Les factures representen la principal prova i suport que s'ha fet una transacció de compra o venda d'algun producte o servei. En aquest sentit, parlem d'un element crucial per a aquests processos, considerant que les parts no només requereixen mantenir el control de les seves finances, sinó també complir obligacions fiscals. Si et dediques a alguna activitat que ameriti amb aquest tipus de documents, has arribat al lloc correcte perquè et mostrarem com fer una factura a Excel de la manera més senzilla possible. El full de càlcul de Microsoft és un gran aliat per a aquest tipus de tasques i aquí t'ensenyarem tot el que has de saber sobre això.
La generació de factures des d'Excel us permetrà obtenir resultats a la vostra mida, a més, hi ha la possibilitat d'ocupar plantilles i personalitzar-les al nostre gust. Tot seguit t'ho expliquem tot.
Com fer una factura a Excel?
Com fer una factura a Excel no és una cosa que representi un repte massa gran, considerant que, el programa és força fàcil dutilitzar. Addicionalment, cal ressaltar el fet que les dades a afegir al document són similars per a tots els casos, encara que poden diferir una mica depenent del país o si l'activitat en qüestió contempla altres impostos.
Elements d'una factura
Abans d'anar directament a l'Excel per crear la factura, cal que tinguem en compte quins són els elements que hem de considerar per donar-li forma. Estem parlant d'un document que conté la informació d'una transacció de venda i per això, en el moment de generar-ne una, hem d'afegir els apartats següents:
- Informació del proveïdor: és a dir, la seva raó social, adreça fiscal, dades de contacte i número d'identificació de l'empresa.
- Informació del comprador: aquí s'hi afegiran les mateixes dades del punt anterior, però referents al client.
- Nombre de factura: les factures han de ser numerades per mantenir el control de l'historial de transaccions que es duen a terme.
- Data d'emissió: dia, mes i any en què es va realitzar la venda.
- Descripció de la transacció: indica els productes o serveis que han estat venuts, quantitat, preu unitari, subtotal i preu total.
- Impostos: aquesta secció indica els impostos involucrats en la venda del producte, detallant les sumes de cadascun.
- Termes de pagament: aquí pots afegir els descompte, terminis i formes de pagament, finançaments o recàrrecs que apliquin a la venda.
- Informació complementària: aquest apartat és opcional i podràs ocupar-lo per afegir qualsevol observació o nota que consideris necessària.
Cal destacar que, com esmentem anteriorment, aquests elements podrien variar segons les legislacions locals de cada país o entitat. Tot i això, representen una excel·lent guia per generar factures correctes i amb tots els requisits.
Fer la factura a Excel
Ja sabem els elements que ha de contenir la nostra factura, per la qual cosa estem preparats per anar a l'Excel i començar a generar-la. En aquest punt tenim un parell d'opcions: crear una factura des de zero o fer servir una plantilla. La millor decisió dependrà de les teves necessitats, de manera que, si vols alguna cosa 100% original, aleshores prenem la primera alternativa. Tot i això, si el que busques és garantia d'un acabat professional i que el procés no et prengui massa temps, les plantilles són el millor camí.
Per començar a generar la factura des de zero, obre l'Excel i fes clic a l'opció «Llibre en blanc».
Per la seva banda, si el que vols és utilitzar una plantilla, pots dirigir-te a la barra de cerques a la part superior de la interfície, escriu la paraula factura i prem Enter. A continuació, veuràs la pantalla de resultats amb una àmplia quantitat de plantilles que podràs triar i personalitzar com vulguis, canviant des del text fins a la combinació de colors.
Mentrestant, en el procés de com fer una factura a Excel des de zero, hauràs de començar a donar-li forma al document afegint vores, taules, títols i subtítols, per això, et recomanem buscar qualsevol altra factura que et serveixi de guia per construir la teva.
Afegir fórmules
Un dels millors avantatges de fer una factura a Excel, és el fet que omplir-la des de la mateixa eina, automatitzant alguns passos. En aquest sentit, és possible afegir fórmules perquè, en ingressar qualsevol xifra, es generi el resultat automàticament. Això us permetrà disminuir el marge d'error, en afegir la fórmula cada vegada que vulguis usar-la.
D'aquesta manera, recomanem afegir funcions i fórmules a aquelles cel·les on s'han de mostrar els impostos, descomptes, subtotals i totals.
El disseny de la factura
La darrera parada del procés de com fer una factura a Excel és el que fa referència a la seva estètica i disseny. Això és una cosa que dependrà completament de les teves necessitats i gustos. En aquest sentit, tindràs la possibilitat d'aplicar colors pel teu compte o emprar els formats de taula que incorpora l'Excel i amb els quals podràs donar-li un atractiu visual més gran. Tot i això, si vols facilitar al màxim aquest assumpte, llavors el millor serà seleccionar alguna plantilla de la galeria.
Les plantilles de factures amb què compta Excel són excel·lents per conservar un bon aspecte estètic. Els seus dissenys són realment vistosos, amb les combinacions de colors correctes i el millor, la possibilitat invaluable de fer tots els canvis que vulguem. D'aquesta manera, en triar una plantilla, podreu anar a qualsevol dels vostres apartats per fer les modificacions que necessiteu i generar una factura original i professional.
Per què utilitzar Excel per fer una factura?
Comptar amb factures és una necessitat present a qualsevol persona o empresa que es dediqui a la venda d'un producte o servei. Potser les grans empreses poden costejar el referent al disseny i la creació d'una factura 100% professional, però, no passa el mateix amb els petits empresaris o els que inicien les seves emprenedories. És aquí quan l'Excel arriba al rescat, amb la possibilitat de recolzar-nos en plantilles per generar factures funcionals.
La creació de factures des d'Excel us estalviarà tota una quantitat d'obstacles al principi de la vostra carrera, ja que, podreu complir amb el requisit de tenir-la i lliurar-les, sense fer una gran inversió. En aquest sentit, si requereixes una factura de forma, urgent i no saps on obtenir-la, fes una ullada a la teva instal·lació d'Excel.