A l'era de la tecnologia en què vivim actualment, el maneig i la utilització dels documents es realitza principalment de forma digital. Per això la necessitat de convertir documents mitjançant escàner a arxius editables com Microsoft Word. Aquest procés permet transformar documents físics com escrits, documents impresos, dibuixos o qualsevol altre format que estigui sobre un paper en arxius digitals que podràs editar, manejar, compartir i emmagatzemar digitalment des del teu ordinador o smartphone. Això és una cosa que ja és possible des de fa força anys, però amb els actuals avenços aquesta tasca resulta molt més senzilla ja que podem realitzar-ho des del nostre mòbil i ens portarà tan sols uns quants segons.
Això és una cosa especialment important si estàs acostumat a treballar amb documents Word o si vols emmagatzemar de manera efectiva els teus escrits en paper per no perdre'ls mai. Si vols saber com pots començar a utilitzar els teus documents en paper des del teu ordinador o mòbil aquestes de sort, ja que en aquest article t'explicarem les eines i els mètodes principals que pots utilitzar i que simplifiquen aquest procés perquè et resulti molt senzill i comencis a implementar-lo des de ja mateix.
Per què convertir documents escanejats a Word?
Abans de començar a parlar sobre els mètodes i detalls de com convertir un document o escrit escanejat a Microsoft Word és essencial entendre per què és important aquest procés. Actualment, la pràctica totalitat de documents rellevants es tracten en forma digital, independentment de l'àmbit de què es tracti. Fins i tot aquells que es formalitzen de forma escrita, són posteriorment digitalitzats per poder ser emmagatzemats al núvol. Tot i això, moltes vegades quan escanejem aquests documents apareixen en format d'imatge i no podem treballar directament sobre ells ni modificar-los, per la qual cosa és important saber com convertir-los a documents editables de Microsoft Word per aprofitar tots els avantatges que ens ofereix, especialment si es tracten de documents escrits. En el cas de fotografies, això no ens interessarà tant ja que les imatges perdrien qualitat i seria més lògic mantenir-les en un format específic com ara JPEG o PNG.
Mètodes de conversió a format digital
Començarem explicant els mètodes tradicionals que s'utilitzen, des de fa temps enrere, per poder convertir documents escrits a fitxers digitals com Word. Són eines que pots utilitzar encara que requeriran més temps i esforç que les noves tecnologies desenvolupades per fer aquesta mateixa tasca.
Reescriure el document
Aquest mètode segurament sigui el més senzill de tots. Implica transcriure el contingut del document escrit en un nou format Word digital, copiant directament tot allò escrit al paper. Sens dubte és un treball laboriós que pot ser útil per a documents curts en què aquesta transcripció es realitza fàcilment. Hi ha eines com el dictat per veu que et poden ajudar a reescriure el document sigui molt més ràpid, encara que cal anar amb compte amb els errors de transcripció.
Reconeixement Òptic de Caràcters (OCR)
El programari OCR s'utilitza per identificar text als documents escanejats i convertir-lo a text en format editable digital. Aquestes eines són presents a diversos programes i aplicacions gratuïts i els resultats són sorprenentment bons, encara que dependrà molt de la qualitat de l'escaneig, de l'estat original del document, la llegibilitat… Sempre podeu provar una d'aquestes eines com a pas inicial i, posteriorment, editar allò que falti o que l'OCR no hagi llegit correctament.
eines avançades
Actualment, els grans avenços en la tecnologia han suposat un gran canvi en la transcripció i escanejat de documents, oferint solucions més ràpides, precises i fàcils dutilitzar per als usuaris. Aquí us presentem algunes de les eines del moment per convertir els vostres documents en arxius de Microsoft Word.
Programari d'OCR integrat
Molts dels escàners moderns inclouen un programari OCR integrat que permet transformar els documents en paper escanejats a arxius digitals de text editables. Sens dubte això suposa un gran avantatge ja que realitzen la conversió alhora que l'escaneig i, per la seva precisió, normalment els resultats tenen una gran fiabilitat i rapidesa. Aquesta eina actualment és la millor opció si vols realitzar aquesta tasca amb garanties, encara que compta amb un cost econòmic més alt que la resta d'opcions.
Aplicacions mòbils
Actualment pots trobar multitud d'aplicacions disponibles amb programari OCR per convertir directament fotos darxius i documents a Word. Només necessitarem una càmera i descarregar qualsevol daquestes aplicacions. La majoria són gratuïtes i, a més, podràs convertir els documents a altres formats com PDF. Sens dubte aquesta opció és molt vàlida si volem convertir un document de forma ràpida, encara que evidentment es pot observar algun error de transcripció.
Aplicacions i webs online
Igual que les aplicacions de mòbil, també hi podem trobar diversos serveis en línia des dels que podem convertir fitxers escanejats a Word. En aquestes plataformes hauràs de carregar els fitxers ja escanejats, i rebràs el document de text editable. Algunes webs conegudes són Google Drive i OnlineOCR.
Consideracions abans de convertir un document
Si vols transformar i escanejar un document a Word, és important que tinguis en compte una sèrie d'aspectes perquè aquesta tasca sigui molt més senzilla de dur a terme i els errors que hi apareguin siguin mínims.
Qualitat de l'escaneig
Abans de convertir el document, és important comptar amb un escaner de la millor qualitat possible, especialment si es tracta darxius o documents importants. Com més clar sigui el document, molt més senzill serà el reconeixement de caràcters pel programari d'OCR. Si voleu escanejar des del mòbil, assegureu-vos que comptes amb una il·luminació i qualitat d'imatge idònies.
Format del document
Si el document només conté text, serà fàcil de reconèixer pel programari. No obstant això, quan aquest inclogui gràfics, imatges i taules pot resultar difícil i moltes vegades ens apareixeran errors de conversió. És important adequar el format al contingut del fitxer.
Correcció d'errors
Sempre després de fer una transcripció a Word, revisa minuciosament el document escanejat ja que poden aparèixer errors de reconeixement per exemple si no es veia correctament una part del fitxer.