В света на бизнеса управлението на бази данни става все по-важно, от съществено значение за винаги правилен и актуализиран анализ на информацията. И това важи както за големи компании, така и за малки независими професионалисти. В тази публикация ще видим как Създавайте и управлявайте бази данни в Excel.
Може би основното предимство на управлението на база данни е, че ще можем да имаме цялата информация, която ни е необходима, за да управляваме бизнес: клиенти, продажби, доставчици, служители или всяка друга област. Обясняваме го по-подробно в следващите параграфи:
Какво е база данни в Excel?
Базите данни в Excel са перфектният инструмент за управление на информация. Това ни позволява да го поддържаме организирано и структурирано по всяко време, така че процесът на намиране на конкретни данни да е бърз и лесен. Освен това е много гъвкав инструмент, който можем да адаптираме към собствените си цели и нужди.
Ако отидем до Excel електронни таблици, базата данни е под формата на голяма таблица със своите редове и колони, в които информацията е класифицирана в различни категории. Най-важното е това всички данни са събрани в един документ. Всички промени, които направим в него, ще бъдат отразени в глобалния набор от данни.
В допълнение към незабавния достъп до цялата информация, базите данни на Excel предлагат много други функции. Например, множество потребители могат да получат достъп до тях, проследяване на тенденции и т.н. От гледна точка на гъвкавост, можем да ги използваме както за управление на складови наличности, така и за контролиране на личен процес на обучение.
Разбира се, за да стане една база данни на Excel ефективен инструмент, Необходимо е да се знае добре как работи програмата и по този начин извлечете максимума от вашите инструменти.
Елементи на база данни на Excel
Преди да знаете как да създадете и управлявате база данни в Excel, важно е да знаете кои са елементите, които са част от нея:
- изготвят, основни компоненти за управление на информацията в Excel таблици.
- Консултации. Собствени функции на Excel за търсене и свързване на информация, съдържаща се в различни таблици или бази данни.
- Filtros. Инструменти за прилагане на конкретни критерии и незабавно намиране на конкретна информация.
- ID (главен ключ). Незадължителен елемент за задаване на идентификационен номер за ред, код, сериен номер и др.
Как да създадете база данни в Excel
Ето как ще можем да създаваме бази данни в Excel, стъпка по стъпка:
- На първо място, Създаваме документ или работна книга в Excel.
- След това проектираме a табла на един от листовете, добавяйки серия от заглавия или заглавия за организиране и класифициране на информацията.
- След това създаваме поредица от филтри за търсене за таблицата с данни.
- След това добавяме формули на excel които искаме да използваме в таблицата.
- Накрая създаваме записи за всеки от редовете.
За да създадете посочените в точка 3 филтри за търсене, е необходимо да изберете хедърите или заглавията на създадената база данни. След това трябва да отидете в менюто "Старт", където търсим опцията "Сортиране и филтриране" - Филтър, намираща се от дясната страна на лентата с опции.
Практически приложения на базите данни
Има много практически приложения на бази данни в Excel, които могат да варират от много прости до много сложни. Някои от тях вече отбелязахме по-горе. Основната идея е контролирате цялата информация и можете да правите промени в нея. В търговския и бизнес свят това е нещо от изключителна важност. Ето някои примери:
- бази данни на доставчици с цел водене на точен отчет на покупките и опит за получаване на повече предимства при договаряне.
- бази данни на клиенти тъй като за всеки бизнес е важно да познава добре своите клиенти, техните предпочитания, движения и т.н. за постигане на по-голямо удовлетворение и постигане на по-големи продажби.
- бази данни на Складова наличност, да познавате в детайли и в реално време състоянието на продуктите в даден склад. С това можете да решите какво и колко да произвеждате, съхранявате или продавате.
- бази данни на търговски, чрез които да се анализира напредъка им, тяхната рентабилност, както и да се оцени възможността за установяване на нови бизнес стратегии.
- бази данни на лично. С тях целта е да се контролират служителите, техните условия, заплатата или представянето им, наред с други неща.
Като заключение може да се каже, че правилното управление на бази данни в Excel е много ефективен начин за управление на бизнес, контролиращ всички основни аспекти по сравнително прост начин. Инструмент с пет звезди.