আমরা বর্তমানে যে প্রযুক্তিগত যুগে বাস করি, সেখানে নথির ব্যবস্থাপনা ও ব্যবহার প্রধানত ক ডিজিটাল. তাই জন্য প্রয়োজন স্ক্যানার ব্যবহার করে নথি রূপান্তর করুন a সম্পাদনাযোগ্য ফাইল যেমন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড. এই প্রক্রিয়া অনুমতি দেয় শারীরিক নথি রূপান্তর যেমন লেখা, মুদ্রিত নথি, অঙ্কন বা কাগজে থাকা অন্য কোনো বিন্যাস ডিজিটাল ফাইলে যা আপনি আপনার কম্পিউটার বা স্মার্টফোন থেকে ডিজিটালভাবে সম্পাদনা, পরিচালনা, শেয়ার এবং সঞ্চয় করতে পারেন। এটি এমন কিছু যা বহু বছর ধরে সম্ভব হয়েছে, কিন্তু বর্তমান অগ্রগতির সাথে এই কাজটি অনেক সহজ কারণ আমরা এটি আমাদের মোবাইল ফোন থেকে করতে পারি এবং এটি মাত্র কয়েক সেকেন্ড সময় নেবে৷
আপনি যদি অভ্যস্ত হন তবে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ Word নথির সাথে কাজ করুন অথবা আপনি যদি চান কার্যকরভাবে আপনার লেখা সংরক্ষণ করুন কাগজে যাতে আপনি তাদের হারান না। জানতে চাইলে কিভাবে আপনি আপনার কম্পিউটার বা মোবাইল থেকে আপনার কাগজের নথি ব্যবহার শুরু করতে পারেন আপনি ভাগ্যবান, যেহেতু এই নিবন্ধে আমরা আপনাকে প্রধান সরঞ্জাম এবং পদ্ধতিগুলি বলব যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন এবং এই প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে তোলে যাতে এটি আপনার জন্য খুব সহজ হয় এবং আপনি এখনই এটি বাস্তবায়ন শুরু করতে পারেন।
কেন স্ক্যান করা নথিগুলিকে ওয়ার্ডে রূপান্তর করবেন?
কিভাবে একটি স্ক্যান করা নথি বা লেখাকে Microsoft Word-এ রূপান্তর করা যায় তার পদ্ধতি এবং বিশদ সম্পর্কে কথা বলা শুরু করার আগে, এই প্রক্রিয়াটি কেন গুরুত্বপূর্ণ তা বোঝা অপরিহার্য। বর্তমানে, বাস্তবিকভাবে সমস্ত প্রাসঙ্গিক নথি ডিজিটাল আকারে প্রক্রিয়া করা হয়, প্রশ্নে থাকা ক্ষেত্র নির্বিশেষে। এমনকি যেগুলি লিখিতভাবে আনুষ্ঠানিক করা হয় সেগুলি পরে ক্লাউডে সংরক্ষণ করার জন্য ডিজিটালাইজ করা হয়। যাইহোক, অনেক সময় যখন আমরা এই নথিগুলি স্ক্যান করি তখন সেগুলি ইমেজ ফর্ম্যাটে প্রদর্শিত হয় এবং আমরা তাদের উপর সরাসরি কাজ করতে বা পরিবর্তন করতে পারি না, তাই এগুলিকে সম্পাদনাযোগ্য মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড নথিতে কীভাবে রূপান্তর করা যায় তা জানা গুরুত্বপূর্ণ এটি আমাদের অফার করে এমন সমস্ত সুবিধার সুবিধা নিতে, বিশেষ করে যদি সেগুলি লিখিত নথি হয়। ফটোগ্রাফের ক্ষেত্রে, এটি আমাদের ততটা আগ্রহী করবে না যেহেতু ছবিগুলি গুণমান হারাবে এবং সেগুলিকে JPEG বা PNG এর মতো একটি নির্দিষ্ট বিন্যাসে রাখা আরও যুক্তিযুক্ত হবে৷
ডিজিটাল ফরম্যাটে রূপান্তরের পদ্ধতি
আমরা ব্যাখ্যা করে শুরু করব ঐতিহ্যগত পদ্ধতি লিখিত নথিগুলিকে ওয়ার্ডের মতো ডিজিটাল ফাইলগুলিতে রূপান্তর করতে দীর্ঘকাল ধরে ব্যবহৃত হয়েছে। এগুলি এমন সরঞ্জাম যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন যদিও তাদের প্রয়োজন হবে আরো সময় এবং প্রচেষ্টা এই একই কাজ করতে উন্নত নতুন প্রযুক্তির তুলনায়.
