A l'hora de revisar un document, depenent de la seva extensió, la tasca pot arribar a ser més o menys complicada si hem decidit reemplaçar una paraula per una altra, ja sigui perquè està mal escrita, té una falta ortogràfica o per qualsevol altre motivo.
Word ens permet cercar i reemplaçar paraules d'una manera molt còmoda i senzilla, ja que s'encarrega automàticament de buscar les paraules (accepta distingir entre majúscules i minúscules). Aquesta funció ens permet modificar-la una a una o totes les paraules de manera conjunta sense la nostra supervisió.
La funció Substitueix que ens ofereix el Word es troba a la cinta Inici, just a la fin. A l'prémer sobre aquesta opció, es mostra la imatge que encapçala aquest article. si volem accedir a totes les opcions que ens ofereix aquesta funció, Hem de prémer el botó Més.
A l'prémer sobre aquest botó, podrem establir si volem que coincideixin les majúscules i minúscules, només paraules completes, totes les formes de la paraula ... d'aquesta manera podem acotar a l'màxim la recerca i la substitució de paraules.
Per a buscar paraules per posteriorment reemplaçar, hem d'escriure en el quadre Cerca les paraules a cercar (valgui la redundància) i en el quadre Substitueix amb les paraules que volem reemplaçar per les quals hem ha buscat.
A la part inferior, podem es mostren els botons reemplaçar y reemplaçar totes, el que ens permet reemplaçar automàticament totes les paraules sense la nostra supervisió.
Aquesta opció és la menys aconsellable per revisar tots els canvis que s'efectuïn en el document. Si volem revisar tots els canvis que hem efectuat en el document, podem fer ús del control de canvis que ens ofereix Word, una funció que es troba disponible a la cinta Revisar a través del botó Control de canvis.