U tehnološkoj eri u kojoj trenutno živimo, upravljanje i korištenje dokumenata se uglavnom obavlja u a digitalni. Otuda i potreba za pretvaranje dokumenata pomoću skenera a datoteke koje se mogu uređivati kao što je Microsoft Word. Ovaj proces dozvoljava transformirati fizičke dokumente kao što su spisi, štampani dokumenti, crteži ili bilo koji drugi format koji je na papiru u digitalnim fajlovima koje možete uređivati, upravljati, dijeliti i pohranjivati digitalno sa svog računara ili pametnog telefona. To je nešto što je moguće već dugi niz godina, ali s trenutnim napretkom ovaj zadatak je mnogo lakši jer ga možemo obaviti sa mobilnog telefona i to će trajati samo nekoliko sekundi.
Ovo je posebno važno ako ste navikli rad sa Word dokumentima ili ako želite efektivno pohraniti svoje spise na papiru da ih nikad ne izgubite. Ako želiš znati kako možete početi koristiti svoje papirne dokumente sa svog računara ili mobilnog telefona Imate sreće, jer ćemo vam u ovom članku reći glavne alate i metode koje možete koristiti i koji pojednostavljuju ovaj proces tako da vam bude vrlo jednostavan i da ga možete početi implementirati odmah.
Zašto skenirane dokumente pretvoriti u Word?
Prije nego počnete govoriti o metodama i detaljima o tome kako pretvoriti skenirani dokument ili pisanje u Microsoft Word, bitno je razumjeti zašto je ovaj proces važan. Trenutno se praktično svi relevantni dokumenti obrađuju u digitalnom obliku, bez obzira o kojoj oblasti se radi. Čak i oni koji su formalizirani u pisanom obliku kasnije se digitaliziraju kako bi se pohranili u oblak. Međutim, mnogo puta kada skeniramo ove dokumente oni se pojavljuju u formatu slike i ne možemo direktno raditi na njima niti ih mijenjati, tako da Važno je znati kako ih pretvoriti u Microsoft Word dokumente koji se mogu uređivati da iskoristimo sve prednosti koje nam nudi, posebno ako su u pitanju pisani dokumenti. U slučaju fotografija, to nas neće toliko zanimati jer bi slike izgubile na kvalitetu i bilo bi logičnije držati ih u određenom formatu kao što je JPEG ili PNG.
Metode konverzije u digitalni format
Počećemo objašnjavanjem tradicionalne metode koji se dugo vremena koriste za pretvaranje pisanih dokumenata u digitalne datoteke kao što je Word. To su alati koje možete koristiti iako će im biti potrebni više vremena i truda nego nove tehnologije razvijene za obavljanje ovog istog zadatka.
Prepišite dokument
Ova metoda je vjerovatno lakše od svih. to implicira prepisati sadržaj pisanog dokumenta u novom Word format digitalno, direktno kopiranje sve napisano na papiru. Bez sumnje je to a naporan posao šta može biti korisno za kratke dokumente u kojoj se ova transkripcija lako izvodi. Postoje alati poput glasovni diktat Que mogu vam pomoći da prepišete dokument je mnogo brži, iako morate biti oprezni sa greške u transkripciji.
Optičko prepoznavanje znakova (OCR)
El OCR softver se koristi za identificirati tekst u skeniranim dokumentima i pretvoriti ga u tekst u digitalnom formatu za uređivanje. Ovi alati su prisutni u razne besplatne programe i aplikacije a rezultati su iznenađujuće dobri, iako će to dosta ovisiti o kvaliteti skeniranja, originalnom stanju dokumenta, čitljivosti... Uvijek možete isprobati neki od ovih alata kao početni korak i kasnije urediti ono što nedostaje ili da OCR nije ispravno pročitao.
Napredni alati
U današnje vrijeme, veliki napredak u tehnologiji znači a velika promjena u transkripciji i skeniranju dokumenata, ponuda brža, preciznija i lakša rješenja koristiti za korisnike. Ovdje predstavljamo neke od trenutnih alata za pretvaranje vaših dokumenata u Microsoft Word datoteke.
Integrisani OCR softver
Mnogi od Moderni skeneri uključuju ugrađeni OCR softver to dozvoljava transformirati skenirane papirne dokumente na digitalne datoteke tekst koji se može uređivati. Bez sumnje je ovo velika prednost jer Oni obavljaju konverziju u isto vrijeme kada i skeniranje i, zbog svoje preciznosti, rezultati su obično vrlo pouzdani i brzi. Ovaj alat je trenutno Bolja opcija ako želite da izvršite ovaj zadatak uz garancije, iako ima veći ekonomski trošak nego ostale opcije.
Mobilne aplikacije
Trenutno možete pronaći mnoštvo aplikacija dostupnih sa OCR softverom da direktno konvertujete fotografije iz datoteka i dokumenata u Word. Samo će nam trebati kameru i preuzmite bilo koju od ovih aplikacija. Većina njih je besplatna i, osim toga, možete pretvaranje dokumenata u druge formate kao što je PDF. Bez sumnje, ova opcija je vrlo valjana ako želimo brzo pretvoriti dokument, iako se očito mogu uočiti neke greške u transkripciji.
Online aplikacije i web stranice
Kao i mobilne aplikacije, također možemo pronaći razne online usluge iz koje možemo pretvoriti skenirane datoteke u word. Na ovim platformama morate učitati već skenirane datoteke i dobit ćete tekstualni dokument koji se može uređivati. Neke poznate web stranice jesu Google Drive i OnlineOCR.
Razmatranja prije pretvaranja dokumenta
Ako želite transformirati i skenirati dokument u Word, važno je to uzeti u obzir niz aspekata tako da je ovaj zadatak mnogo lakši za izvođenje, a greške koje se pojavljuju su minimalne.
Kvalitet skeniranja
Prije konvertiranja dokumenta, važno je imati skener najboljeg mogućeg kvaliteta, posebno ako se radi o važnim fajlovima ili dokumentima. Što je dokument jasniji, mnogo lakše će biti prepoznavanje karaktera pomoću OCR softvera. Ako ćete skenirati sa svog mobilnog, pobrinite se da imate idealno osvjetljenje i kvalitet slike.
Format dokumenta
Ako dokument sadrži samo tekst, softver će ga lako prepoznati. Međutim, kada to uključuje grafikoni, slike i tabele mogu biti teški i u mnogim prilikama ćemo vidjeti greške konverzije. Važno je dauskladiti format sa sadržajem datoteke.
Ispravci programskih pogrešaka
Uvijek nakon transkripcije u Word, pažljivo pregledajte skenirani dokument od tada mogu se pojaviti greške na primjer ako dio datoteke nije prikazan ispravno.