В технологичната ера, в която живеем в момента, управлението и използването на документи се извършва главно в a дигитално. Оттук и необходимостта от конвертирайте документи с помощта на скенер a редактируеми файлове като Microsoft Word. Този процес позволява трансформиране на физически документи като писания, печатни документи, чертежи или друг формат, който е на хартия в цифрови файлове които можете да редактирате, управлявате, споделяте и съхранявате цифрово от вашия компютър или смартфон. Това е нещо, което е възможно от много години, но с настоящия напредък тази задача е много по-лесна, тъй като можем да я направим от мобилния си телефон и ще отнеме само няколко секунди.
Това е особено важно, ако сте свикнали работа с Word документи или ако искате ефективно съхранявайте вашите писания на хартия, така че никога да не ги загубите. Ако искате да знаете как можете да започнете да използвате вашите хартиени документи от вашия компютър или мобилен телефон Имате късмет, тъй като в тази статия ще ви кажем основните инструменти и методи, които можете да използвате и които опростяват този процес, така че да е много лесен за вас и да започнете да го прилагате точно сега.
Защо да конвертирате сканирани документи в Word?
Преди да започнете да говорите за методите и подробностите за това как да конвертирате сканиран документ или писане в Microsoft Word, важно е да разберете защо този процес е важен. В момента практически всички съответни документи се обработват в цифров вид, независимо от въпросната област. Дори тези, които са формализирани в писмен вид, по-късно се дигитализират, за да се съхраняват в облака. Много пъти обаче, когато сканираме тези документи, те се показват във формат на изображение и не можем да работим директно върху тях или да ги модифицираме, така че Важно е да знаете как да ги конвертирате в редактируеми документи на Microsoft Word да се възползваме от всички предимства, които ни предлага, особено ако са писмени документи. В случай на снимки това няма да ни интересува толкова много, тъй като изображенията ще загубят качество и би било по-логично да бъдат запазени в определен формат като JPEG или PNG.
Методи за конвертиране в цифров формат
Ще започнем с обяснение на традиционни методи които са били използвани дълго време за конвертиране на писмени документи в цифрови файлове като Word. Те са инструменти, които можете да използвате, въпреки че ще ви трябват повече време и усилия отколкото нови технологии, разработени за изпълнение на същата задача.
Пренапишете документа
Този метод вероятно е по-лесно на всички. това предполага преписват съдържанието на писмения документ в нова Word формат дигитален, копиране директно всичко написано на хартия. Без съмнение е а трудоемка работа какво може да бъде полезно за кратки документи в който тази транскрипция се извършва лесно. Има инструменти като гласова диктовка че те могат да ви помогнат да пренапишете документът е много по-бърз, въпреки че трябва да внимавате с грешки в транскрипцията.
Оптично разпознаване на знаци (OCR)
El OCR софтуер се използва за идентифицирайте текст в сканирани документи и го конвертирайте в текст в цифров редактируем формат. Тези инструменти присъстват в различни безплатни програми и приложения и резултатите са изненадващо добри, въпреки че ще зависи много от качеството на сканирането, първоначалното състояние на документа, четливостта... Винаги можете да опитате един от тези инструменти като начална стъпка и по-късно да редактирате какво липсва или OCR не е разчетен правилно.
Разширени инструменти
В наши дни големият напредък на технологиите означава а голяма промяна в транскрипцията и сканирането на документи, предлагане по-бързи, по-точни и по-лесни решения за използване за потребителите. Тук представяме някои от инструментите на момента за конвертиране на вашите документи във файлове на Microsoft Word.
Интегриран OCR софтуер
Много от тях Съвременните скенери включват вграден OCR софтуер позволява трансформиране на сканирани хартиени документи към цифрови файлове редактируем текст. Без съмнение това е голямо предимство, тъй като те извършват преобразуването едновременно със сканирането и поради своята прецизност, резултатите обикновено са много надеждни и бързи. Този инструмент в момента е По-добър вариант ако искате да изпълните тази задача с гаранции, въпреки че има a по-високи икономически разходи отколкото останалите опции.
Мобилни приложения
В момента можете да намерите множество приложения, налични със софтуера за OCR за директно конвертиране на снимки от файлове и документи в Word. Ще ни трябва само камера и изтеглете някое от тези приложения. Повечето от тях са безплатни и освен това можете конвертирайте документи в други формати като PDF. Без съмнение тази опция е много валидна, ако искаме бързо да конвертираме документ, въпреки че очевидно могат да се наблюдават някои грешки при транскрипция.
Онлайн приложения и уебсайтове
Подобно на мобилните приложения, ние също можем да намерим различни онлайн услуги от които можем конвертиране на сканирани файлове в word. На тези платформи трябва да качите вече сканираните файлове и ще получите редактируемия текстов документ. Някои добре известни уебсайтове са Google Drive и OnlineOCR.
Съображения преди конвертиране на документ
Ако искате да трансформирате и сканирате документ в Word, важно е това вземете под внимание редица аспекти така че тази задача е много по-лесна за изпълнение и грешките, които се появяват, са минимални.
Качество на сканиране
Преди да конвертирате документа, важно е има скенер с възможно най-добро качество, особено ако са важни файлове или документи. Колкото по-ясен е документът, много по-лесно ще бъде разпознаването на знаци чрез OCR софтуер. Ако ще сканирате от мобилния си телефон, уверете се, че имате идеално осветление и качество на изображението.
Формат на документа
Ако документът съдържа само текст, софтуерът ще го разпознае лесно. Въпреки това, когато това включва графики, изображения и таблици могат да бъдат трудни и в много случаи ще видим грешки при преобразуване. Важно е дасъпоставете формата със съдържанието на файла.
Поправки на грешки
Винаги след транскрибиране в Word, прегледайте внимателно сканирания документ от могат да се появят грешки например, ако част от файла не е показана правилно.