ما الذي يجب أن يتضمنه فهرس الوثيقة؟

عندما نكتب ملف مستند Microsoft Word على نطاق واسع بشكل خاص، يعد إنشاء فهرس بمثابة التزام تقريبًا، لأنه يوفر أداة ضرورية لتوجيه القراء. في البداية، قد تعتقد أن هذه مهمة بسيطة ولن تأخذ الكثير من وقتنا. ومع ذلك، يجدر بنا أن نتوقف للتفكير في الأمر قليلاً حتى تكون النتيجة هي ما نبحث عنه حقاً: ما الذي يجب أن يتضمنه فهرس الوثيقة؟

في الكتب الورقية، سواء الروايات أو المقالات، عادة ما يتم إضافة فهرس بالفصول أو الأقسام المختلفة للنشر في البداية أو النهاية. أي قبل المحتوى الرئيسي أو بعده. هذه أداة رائعة للعثور على كلمة أو مرجع داخل النص.

وينطبق هذا أيضًا بشكل مثالي على مستندات Word، سواء كانت كذلك أوراق الطالب أو الوثائق المهنية. يتيح لنا تطبيق معالجة النصوص الفرصة لإدراج جدول محتويات في Word يمكننا تحويله إلى فهرس يتم تحديثه تلقائيًا.

ما سبب أهمية المؤشر لهذه الدرجة؟

هل من الضروري حقًا تضمين جدول محتويات في عمل Word؟ الجواب هو نعم، خاصة إذا كانت وثيقة يجب علينا تقديمها إلى المقيم أو الرئيس أو العميل.

Un مؤشر واضح وجيد التنظيم سيساعد القارئ في العثور على جميع العناوين والعناوين الفرعية للعمل بالإضافة إلى ترقيم الصفحات حيث يوجد كل محتوى. وهذا يجعل من السهل الانتقال مباشرة إلى الجزء أو الأجزاء التي قد تهمك أكثر.

بالإضافة إلى الفهرس، في مستند Word بطول وكثافة معينين، لا يمكن أن تكون البيانات الأساسية مفقودة مثل الفهرس نفسه، أو المراجع أو مراجع الحواشي السفلية، من بين أشياء أخرى. هذه هي التفاصيل الصغيرة ولكن المهمة التي يمكن أن تحدث اختلافات هائلة في الجودة بين وظيفة وأخرى.

الميزة العظيمة لـ Word هي أنه يمكنك ذلك إنشاء فهرس تلقائيا، بطريقة بسيطة جدًا، فقط باتباع سلسلة من الإرشادات التي نوضحها أدناه:

الفهرس في Word: ما هي الجوانب التي يجب أن ندرجها

المفتاح لكي يتمتع فهرس Word بالمظهر والفائدة التي نريدها هو إعطاء التنسيق الصحيح لعناوين المستند. وهذا يعني اختيار العناوين والخطوط الصحيحة وما إلى ذلك. قبل تجميع الفهرس نفسه. ونوضح ذلك بمزيد من التفصيل في الفقرات التالية:

تحديد الرؤوس

في شريط الأدوات العلوي لبرنامج Word، ستجد الملف زر "الأنماط".. عند الضغط عليه، تفتح نافذة بها خيارات مختلفة. الشيء الأكثر شيوعًا هو استخدام «العنوان 1»، التي يمكننا تطبيقها على جميع الفصول أو الأقسام التي ينقسم إليها النص.

هناك أيضا إمكانية التقديم «العنوان 2»، أصغر حجمًا، إذا أردنا أن نكون أكثر دقة و قسم هذه الفصول أو الأقسام إلى أقسام. إذا طبقنا هذا التسلسل الهرمي بشكل صحيح عند تنشيط الفهرس، فسيظهر منظمًا في فئات وفئات فرعية. وهذا أمر شائع جدًا في النصوص المعقدة.

إنه مهم أيضًا اختر الخط الصحيح لطبيعة العمل أو الوثيقة. بهذا المعنى، نحن نعلم بالفعل أن برنامج Word يمنحنا العديد من الخيارات، فالأمر يتعلق فقط باختيار الخيار الذي يناسب روح المستند بشكل أفضل.

كقاعدة عامة، من المعتاد عدم استخدام نفس نوع الخط في العناوين والعناوين الفرعية. على الرغم من أن هذا أمر اختياري، إلا أنه عادة ما يكون كذلك إضافة مسافة بادئة صغيرة (أي إدخال عدة أحرف أو مسافات فارغة) قبل العناوين الثانوية، من أجل تمييزها بشكل أفضل عن العناوين الرئيسية.

إدراج جدول المحتويات

بمجرد تحديد العناوين، عليك أن تذهب إلى الوثيقة و حدد المكان المحدد الذي نريد عرض الفهرس فيه. اعتمادًا على نوع المستند، هناك خياران:

• في بداية الوثيقةمباشرة بعد المقدمة (وهذا هو الأكثر شيوعًا).
• في نهاية الوثيقةكمرجع أو فهرس بحث (يستخدم بشكل خاص في الأعمال البحثية).

بعد تحديد الموقع الصحيح، نذهب إلى الشريط العلوي ونضغط على القسم "مراجع". في قائمة الخيارات المعروضة، نختار واحدًا من «أدخل جدول المحتويات». في الإصدار المجاني، يتم إنشاء جدول تلقائيًا بشكل افتراضي؛ وفي الإصدارات المدفوعة الأخرى سنكون قادرين على اختيار التنسيق الذي يرضينا.

وهذا كل شيء. بمجرد اتباع هذه الخطوات البسيطة، سنكون قد أنشأنا فهرسًا عمليًا لوثيقتنا. الميزة التي يوفرها لنا فهرس Word هي ذلك سيتم تعديله تلقائيًا في كل مرة نقرر فيها إجراء تغييرات على بنية المستند. (إضافة أو حذف فصل أو تغيير موقعه داخل بنية النص، وما إلى ذلك). لعرض التغييرات التي تم إجراؤها، يجب عليك الضغط على الزر "تحديث."