Una de las situaciones más comunes que enfrentamos al manejar datos en hojas de Excel, es tener elementos duplicados. Esto es algo que, dependiendo del trabajo que llevemos a cabo, puede entorpecer el proceso de recolección y análisis de datos, por lo que siempre debemos darnos a la tarea de quitarlos. Esto es algo que puede ser tan fácil o tan difícil como la cantidad de datos que contenga la hoja en cuestión. En ese sentido, vamos a mostrarte lo que puedes hacer para buscar y eliminar duplicados en Excel, cuando la cantidad de celdas ocupadas en tu hoja es demasiada, como para lograrlo manualmente.
Excel está lleno de herramientas que nos permiten reducir el trabajo de horas, a un par de minutos, y a continuación te vamos a enseñar cómo hacerlo para que ahorres tiempo en tus labores.
Pasos para buscar y eliminar datos duplicados en Excel
En el mundo de Excel no es extraño encontrar documentos con miles de registros, en donde debemos hacer uso de las herramientas que ofrece el programa para revisarlos y administrarlos. Por ejemplo, buscar un nombre en este tipo de hojas no es algo tan simple como dar un vistazo a la columna que los contiene para encontrarlos. Al contrario, tenemos que valernos de alguna función para buscar o de la opción de búsqueda que ofrece Excel.
Lo mismo ocurre cuando queremos limpiar una hoja de datos duplicados. Si está cargada de registros, será un trabajo realmente tedioso ir verificando el documento para eliminar los repetidos uno a uno. La buena noticia es que desde la pestaña «Datos» tenemos la opción «Quitar duplicados» que nos permitirá quitar los registros repetidos de un plumazo.
Para comenzar con esta tarea, lo primero que debes hacer es seleccionar la columna con el rango de celdas en donde se encuentran los duplicados, empezando por el encabezado. A continuación, haz click en la pestaña «Datos» y luego en «Quitar duplicados«, lo que desplegará una ventana emergente que identificará la columna seleccionada. Haz click en «Aceptar» y de inmediato, Excel emitirá un mensaje indicando la cantidad de duplicados encontrados y confirmando su eliminación.
Eliminar duplicados con varias columnas
Lo anterior fue un ejemplo con el caso más básico de eliminación de datos duplicados en Excel, puesto que, en entornos laborales y académicos, suelen manejarse libros mucho más complejos. En ese sentido, es común contar con grandes listados conformados por múltiples datos y registros, lo que complica aún más la eliminación de duplicados. Sin embargo, Excel es una herramienta caracterizada por facilitar los procesos y para estos casos, la herramienta de «Quitar duplicados» cuenta con una forma muy sencilla de manejar esto.
Para comenzar con este proceso de eliminación en varias columnas, tenemos que seleccionar todas las tablas involucradas en el libro. A continuación, haz click en la pestaña «Datos» y luego en «Quitar Duplicados«, lo que desplegará una ventana emergente en donde verás los encabezados de las distintas columnas de tu tabla. Ahora, solo tendrás que seleccionar las columnas en donde quieres que se revisen los duplicados y hacer click en «Aceptar«. Acto seguido, verás un mensaje de Excel indicando los datos duplicados encontrados y la cantidad de valores que fueron eliminados.
Haciéndolo de esta forma, tendrás la posibilidad de ahorrar mucho tiempo al momento de buscar y eliminar duplicados en Excel. Además, al tratarse de un proceso tan sencillo, te dará la posibilidad de limpiar los datos repetidos de todos los libros de Excel que tengas. Esto te permitirá contar con listados más confiables a fin de generar estadísticas e informes a partir de un conjunto de datos limpio y sin duplicados.
Conclusión
En términos generales, la búsqueda y eliminación de registros duplicados en Excel es un proceso que debe llevar a cabo cualquier persona que trabaje con datos. La presencia de información repetida puede llevar a resultados imprecisos e inexactos, por lo que es fundamental detectarlos y eliminarlos para garantizar la integridad de los datos. En ese sentido, la eliminación de duplicados se convierte en una tarea clave para lograr una gestión efectiva de la información y una toma de decisiones acertada.
Es importante tener en cuenta que, previo a la búsqueda y eliminación de los registros duplicados, es necesario definir correctamente qué se considera un duplicado en función de las necesidades y objetivos específicos del entorno. Además, es necesario asegurarse de que la información esté bien estructurada en la hoja de Excel y sea coherente, para evitar errores y confusiones.
En definitiva, la búsqueda y eliminación de duplicados en Excel puede ahorrar tiempo y evitar errores, lo que a su vez mejora la calidad y la confiabilidad de los datos. Con las herramientas y técnicas adecuadas, cualquier usuario puede dominar esta tarea y asegurar la precisión y la integridad de su información.