Фактурите представляват основното доказателство и подкрепа, че сделката за покупка или продажба на продукт или услуга е извършена.. В този смисъл говорим за ключов елемент за тези процеси, като се има предвид, че страните не само трябва да поддържат контрол върху финансите си, но и да спазват данъчните задължения. Ако се посветите на дейност, която заслужава такъв тип документ, вие сте попаднали на правилното място, защото ние ще ви покажем как да направите фактура в Excel по възможно най-простия начин. Електронната таблица на Microsoft е чудесен съюзник за този тип задачи и тук ще ви научим на всичко, което трябва да знаете за нея.
Генерирането на фактури от Excel ще ви позволи да получите резултати, съобразени с вашите нужди, освен това има възможност за използване на шаблони и персонализирането им по наш вкус. След това ви казваме всичко.
Как се прави фактура в Excel?
Как да направите фактура в Excel не е нещо, което представлява голямо предизвикателство, като се има предвид, че програмата е доста лесна за използване. Освен това си струва да се подчертае фактът, че данните, които трябва да се добавят към документа, са сходни за всички случаи, въпреки че могат да се различават до известна степен в зависимост от държавата или ако въпросната дейност включва други данъци.
Елементи на фактура
Преди да отидем директно в Excel, за да създадем фактурата, е необходимо да вземем предвид кои са елементите, които трябва да вземем предвид, за да я оформим. Говорим за документ, който съдържа информация за сделка за продажба и следователно, когато генерираме такъв, трябва да добавим следните раздели:
- информация за доставчика: т.е. името на вашата фирма, фискален адрес, информация за контакт и идентификационен номер на фирмата.
- Информация за купувача: тук ще се добавят същите данни от предходната точка, но отнасящи се до клиента.
- Номер на фактура: фактурите трябва да бъдат номерирани, за да се поддържа контрол върху историята на извършените транзакции.
- Дата на издаване: ден, месец и година, през които е извършена продажбата.
- Описание на сделката: посочва продуктите или услугите, които са били продадени, количество, единична цена, междинна сума и обща цена.
- Данъци: този раздел посочва данъците, включени в продажбата на продукта, като подробно описва сумите на всеки от тях.
- Условия на плащане: тук можете да добавите отстъпките, условията и начините на плащане, финансиране или допълнителни такси, които се прилагат за продажбата.
- Допълнителна информация: Този раздел не е задължителен и можете да го използвате, за да добавите всяко наблюдение или бележка, която смятате за необходима.
Трябва да се отбележи, че както споменахме по-горе, тези елементи могат да варират в зависимост от местните закони на всяка страна или образувание.. Те обаче представляват отлично ръководство за генериране на правилни фактури и с всички изисквания.
Направете фактурата в Excel
Вече знаем елементите, които трябва да съдържа нашата фактура, така че сме готови да отидем в Excel и да започнем да я генерираме. На този етап имаме няколко опции: създаване на фактура от нулата или използване на шаблон. Най-доброто решение ще зависи от вашите нужди, така че ако искате нещо 100% оригинално, тогава ние избираме първата алтернатива. Въпреки това, ако това, което търсите, е гаранция за професионално покритие и че процесът не отнема много време, шаблоните са най-добрият начин.
За да започнете да генерирате своята фактура от нулата, отворете Excel и щракнете върху опцията „Празна книга“.
От своя страна, ако това, което искате, е да използвате шаблон, можете да отидете в лентата за търсене в горната част на интерфейса, да напишете думата фактура и да натиснете Enter. След това ще видите екрана с резултати с голям брой шаблони, които можете да избирате и персонализирате, както желаете, променяйки от текста към цветовата комбинация.
Междувременно, в процеса на създаване на фактура в Excel от нулата, ще трябва да започнете да оформяте документа, като добавяте граници, таблици, заглавия и подзаглавия., за това ви препоръчваме да потърсите всяка друга фактура, която служи като ръководство за изграждане на вашата.
добавете формули
Едно от най-добрите предимства на създаването на фактура в Excel е фактът, че попълването й от същия инструмент автоматизира някои стъпки. В този смисъл е възможно да се добавят формули, така че при въвеждане на произволно число резултатът да се генерира автоматично. Това ще ви позволи да намалите границата на грешка, като добавяте формулата всеки път, когато искате да я използвате.
Затова препоръчваме да добавите функции и формули към тези клетки, където трябва да се показват данъци, отстъпки, междинни суми и общи суми.
Дизайнът на фактурата
Последната спирка в процеса на създаване на фактура в Excel е нейната естетика и дизайн. Това е нещо, което ще зависи изцяло от вашите нужди и вкусове. В този смисъл, Ще имате възможност да прилагате цветове сами или да използвате табличните формати, които Excel включва и с които можете да му придадете по-голяма визуална привлекателност. Ако обаче искате да направите този въпрос възможно най-лесен, тогава най-добре е да изберете шаблон от галерията.
Шаблоните за фактури, с които Excel разполага, са отлични за поддържане на добър естетически вид. Техните дизайни са наистина цветни, с правилните цветови комбинации и най-доброто, безценната възможност да направим всички промени, които искаме. По този начин, когато избирате шаблон, можете да отидете в някоя от неговите секции, за да направите необходимите промени и да генерирате оригинална и професионална фактура.
Защо да използвате Excel за създаване на фактура?
Притежаването на фактури е необходимост, присъстваща във всяко лице или компания, които са посветени на продажбата на продукт или услуга. Може би големите компании могат да си позволят дизайна и създаването на 100% професионална фактура, но същото не се случва с малките предприемачи или тези, които започват своите начинания.. Тук Excel идва на помощ с възможността да разчитате на шаблони за генериране на функционални фактури.
Създаването на фактури от Excel ще ви спести много препятствия в началото на кариерата ви, тъй като ще можете да изпълните изискването да ги имате и да ги доставяте, без да правите огромна инвестиция. В този смисъл, ако ви трябва спешно фактура и не знаете от къде да я вземете, вижте инсталацията на Excel.