Al món empresarial cada vegada té més importància la gestió de les bases de dades, imprescindible per comptar sempre amb una anàlisi de la informació correcta i actualitzada. I això val tant per a grans empreses com per a petits professionals independents. En aquest post veurem com crear i gestionar bases de dades a Excel.
Potser el principal avantatge de manejar una base de dades és que podrem disposar de tota la informació que necessitem per fer funcionar un negoci: clients, vendes, proveïdors, empleats o qualsevol altra àrea. Ho expliquem amb més detall als següents paràgrafs:
Què és una base de dades a Excel?
Les bases de dades a l'Excel són l'eina perfecta per gestionar informació. Ens permet mantenir-la ordenada i estructurada en tot moment, de manera que el procés de trobar dades concretes sigui ràpid i senzill. A més, és un instrument molt versàtil que podem adaptar als nostres propis objectius i necessitats.
Si anem a les fulls de càlcul d'Excel, l'ase de dades pren la forma d'una gran taula, amb les seves files i columnes, on la informació es classifica en diferents categories. El més important és que totes les dades vénen condensades en un sol document. Qualsevol canvi que hi realitzem quedarà plasmat en el conjunt global de dades.
A més de l'accés immediat a tota la informació, les bases de dades a Excel ofereixen moltes altres funcions. Per exemple, se'ls pot donar accés a diversos usuaris, fer seguiments de tendències, etc. Pel que fa a la versatilitat, les podem fer servir tant per manejar l'inventari d'un magatzem com per controlar un procés d'entrenament personal.
Això sí, perquè una base de dades en Excel es converteixi en una eina eficaç, cal conèixer bé el funcionament del programa i així obtenir el màxim profit dels instruments.
Elements de la base de dades d'Excel
Abans de saber com es crea i gestiona una base de dades en Excel, és fonamental conèixer quins són els elements que en formen part:
- taules, components bàsics per a la gestió de la informació als fulls de càlcul d'Excel.
- Consultes. Funcions pròpies d'Excel per cercar i relacionar informació continguda a diferents taules o bases de dades.
- Filtres. Eines per aplicar criteris específics i trobar una informació concreta de manera immediata.
- identificador (clau mestra). Element opcional per establir un número d'identificació per a una fila, un codi, un número de sèrie, etc.
Com crear una base de dades a Excel
Així és com podrem crear bases de dades a Excel, pas a pas:
- En primer lloc, creem un document o llibre a Excel.
- A continuació, dissenyem una taula en un dels fulls, afegint una sèrie de capçaleres o títols per organitzar i classificar la informació.
- Després creem una sèrie de filtres de cerca per a la taula de dades.
- A continuació, afegim les fórmules d'Excel que volem fer servir a la taula.
- Finalment, creem els registres per a cadascuna de les files.
Per crear els filtres de cerca esmentats al punt 3, cal seleccionar les capçaleres o títols de la base de dades creada. Després cal anar al menú d'inici, on busquem l'opció d'Ordenar i Filtrar – Filtre, localitzat a la part dreta de la barra d'opcions.
Utilitats pràctiques de les bases de dades
Hi ha moltes aplicacions pràctiques de les bases de dades a Excel, que pot anar des del més simple fins al més complex. Algunes ja les hem apuntat més amunt. La idea bàsica és controlar tota la informació i poder fer-hi canvis. Dins del món comercial i empresarial això és una mica de summa importància. Aquests són alguns exemples:
- Bases de dades de proveïdors amb lobjectiu de portar un registre exacte de compres i intentar aconseguir més avantatges a lhora de negociar.
- Bases de dades de clients, perquè és bàsic per a qualsevol negoci conèixer bé els seus clients, les seves preferències, moviments, etc. per aconseguir una major satisfacció i aconseguir més vendes.
- Bases de dades de inventari, per conèixer al detall i en temps real l'estat dels productes d'un magatzem. Amb això es pot decidir què i quant produir, emmagatzemar o vendre.
- Bases de dades de vendes, a través de les quals analitzar-ne el progrés, la rendibilitat, així com valorar la possibilitat d'establir noves estratègies comercials.
- Bases de dades de personal. Amb elles es persegueix tenir un control dels empleats, les condicions, la retribució salarial o el rendiment, entre altres coses.
A tall de conclusió, es pot afirmar que la gestió correcta de les bases de dades en Excel és una manera molt eficaç de manejar un negoci, controlat tots els aspectes bàsics de manera relativament senzilla. Una eina de cinc estrelles.