নথিটি পুনরায় লিখুন
এই পদ্ধতি সম্ভবত আরো সহজ প্রত্যেকের এর মানে লিখিত নথির বিষয়বস্তু প্রতিলিপি একটি নতুন মধ্যে শব্দ বিন্যাস ডিজিটাল, সরাসরি অনুলিপি করা সবকিছু কাগজে লেখা। নিঃসন্দেহে এটি একটি শ্রমসাধ্য কাজ এটা কি হতে পারে সংক্ষিপ্ত নথির জন্য দরকারী যা এই প্রতিলিপি সহজে সম্পন্ন করা হয়. এর মতো সরঞ্জাম রয়েছে ভয়েস আদেশ Que তারা আপনাকে পুনরায় লিখতে সাহায্য করতে পারে নথিটি অনেক দ্রুত, যদিও আপনাকে সতর্ক থাকতে হবে প্রতিলিপি ত্রুটি.
অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR)
El ওসিআর সফ্টওয়্যার জন্য ব্যবহৃত হয় স্ক্যান করা নথিতে পাঠ্য সনাক্ত করুন এবং এটিকে ডিজিটাল সম্পাদনাযোগ্য বিন্যাসে পাঠ্যে রূপান্তর করুন. এই সরঞ্জাম উপস্থিত আছে বিভিন্ন বিনামূল্যের প্রোগ্রাম এবং অ্যাপ্লিকেশন এবং ফলাফলগুলি আশ্চর্যজনকভাবে ভাল, যদিও এটি স্ক্যানের গুণমান, নথির আসল অবস্থা, পঠনযোগ্যতার উপর অনেক কিছু নির্ভর করবে... আপনি সর্বদা প্রাথমিক পদক্ষেপ হিসাবে এই সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি চেষ্টা করতে পারেন এবং পরে, কী সম্পাদনা করতে পারেন অনুপস্থিত বা OCR সঠিকভাবে পড়া হয়নি।
উন্নত সরঞ্জাম
আজকাল, প্রযুক্তির মহান অগ্রগতি মানে একটি নথি প্রতিলিপি এবং স্ক্যানিং বড় পরিবর্তন, অফার দ্রুত, আরো সঠিক এবং সহজ সমাধান ব্যবহারকারীদের জন্য ব্যবহার করতে। এখানে আমরা আপনার নথিগুলিকে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ফাইলে রূপান্তর করতে এই মুহূর্তের কিছু সরঞ্জাম উপস্থাপন করছি।
ইন্টিগ্রেটেড OCR সফটওয়্যার
অনেক আধুনিক স্ক্যানারগুলির মধ্যে অন্তর্নির্মিত OCR সফ্টওয়্যার অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যে অনুমতি দেয় স্ক্যান করা কাগজ নথি রূপান্তর ডিজিটাল ফাইলে সম্পাদনাযোগ্য পাঠ্য। নিঃসন্দেহে এটি একটি দুর্দান্ত সুবিধা তারা স্ক্যান হিসাবে একই সময়ে রূপান্তর সঞ্চালন এবং, এর নির্ভুলতার কারণে, ফলাফলগুলি সাধারণত খুব নির্ভরযোগ্য এবং দ্রুত হয়। এই টুল বর্তমানে আরও ভাল বিকল্প আপনি যদি গ্যারান্টি সহ এই কাজটি চালাতে চান, যদিও এটি একটি আছে উচ্চ অর্থনৈতিক খরচ বাকি বিকল্পগুলির চেয়ে।
মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন
