيغ Excel على زيادة حجم الملف، إن أمكن سنحاول استخدام أبسط منها.
يمكننا العمل مع الرسومات والصور، ولكن من المستحسن دائمًا أن جانقر فوق هذه العناصر لتحسين الأداء في جدول البيانات. يمكننا أن نفعل ذلك بالطريقة التي شرحناها سابقًا.