বর্তমানে আপনি খুঁজে পেতে পারেন ওসিআর সফ্টওয়্যার সহ প্রচুর অ্যাপ্লিকেশন উপলব্ধ ফাইল এবং নথি থেকে সরাসরি ওয়ার্ডে ফটো রূপান্তর করতে। আমরা শুধু প্রয়োজন হবে একটি ক্যামেরা এবং এই অ্যাপ্লিকেশনগুলির যেকোনো একটি ডাউনলোড করুন. তাদের অধিকাংশ বিনামূল্যে এবং, উপরন্তু, আপনি করতে পারেন নথিগুলিকে অন্যান্য ফরম্যাটে যেমন PDF রূপান্তর করুন. নিঃসন্দেহে, এই বিকল্পটি খুবই বৈধ যদি আমরা একটি নথিকে দ্রুত রূপান্তর করতে চাই, যদিও স্পষ্টতই কিছু ট্রান্সক্রিপশন ত্রুটি পরিলক্ষিত হতে পারে।
অনলাইন অ্যাপ্লিকেশন এবং ওয়েবসাইট
মোবাইল অ্যাপ্লিকেশনের মতো, আমরাও খুঁজে পেতে পারি বিভিন্ন অনলাইন পরিষেবা যা থেকে আমরা পারি স্ক্যান করা ফাইলগুলিকে শব্দে রূপান্তর করুন. এই প্ল্যাটফর্মগুলিতে আপনাকে অবশ্যই ইতিমধ্যে স্ক্যান করা ফাইলগুলি আপলোড করতে হবে এবং আপনি সম্পাদনাযোগ্য পাঠ্য নথি পাবেন৷ কিছু নামকরা ওয়েবসাইট হল গুগল ড্রাইভ এবং অনলাইনওসিআর।
একটি নথি রূপান্তর করার আগে বিবেচনা
আপনি যদি Word এ একটি ডকুমেন্ট রূপান্তর এবং স্ক্যান করতে চান তবে এটি গুরুত্বপূর্ণ একাউন্টে দিক একটি সিরিজ নিতে যাতে এই কাজটি সম্পাদন করা অনেক সহজ হয় এবং প্রদর্শিত ত্রুটিগুলি ন্যূনতম হয়৷
স্ক্যান মান
নথি রূপান্তর করার আগে, এটি গুরুত্বপূর্ণ সেরা সম্ভাব্য মানের একটি স্ক্যানার আছে, বিশেষ করে যদি সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ ফাইল বা নথি হয়। দলিল যত পরিষ্কার হবে, ওসিআর সফ্টওয়্যার দ্বারা চরিত্র সনাক্তকরণ অনেক সহজ হবে. আপনি যদি আপনার মোবাইল থেকে স্ক্যান করতে যাচ্ছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে আদর্শ আলো এবং ছবির গুণমান রয়েছে৷
নথি বিন্যাস
যদি নথিতে শুধুমাত্র পাঠ্য থাকে, তবে সফ্টওয়্যারটির পক্ষে এটি সনাক্ত করা সহজ হবে। যাইহোক, যখন এই অন্তর্ভুক্ত গ্রাফ, ছবি এবং টেবিল কঠিন হতে পারে এবং অনেক সময়ে আমরা রূপান্তর ত্রুটি দেখতে পাব। এটা গুরুত্বপূর্ণফাইলের বিষয়বস্তুর সাথে বিন্যাস মিলান.
বাগ ফিক্স
সর্বদা ওয়ার্ডে প্রতিলিপি করার পরে, সাবধানে থেকে স্ক্যান করা নথি পর্যালোচনা করুন ত্রুটি প্রদর্শিত হতে পারে উদাহরণস্বরূপ যদি ফাইলের একটি অংশ সঠিকভাবে প্রদর্শিত না হয়।